Зачем нужно положение о договорной работе
Положение о договорной работе поможет организовать эффективную работу с договорами в организации и распределить обязанности сотрудников на каждом этапе работы. Этот документ для компаний необязателен, но может быть очень полезен в работе.
Например, если такого положения нет, то у сотрудников не будет четкого алгоритма действий. В итоге из-за их несогласованных действий вы можете лишиться выгодного договора либо заключить соглашение с неплатежеспособным контрагентом на невыгодных условиях.
Внимание
Это положение является локальным нормативным актом организации. Следовательно, оно должно соответствовать трудовым договорам и должностным инструкциям работников. Это связанно с тем, что по трудовому законодательству требовать выполнения работы, которая не предусмотрена такими документами, запрещено (ст. 60 ТК РФ).
Как организовать договорную работу
Что включить в положение о договорной работе
Рекомендуем включить в положение подробный порядок организации договорной работы, которого придерживается ваша компания. Ниже перечислим, какие разделы можно включить в положение.
Отделы, участвующие в договорной работе
В этом разделе рекомендуем конкретизировать, какие отделы участвуют в договорной работе и в каком объеме. Например, можно предусмотреть, что юридический отдел проверяет договор на правовые риски, а бухгалтерия — на налоговые. Остальные отделы работают только с профильными договорами, в рамках своей компетенции.
Пример
По договору строительного подряда только профильный специалист, а не юрист или бухгалтер, сможет правильно определить срок выполнения работ и составить смету.
Типовая структура, форма и содержание договора
Здесь можно предусмотреть форму и содержание договора, а также указать, какие разделы должны быть включены в документ в обязательном порядке.
Также в этом разделе можно указать, в каких случаях нужно составлять договор в виде письменного документа, а когда достаточно обмена электронными сообщениями.
Пример
Общество заключает договоры в простой письменной форме в виде одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами (если не требуется нотариальная форма). Договоры на сумму менее 50 000 рублей общество может заключать путем обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ).
Документы контрагентов, необходимые для заключения договора. Проверка контрагентов
В этом разделе следует предусмотреть, какие документы и в каких случаях необходимо запросить у контрагента, а также порядок действий, если деловой партнер отказался предоставлять документы. Например, указать в положении, что если контрагент отказался передавать документы, то юридический отдел сообщает об этом руководителю организации и тот принимает решение, заключать с ним договор или нет. В документе дополнительно можно указать ресурсы, на которых юридический отдел должен проверить контрагента. Например, сайт ФНС и картотека арбитражных дел.
Порядок заключения договора по проекту организации
Здесь следует прописать подробный алгоритм действий сотрудников разных отделов при заключении договора. Например, юридический отдел разрабатывает проект договора, затем передает его в профильные отделы, они делают замечания, и юридический отдел вносит правки в форму и передает ее на согласование контрагенту, который или соглашается с проектом или делает свои замечания. Рекомендуем подробно прописать каждый этап и распределить обязанности сотрудников организации, а также порядок оформления замечаний к проекту внутри организации.
Пример
Каждый отдел ставит отметку о согласовании на проекте. Данная отметка включает в себя формулировку «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями», дату согласования, подпись (с расшифровкой) лица, поставившего отметку. Если у отдела есть замечания к проекту, их нужно подготовить на отдельном листе, подписать и приложить к проекту.
Порядок заключения договора на основе проекта контрагента
Этот раздел похож на предыдущий, но касается проектов договоров, предоставленных контрагентами. Например, можно предусмотреть, что сначала такой документ проверяют юристы, затем он направляется в профильный отдел и по итогу согласуется с контрагентом. Также в этом разделе можно предусмотреть порядок составления протокола разногласий.
Порядок изменения и расторжения договора
Тут определяется алгоритм действий при изменении и расторжении договора, а также порядок подготовки документов и взаимодействия отделов в этом процессе.
Контроль за исполнением договоров
Как правило, исполнение договоров контролируют профильные отделы. На это необходимо указать в положении, а также предусмотреть порядок действий в случае выявлений нарушений со стороны контрагента.
Учет и хранение договоров и документов контрагентов
В разделе следует указать, где хранятся сведения о договорах, а также сами оригиналы документов. Например, что сведения вносятся в специальный реестр, а оригиналы документов хранятся в юридическом отделе.
Дополнительно можно разработать форму реестра и сделать ее приложением к положению.
В зависимости от потребностей организации вы можете включить в документ и другие пункты. Унифицированной формы такого документа нет, он разрабатывается исходя из потребностей организации.
Положение о договорной работе (образец заполнения)
Как ввести в действие положение о договорной работе
Положение о договорной работе — это локальный нормативный акт организации. Чтобы оно работало, его необходимо утвердить. Это можно сделать отдельным приказом или проставив на титульном листе гриф «Утверждаю» и подпись руководителя организации. Положение вступит в силу со дня его принятия или со дня, который будет в указан в документе. После принятия документа обязательно нужно ознакомить с ним работников, иначе они могут не соблюдать порядок, который в нем указан (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
