Электронная доверенность для ФНС: когда обязательна и как оформить

Когда и кому нужна доверенность

Налогоплательщики взаимодействуют с налоговой через представителей, которые могут быть законными и уполномоченными.

1. Законные представители. Это директор компании или другой человек, который назван законным представителем в законе или уставе организации. Все они могут совершать действия от имени компании без доверенности.

2. Уполномоченные представители. Это любой человек, которому компания выдала доверенность. Действовать от лица компании он может только с предъявлением доверенности (п. 1, п. 3 ст. 29 НК РФ). Например, если вместо директора нужно:

• подписать и сдать отчетность в налоговую инспекцию;
• получить документы от налоговой;
• подписать и подать любые документы (например, заявление, ответ на требование о представлении документов или пояснения);
• посетить рассмотрение материалов налоговой проверки, подать возражение, ходатайство или жалобу.

Обычно доверенность выдают:

• главному бухгалтеру. Но доверенность не нужна, если главбух обязан по закону поставить именно свою подпись в каком-то налоговом документе (например, в счете-фактуре);
• фирме, которая сдает в налоговую отчетность вашей компании, или ее сотруднику;
• заместителю директора;
• финансовому или коммерческому директору;
• директору филиала;
• руководителям различных служб, отделов, департаментов.

Доверенность можно выдать с правом передоверия. Тогда представитель сможет сам доверить представление ваших интересов кому-то еще по своему выбору.

Электронная доверенность в налоговую: что нового

С 1 марта заработали два изменения.

Изменение 1. Многие компании теперь обязаны выдать своему представителю в налоговой электронную доверенность. Это касается тех, кто обязан представлять декларации и налоговые расчеты только в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Если вы входите в число таких компаний, составляйте именно электронный документ, подписанный УКЭП. Вы не можете отправить в налоговую скан бумажной доверенности, подписанный УКЭП. Для остальных такое право сохраняется (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Выдайте представителю доверенность до начала электронного документооборота с ним.

Бумажную доверенность можно подать после 1 марта, только если вы обязаны по ГК РФ составить доверенность именно на бумаге. Подробнее о таких доверенностях читайте в Готовом решении КонсультантПлюс: Как оформить доверенность физическому лицу для представления интересов компании.

Важно

Если вы успели направить налоговикам бумажную доверенность до 29 февраля 2024 года, ее можно использовать. Подавайте отчетность по такой доверенности, пока не истечет срок ее действия.

Изменение 2. Нужно подавать электронные доверенности по новому формату 5.02. При этом у представителя должна быть личная УКЭП, а компания выдает ему машиночитаемую доверенность. Новый формат допускает передоверие.

Важно

Электронные доверенности по старому формату 5.01 разрешили подавать до 28 февраля 2025 года.

Для того чтобы самостоятельно создать электронную доверенность по новому формату, ФНС запустила специальный сервис. Вы можете использовать такую доверенность не только для подачи отчетности, но и в отношениях с контрагентами.

При направлении отчетности саму доверенность больше прикладывать не нужно. Достаточно включить информацию о ней (GUID доверенности) в электронный документ.

Есть некоторые особенности в указании кодов налоговых инспекций, узнайте их из таблицы.

Как заполнить поле «Код налогового органа, в который представляется доверенность, созданная в электронной форме»

Электронную доверенность можно отозвать. Для этого применяйте новый порядок, который позволяет отзывать доверенности любых форматов (Приказ ФНС России от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@). Старый формат можно применять для отзыва доверенности до 28 февраля 2025 года. Заявление направляйте по ТКС в ту инспекцию, куда ранее передавали саму доверенность.

Доверенность прекращается, если:

1. Истек срок ее действия.
2. Доверитель ее отменил.
3. Представитель отказался от полномочий.
4. Компания-доверитель или компания-представитель перестала существовать, в том числе из-за разделения, слияния или присоединения к другой компании.
5. Гражданин-доверитель или гражданин-представитель умер, признан недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
6. Доверитель или представитель стал фигурантом дела о банкротстве и больше не может самостоятельно выдавать доверенности.

Но доверенность не утратит силу, если закончится срок действия сертификата подписи директора. Правда, контрагенты могут засомневаться в действительности доверенности. Поэтому ФНС советует переоформить доверенность.

Доверенность на бумаге

С 1 марта направить в налоговую бумажную доверенность могут только те, кто вправе сдавать отчетность на бумаге. Утвержденной формы доверенности и каких-то требований к ее оформлению нет. Составляйте доверенность самостоятельно, у нотариуса заверять ее не нужно. При оформлении можно использовать рекомендации ФНП.

Лучше всего сделать доверенность в нескольких экземплярах, а также пару ее копий. Налоговая обычно забирает доверенность при личном получении или подаче документов.

В доверенности отразите:

• место и дату составления;
• кто доверяет;
• кому доверяет;
• в каком налоговом органе представитель будет выступать от имени компании;
• что компания доверяет делать своему представителю;
• срок действия доверенности;
• может ли представитель передоверить полномочия другому;
• подписи и печать.

Чтобы быстро составить доверенность для налоговой, воспользуйтесь образцом, который составили эксперты КонсультантПлюс.