В законодательстве нет строгих правил для составления акта сверки, но некоторые правила всё-таки лучше соблюдать. Это поможет подтвердить признание долга контрагентом. Читайте в статье с примерами из актуальной судебной практики, как правильно составить акт сверки.
В какой форме составлять акт сверки
Можно составлять акт сверки в произвольной форме, так как каких-либо строгих требований к нему нет. Однако если компания утвердила форму акта сверки приложением к договору, то нужно будет использовать именно его согласно Гражданскому кодексу (ст. 309 ГК РФ).
В идеале лучше будет составить свою форму и собственный вид акта сверки взаиморасчетов с партнерами. Зафиксировать создание такого документа необходимо в приложении к учетной политике компании.
Наибольшее распространение получил акт сверки, составленный в виде таблицы с данными каждой из сторон договора. Бухгалтер же часто применяет такие формы актов сверок, которые можно взять в его бухгалтерской программе. Поэтому следует внести в них изменения с учетом особенностей работы вашей организации. Для составления учетной политики воспользуйтесь материалами СПС КонсультантПлюс и Конструктором учетной политики.
Что должно быть в сверке
Закон о бухгалтерском учете содержит обязательные реквизиты, которые включаются в первичный учетный документ. В то же время акт сверки не признается первичным учетным документом, а значит, освобождается от необходимости включать в него обязательные реквизиты. С таким подходом согласны суды (ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, Постановление АС ДВО от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017).
Внимание
Если из акта сверки неясно, к каким расчетам он относится, суд может отвергнуть и не признать его в качестве допустимого доказательства (Определение ВС РФ от 02.02.2016 № 308-ЭС15-18441).
Что следует отразить в акте сверки
Включите в акт сверки:
- название документа;
- дату составления;
- период проведения взаиморасчетов;
- отличительные признаки договора, по которому проводится сверка, например его номер и дата;
- наименования сторон, а также их ИНН или ОГРН;
- состояние расчетов на начало периода (входящее сальдо);
- движение товаров (работ, услуг) и денег между сторонами сверки;
- валюта, если контрагент – иностранный партнер;
- упоминание о первичных документах, на которые можно сослаться;
- исходящее сальдо расчетов;
- задолженность, при ее наличии;
- фамилию, инициалы и должность подписанта сверки;
- если акт подписывает лицо по доверенности, включите номер и дату ее выдачи. Копию такой доверенности можно передать вместе с актом.
Внимание
Печать можно не ставить. Но всё-таки если печать существует, лучше отобразить ее в акте. Ведь в деловом документообороте принято использовать печать. Кроме того, это считается дополнительной гарантией того, что акт подлинный и его подписало уполномоченным лицо.
Образец акта сверки взаимных расчетов
Кто и как должен подписать акт сверки
По общему правилу акт сверки взаимных расчетов подписывает руководитель организации. Кто-либо другой, будь то главный бухгалтер или юрист, может подписать акт сверки от имени компании, если у него есть доверенность с необходимыми полномочиями. Иначе акт сверки не создает каких-либо прав и обязанностей для сторон. Именно поэтому лучше не принимать от контрагента акт сверки, который подписал не генеральный директор, а, например, главбух. Исключение: если с актом сверки предоставили доверенность, где указаны полномочия на подписание актов сверок (п. 1 ст. 53, п. 1 ст. 182 и п. 1 ст. 185 ГК РФ, в п. 2 ст. 69 Закона об акционерных обществах, п. 3 ст. 40 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).
Когда на акте сверки проставлена печать партнера, есть шанс на использование такого акта в суде. Ведь суд может исследовать обстоятельства дела и признать подпись главного бухгалтера надлежащей, а это будет означать возможность использования такого акта сверки (Определение ВС РФ от 30.11.2016 № 304-ЭС16-15613).
Как заставить контрагента подписать акт сверки
Действующее законодательство не содержит какого-либо порядка действий, если контрагент не захочет подписывать акт сверки. Ни подписать, ни понудить к подписанию акта сверки нельзя. В то же время такие действия и меры могут быть предусмотрены самим договором, как и, например, обязанность партнера представить мотивированные возражения на акт, санкции за уклонение от подписания и т. п. Тогда необходимо следовать оговоренным ранее процедурам.
Если же ситуация в договоре не урегулирована, можно действовать различными принятыми в деловом обороте способами в зависимости от конкретной ситуации и ваших целей. Например, если партнер не согласен с актом в вашей редакции и представляет подтверждающие его расчет документы, можно предложить ему подписать такой акт с протоколом разногласий. Так сохраняется возможность составить взаимную сверку и пописать акт в неоспариваемой его части. Оставшиеся разногласия затем решаются в претензионном или судебном порядке.
Когда акта сверки бывает недостаточно
Чтобы взыскать задолженность, нужны документы, которые будут ее подтверждать. Сверка же сама по себе не будет являться обязательным документом, так как это не первичный учетный документ и он не подтверждает обязанности должника уплатить спорную сумму (Постановление АС УО от 23.11.2020 № Ф09-6794/2020, Постановление АС ДО от 30.10.2017 № Ф03-3725/2017).
Будет ли акт сверки свидетельствовать о признании долга
Да, будет. Верховный суд указывал, что срок исковой давности прерывается с действий должника, которые свидетельствуют о его признании долга. Среди таких действий судьи указали в том числе подписание уполномоченным лицом акта сверки взаимных расчетов. А вот ответ на претензию, если там нет признания долга, долг не признает. При наличии письменного признания долга исковая давность вновь начинает течь заново с момента признания. И здесь неважно, что к этому моменту истек срок исковой давности. Он возобновляется после прерывания или за пределами истекшего срока (п. 20, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).
Внимание
Должнику лучше включать в сверку исключительно долги, по которым исковая давность еще не истекла. Таким образом можно освободиться от старых долгов и не возобновлять по ним исковую давность.
Образец акта сверки
Так как в законодательстве формы акта сверки нет, его можно составить самим либо взять за основу готовый образец.
|
Образец акта сверки
|
