Правила заполнения трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую историю работника. Запись об увольнении вносят в день увольнения. Она должна соответствовать правилам, утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Кадровик обязан соблюдать единый порядок:
- не использовать сокращения,
- не перефразировать нормы ТК РФ,
- указывать полные реквизиты приказа;
- заполнять точные формулировки статей.
Бумажную трудовую книжку ведут только для тех работников, кто сохранил ее в бумажном виде (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 11 Закона № 27‑ФЗ). Если сотрудник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую, бумажный документ не заполняют. При увольнении такому работнику выдают форму СТД‑Р.
В мини-курсе подробно разобрали, как правильно уволить сотрудника по собственному желанию. Рассказали, какие документы подготовить и какие ошибки работодателя помогают работнику выиграть спор.
Что писать в каждой графе: номер, дата, основание, приказ
Запись об увольнении выполняют в разделе «Сведения о работе». Необходимо заполнить четыре обязательных элемента. Правила оформления разобрали в таблице.
Как оформить запись об увольнении
| Графа | Как заполнить |
|---|---|
| Графа 1 «Порядковый номер» | Используйте сквозную нумерацию, без пропусков, продолжайте ее даже после записей из других организаций |
| Графа 2 «Дата увольнения» | Укажите арабскими цифрами: день и месяц — двузначные (например, 04.09.2026), год — четырехзначный. Дата должна совпадать с последним рабочим днем сотрудника |
| Графа 3 «Основание увольнения» | Зафиксируйте точную формулировку из ТК РФ с указанием пункта, части и статьи. Перефразировать нельзя — только дословно, как в законе. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| Графа 4 «Реквизиты приказа» | Наименование документа (обычно приказ), его дата и номер. Например: «Приказ от 04.09.2026 № 57 лс» |
После внесения записи ее заверяет ответственный за трудовые книжки (подписью и, если есть, печатью). Подпись самого сотрудника под записью не нужна.
Каждая графа несет юридический смысл. Ошибка в дате, неточная формулировка или отсутствие реквизитов приказа могут быть расценены как нарушение порядка. А это может повлиять на стаж, пособия и даже привести к судебным спорам.
Ключевые риски и примеры ошибок при увольнении разобрали на вебинаре. Рассказали, где именно работодатели теряют позиции, какие аргументы работают в судах и как выстроить процедуру увольнения так, чтобы защитить бизнес.
Запись об увольнении по собственному желанию: образец
Увольнение по инициативе работника — один из самых частых случаев расторжения трудового договора. Запись в трудовой книжке должна точно указывать на это и содержать ссылку на соответствующую норму ТК РФ. Возможны два варианта формулировки:
- Более безопасный, дословный: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Альтернативный, менее формальный: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В графе 4 нужно заполнить реквизиты приказа об увольнении, например: «Приказ от 04.10.2026 № 35‑п». Дата в приказе должна совпадать с датой увольнения в графе 2.
Работник получает юридически корректное подтверждение увольнения по своей инициативе, а работодатель — документальное основание для завершения кадровых процедур.
Как правильно оформить увольнение сотрудника, который не прошел испытательный срок, смотрите на экспертном вебинаре. Рассказали, как избежать основных ошибок и как документально подтвердить неудовлетворительный результат испытания.
Запись при увольнении по соглашению сторон
Запись в трудовой книжке должна отражать, что договор расторгнут по взаимному согласию. Правильная формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Важно
Реквизиты соглашения сторон (документ с условиями увольнения) в трудовую книжку не вносят. В графе 4 указывают только реквизиты приказа об увольнении. Дата увольнения в книжке должна совпадать с датой, указанной в соглашении.
Кадровику нужно убедиться, что основание увольнения в документах совпадает с соглашением сторон, при расхождениях запись признают некорректной. Дополнительных пояснений в трудовой книжке не должно быть, только ссылка на закон и реквизиты приказа.
Соглашение о расторжении трудового договора
Документ оформляют в письменной форме. В нем фиксируют основание и дату увольнения, реквизиты трудового договора, положения о выплате выходного пособия и другие существенные условия. Эксперты КонсультантПлюс составили подробную инструкцию, как составить и подписать соглашение о расторжении трудового договора. В Готовом решении — образец документа, разъяснения по сложным вопросам и ссылки на законодательство.
Запись при сокращении штата
Это одно из самых ответственных оснований, потому что влияет на права работника: выходное пособие, постановку на учет в службе занятости и другие гарантии. Поэтому запись в трудовой книжке должна быть максимально точной.
Если компания сокращает штат, исключает должность, в трудовой книжке необходимо зафиксировать: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если сокращают численность, должность остается, но уменьшают число работников на ней, — формулировка другая: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Ошибка здесь критична. Если неверно заполнить основания, работник может потерять положенные выплаты, а работодатель — получить претензии от контролеров. В этом случае запись в трудовой книжке — это не просто фиксация факта увольнения, а документ, влияющий на социальные гарантии работника.
Читайте в Готовом решении КонсультантПлюс, как уволить работников по сокращению численности. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Запись при истечении срока трудового договора
Если договор срочный, его можно расторгнуть по истечении срока действия. При этом работодатель обязан письменно предупредить работника не позднее чем за три календарных дня до увольнения. Если предупреждение опоздало, условие о срочности может утратить силу и увольнение признают незаконным.
В трудовой книжке необходимо зафиксировать: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В графе 4 — реквизиты приказа. Дата увольнения (графа 2) должна совпадать с последним днем действия срочного договора.
Эта запись показывает, что трудовые отношения прекратились не по инициативе работника или работодателя, а по объективному обстоятельству — окончание срока договора.
Записи по другим основаниям увольнения
Записи в трудовую книжку по другим основаниям вносят по тем же правилам: формулировка — дословно из ТК РФ, с обязательной ссылкой на пункт, часть и статью, а в графе 4 — реквизиты приказа.
Примеры формулировок:
- Перевод к другому работодателю: «Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». По желанию можно указать название организации-принимателя.
- Отказ от продолжения работы из‑за изменения условий договора: «Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Увольнение за прогул: «Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт “а” пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Смерть работника: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись должна быть максимально точной. Любая попытка перефразировать или упростить формулировку может привести к тому, что книжку признают заполненной с нарушениями.
Какие еще существуют основания для увольнения — читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Как исправить ошибочную запись
Ошибки в трудовой книжке нужно исправлять по определенным правилам. Зачеркнуть, замазывать или стирать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя.
Порядок действий:
- Сделайте следующую запись под очередным порядковым номером, сохраняя сквозную нумерацию.
- Признайте запись недействительной. В графе 3 напишите: «Запись за номером ___ недействительна».
- Внесите правильную запись. Сразу следом укажите верную формулировку увольнения со ссылкой на норму ТК РФ.
- Укажите реквизиты документа-основания. В графе 4 продублируйте реквизиты приказа, на основании которого делалась первая запись. Если исправление по решению суда, укажите реквизиты судебного акта.
Корректировка сохраняет прозрачность истории: работник и будущие работодатели видят, что ошибка была официально признана и исправлена. А кадровик снижает риск претензий от трудовой инспекции.
Выдача трудовой книжки в день увольнения
Трудовую книжку выдают работнику в последний рабочий день под подпись в книге учета движения трудовых книжек. Это обязательное требование, его нарушение может привести к материальной ответственности работодателя (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Если сотрудник в день увольнения не пришел за книжкой, кадровик обязан в тот же день направить ему уведомление: либо явиться за документом, либо дать согласие на отправку почтой. С момента отправки такого уведомления работодатель снимает с себя ответственность за задержку.
Уведомление лучше отправлять заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. Это даст работодателю документальное подтверждение, что обязанность выполнена. Если этого не сделать, а книжка останется у работодателя, сотрудник вправе требовать компенсацию за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ).
В день увольнения кадровик также должен подготовить и выдать все сопутствующие документы, которые работник запросил письменно: справки, копии приказов, расчетные листки и другие бумаги.
