Почему компенсацию нельзя просто не платить
Трудовое законодательство предлагает два варианта компенсаций:
- работодатель обеспечивает сотрудника оборудованием, программами и средствами защиты информации;
- сотрудник использует свою технику, а компания платит компенсацию и возмещает связанные расходы.
Частая ошибка бухгалтерии: если в трудовом договоре нет условия о компенсации, возмещать расходы сотруднику не нужно. Роструд и суды с этим не согласны.
Показательный пример — Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2025 № 33‑9971/2025. В трудовом договоре было указано, что при использовании личного оборудования обязанность работодателя по обеспечению считается исполненной. Компания решила, что этого достаточно. Работник пошел в суд и выиграл: стороны не согласовали размер компенсации, локального акта не было. Суд применил налоговый лимит — 35 рублей за каждый день дистанционной работы.
Роструд разъяснил, что компенсация положена, даже если техника выдана компанией: за интернет, связь и электричество платит сотрудник. А ремонт сломавшегося личного ноутбука тоже за счет работодателя.
Как организовать работу удаленных сотрудников — подробно рассказали на стриме. Разобрали, как ставить KPI, предотвращать конфликты и управлять продуктивностью команды.
Как определить размер компенсации дистанционному работнику
Трудовой кодекс не ограничивает сумму компенсации. Главное, чтобы стороны договорились и чтобы она реально покрывала расходы работника.
Порядок можно закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре, допсоглашении к нему или локальном акте. На практике удобнее последний вариант: составить положение о дистанционной работе и зафиксировать в нём:
- какое оборудование и программы выдает компания, а какую технику и ПО сотрудник приобретает самостоятельно;
- какие расходы возмещаются: интернет, мобильная связь, электроэнергия, расходники, ремонт;
- как считается размер: фиксированная сумма или документально подтвержденные расходы;
- как часто выплачивается компенсация.
Далее необходимо ознакомить сотрудника с положением (ст. 22 ТК РФ), а в трудовом договоре или допсоглашении нужно указать: компенсация выплачивается в порядке, установленном локальным актом.
Не нужно указывать точные суммы прямо в трудовом договоре — любое изменение придется согласовывать с каждым сотрудником отдельно (ст. 72 ТК РФ).
Как оформить положение о дистанционной работе
В документе необходимо зафиксировать правила предоставления работодателю документов, подтверждающих расходы сотрудника: сроки, формат и правила оформления первички. Эксперты КонсультантПлюс подготовили практические рекомендации, как оформить положение о дистанционной работе. Подробно рассказали о структуре и правилах согласования этого документа.
Норматив 35 рублей в день или фактические расходы: что выбрать
Законодательство предусматривает два варианта:
- Фиксированный норматив. Компания устанавливает сумму за день удаленной работы. Безопасный для налогов потолок — 35 рублей в день. Первичные документы от работника при этом не нужны.
- Фактические расходы. Работодатель возмещает затраты, которые сотрудник подтвердил документами. Верхней планки нет, но эта модель усложняет документооборот.
Второй вариант выгодный, но сложен на практике. Рассмотрим на примере электроэнергии: есть счет за месяц и учтенные рабочие часы. Но дома используется не только рабочий ноутбук, тариф может меняться по времени суток, а режим труда дистанционщик выбирает сам (ст. 312.4 ТК РФ), почасовой учет не ведется. В результате получить достоверную цифру невозможно.
Поэтому для большинства компаний фиксированный норматив проще и спокойнее. Комбинировать оба способа по одному работнику — часть без документов, часть по факту — рискованно.
Важно
Фиксированный лимит — 35 рублей — это налоговое ограничение, а не трудовое. Работодатель вправе установить другой норматив.
НДФЛ и страховые взносы с компенсации
Для НДФЛ и страховых взносов действует одинаковый порядок. Не облагается компенсация расходов дистанционного работника в сумме, установленной коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением, если она соответствует одному из условий:
- не превышает 35 рублей за каждый день дистанционной работы;
- равна фактически произведенным и документально подтвержденным расходам.
В 6-НДФЛ суммы в пределах необлагаемого лимита не отражают. Если выплата превышает 35 рублей в день и не подтверждена документами, превышение включается в основную налоговую базу с кодом дохода 2018. Подробные правила заполнения 6-НДФЛ — в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Важно
Чтобы выплата не облагалась налогами, нужно подтвердить, что техника принадлежит работнику или взята им в аренду. Для этого подойдут копии чеков, товарных чеков, счетов, договор аренды и другие подтверждающие документы.
Взносы на травматизм: что изменилось в 2026 году
Долгое время правила начисления взносов на компенсации удаленным сотрудникам не были зафиксированы законодательно. Чтобы снизить риски, взносы начисляли на все неподтвержденные суммы.
С 1 июля 2026 года расходы дистанционных работников на собственное или арендованное оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации не облагаются взносами на травматизм. Это правило действует для любой модели возмещения расходов.
В 2026 году три налоговых платежа — НДФЛ, страховые взносы и травматизм — теперь считают по одному правилу. Превышение лимита 35 рублей без подтверждающих документов облагается налогами в общем порядке. Подробнее о налогообложении выплат удаленным сотрудникам читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Как учесть компенсацию в расходах на ОСН, УСН и АУСН
На общей системе действует правило: возмещение расходов дистанционного работника — это прочие расходы. Их учитывают в пределах 35 рублей за день либо по первичным документам (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Важно
Способ возмещения нужно закрепить в локальном акте или трудовом договоре. Если этого не сделать, в расходы можно включить только документально подтвержденные суммы, без норматива.
При УСН с объектом «Доходы минус расходы» такие затраты можно учесть при расчете налога. С 2026 года перечень принимаемых расходов стал открытым (подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Бизнес на автоматизированной упрощенке тоже может учесть этот тип компенсаций: перечень расходов открытый, и в запретном списке этих выплат нет. На ЕСХН признавать компенсацию нельзя.
Какие документы собрать работодателю
Чтобы закрыть вопросы и трудовой инспекции, и налоговой, необходимо собрать комплект документов:
- положение о дистанционной работе с перечнем возмещаемых расходов, способом расчета и периодичностью выплат;
- лист ознакомления работников с положением под подпись;
- трудовой договор или дополнительное соглашение со ссылкой на положение;
- копии документов на оборудование работника: чеки, счета, договор аренды;
- табель или другой документ, подтверждающий количество дней дистанционной работы.
На последний пункт обращают внимание реже всего. Норматив рассчитывают строго по дням, когда сотрудник фактически работал дистанционно. Отпуск, больничный, командировка или дни в офисе не создают расходов дома: эти периоды не включают в расчет компенсаций.
Комбинированный режим и оборудование работодателя
Если сотрудник работает в гибридном формате, зафиксируйте в трудовом договоре или допсоглашении, какие дни он работает в офисе, а какие — дома. Например: вторник и четверг в офисе, остальное время удаленно. В этом случае компенсацию рассчитывают пропорционально дням дистанционной работы, и льгота по НДФЛ, взносам и расходам применяется только к этой части.
Особый случай: техника работодателя. Ноутбук, лицензии, антивирус — всё выдано компанией, но интернет и электричество сотрудник оплачивает сам. Эти расходы также подлежат возмещению. Однако норматив 35 рублей в день здесь не применяют: он установлен для ситуаций, когда работник использует собственное или арендованное оборудование. Возместить затраты можно только по первичным документам.
Заранее определите, кто каким оборудованием пользуется, и зафиксируйте это в положении. Смешанные конструкции — часть техники ваша, часть его, компенсация одной суммой — именно та ситуация, которую инспектор разберет не в вашу пользу.
