Как списать дебиторскую задолженность поставщика в 2026 году: основания, документы и проводки

Когда дебиторскую задолженность поставщика можно списать

Это возможно, если долг признан безнадежным. Для этого есть несколько оснований:

• истек срок исковой давности: 3 года по статье 196 ГК РФ;
• должника ликвидировали или налоговый орган исключил его из ЕГРЮЛ;
• судебный пристав-исполнитель окончил исполнительное производство, потому что невозможно взыскать долг: не нашли имущество или место нахождения должника;
• контрагент обанкротился: задолженность списывают после того, как конкурсное производство завершилось и в ЕГРЮЛ появилась запись о ликвидации.

С 2026 года в резерв по сомнительным долгам можно включать договорные штрафы, пени и неустойки, если их подтвердил суд. При этом основной долг по договору тоже должен быть признан сомнительным.

Как правильно оформить инвентаризацию безнадежных долгов, какие документы собрать для суда и как отразить просроченную дебиторку в бухучете — рассказали в мини-курсе.

Что сделать до списания

Сначала проведите инвентаризацию расчетов с проблемным контрагентом. По результатам оформите акт, например ИНВ-17, и издайте приказ руководителя. Дополнительно нужно подготовить документы, которые подтвердят, почему долг нельзя взыскать:

• сведения из ЕГРЮЛ;
• документ от судебного пристава;
• судебный акт.

Срок исковой давности: как считать и когда он прерывается

Общий срок — 3 года с даты, когда контрагент должен был исполнить обязательство. Однако этот период может прерываться, если должник совершит действие, которым признает долг (ст. 203 ГК РФ). Например, уполномоченное лицо подпишет акт сверки. После перерыва срок идет заново, а время до подписания акта в новый срок не засчитывают.

Акт нужно подписать, пока срок не истек. Если подписать его после трех лет, срок не прервется — это будет новое признание долга. Проверьте, что у подписанта есть право подписывать: директор или лицо по доверенности. Если в акте признали только основной долг, срок по пеням и штрафам не прерывается.

Специальные сроки исковой давности
Для отдельных сделок законодательство устанавливает сокращенные сроки давности. Например, один год для требований в связи с ненадлежащим качеством работы, которая выполнена по договору подряда. Аналогичный срок действует для договоров перевозки груза. Эксперты КонсультантПлюс собрали все специальные сроки исковой давности и особенности их расчета. В Готовом решении — актуальная судебная практика, правила расчета периодов и образцы документов.

Срок исковой давности

Какие документы нужны для списания

В дополнение к акту инвентаризации и приказу руководителя подготовьте документы под конкретное основание списания дебиторки. Это могут быть:

• выписка из ЕГРЮЛ — если должника ликвидировали или исключили из реестра;
• постановление пристава — если он окончил исполнительное производство;
• решение суда — если с 2026 года речь идет о штрафах, которые суд подтвердил.

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете: проводки

Безнадежный долг нужно списать за счет резерва по сомнительным долгам. Если задолженность превышает зарезервированную сумму, ее относят на прочие расходы. Схема проводок — в таблице.

Бухгалтерские проводки при списании дебиторской задолженности

Счет 007 нужен, чтобы пять лет следить за контрагентом. Долг могут вернуть после продажи имущества при банкротстве. Эти средства нужно учитывать как прочий доход в бухучете и внереализационный доход в налоговом.

Как снизить налоговые риски при списании дебиторки — разобрали на авторском семинаре. Рассказали, какие выводы делают суды по спорам о списании задолженности и на чью сторону чаще встают.

Налог на прибыль: резерв по сомнительным долгам и внереализационные расходы

Порядок списания долга в налоговом учете зависит от резерва:

• если резерв есть, долг списывают за его счет. Если резерва не хватило, остаток включают во внереализационные расходы (п. 5 ст. 266 НК РФ);
• если резерва нет, всю сумму безнадежного долга относят во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Создание резерва по сомнительным долгам в налоговом учете — право налогоплательщика. Решение о формировании резерва нужно закрепить в учетной политике с начала налогового периода. Как прописать резерв в учетной политике и начислять его в налоговом учете — читайте в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

Главный риск — период. Расход признают в том квартале, когда появилось основание списать долг, и перенести его на потом нельзя. Если поставщика исключили из ЕГРЮЛ в мае 2024 года, а бухгалтерия увидела это только при инвентаризации в 2026 году, долг придется показать в уточненной декларации за 2024 год.

О судебной практике по списанию безнадежной дебиторки читайте в Энциклопедии спорных ситуаций в КонсультантПлюс. Эксперты собрали позиции Минфина, ФНС и арбитражных судов по нетиповым вопросам. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.

В 2026 году появилась новая возможность. Закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ разрешил включать в резерв подтвержденные судом неустойки и штрафы по договорам. Например, суд взыскал с поставщика пени за сорванную поставку, а он их не платит. Эту сумму можно провести через резерв, если такое правило есть в налоговой учетной политике на 2026 год. Без этой записи инспекция расход не примет.

НДС при списании аванса, выданного поставщику

Если поставщик, который не погасил свои обязательства, выставил счет-фактуру на аванс и компания заявила налог к вычету, то при списании аванса НДС нужно восстановить (письмо Минфина от 28.01.2020 № 03-07-11/5018).

Для этого авансовый счет-фактуру поставщика регистрируют в книге продаж на сумму налога, которую раньше приняли к вычету. НК РФ прямо этот случай не описывает, поэтому налоговики ссылаются на мнение Минфина. Спорить с ними из-за небольшой суммы обычно невыгодно.

Важно

Если аванс перечислили до повышения НДС и вычет заявили по ставке 20/120, восстановить нужно ту же сумму, рассчитанную по 20/120.

Списание на УСН

На упрощенной системе налогообложения безнадежную дебиторскую задолженность в расходах учесть нельзя. При этом выручку при ее списании в налоговом учете признавать тоже не нужно.

Пример списания задолженности поставщика

Разберем, как учитывать безнадежный долг по выплаченному авансу. Поставщик получил аванс 100 000 рублей (в том числе НДС 18 033 рубля), но товар не отгрузил. Срок исковой давности истек. Организация составила акт инвентаризации, издала приказ и получила выписку из ЕГРЮЛ — поставщика исключили.

В бухгалтерском учете необходимо:

• списать долг за счет резерва: Дебет 63 Кредит 62 — 100 000 рублей;
• восстановить НДС с аванса: Дебет 68 Кредит 19 — 18 033 рубля;
• пять лет учитывать долг на счете 007.

Частые ошибки при списании

Наиболее распространенные проблемы в учете дебиторской задолженности:

• Не учли, что срок исковой давности прерывается: подписали акт сверки — и срок пошел заново.
• Списали долг без документов. Под каждое основание нужен свой документ: выписка из ЕГРЮЛ, постановление пристава и другие.
• Неверно учли штрафы и пени. С 2026 года в резерв можно включить только те из них, которые подтвердил суд и которые относятся к уже сомнительному основному долгу.
• Не учли встречный долг. Если организация сама должна контрагенту, сомнительным считают только дебиторский долг сверх этой суммы.