Как вести расчеты с самозанятыми, чтобы не было проблем с налоговой

Юридические лица при расчетах с самозанятыми должны подтвердить свои расходы документально. Из статьи узнаете, как оформить с самозанятым контрагентом договор, счета на оплату, чек, платежное поручение и другие документы. Советы экспертов помогут избежать претензий со стороны налоговиков.

Для работы с самозанятым понадобятся документы:

• договор;
• счет на оплату;
• чек;
• счет-фактура;
• акт;
• платежка: назначение платежа.

Ситуация: Кто относится к самозанятым гражданам

Вопрос: Какие документы оформляются при осуществлении сделки с самозанятым

Договор

Юридические лица могут совершать сделки с самозанятыми устно или в письменной форме — простой или нотариальной. Если сделку проводят в срочном порядке, заключать письменный договор между организацией и самозанятым необязательно. В остальных случаях возможно оформить гражданско-правовой договор (п.1 ст. 158 ГК РФ).

В договоре имеет смысл прописать, что контрагент применяет специальный налоговый режим и является плательщиком налога на профессиональный доход.

Внимание

Главное, чтобы гражданско-правовой договор не имел признаки трудовых отношений. Например, нельзя прописывать обязательный для соблюдения график работы, платить нужно не за отработанные дни, а за конкретную оказанную услугу. Когда суд признает отношения трудовыми — читайте в статье.

Юридическое лицо могут привлечь к ответственности за получение необоснованной налоговой выгоды. Чтобы этого избежать, запросите у самозанятого справку, подтверждающую его регистрацию в качестве плательщика НПД. Проверить регистрацию физического лица в качестве самозанятого вы можете и сами на сайте ФНС (Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 № 302-КГ17-382 по делу № А58-547/2016).

Вопрос: Как организации документально оформить расчеты с самозанятым гражданином для целей подтверждения расходов по налогу на прибыль?

Счет на оплату

Оплату с самозанятым выполняйте в стандартном порядке на любой его счет. Но, если обязанность формировать счет на оплату предусмотрена договором или со счетом удобнее работать бухгалтерии в 1С, вы можете попросить сформировать документ.

Самозанятый работает в приложении «Мой налог» и веб-кабинете «Мой налог». Там можно сформировать счет. Для этого самозанятому нужно на стартовой странице нажать на кнопку «Новая продажа». Затем надо заполнить поля «Наименование товара», «Стоимость», выбрать контрагента «Юридическому лицу или ИП», указать ИНН организации и нажать на кнопку «Выдать счет», выбрать способ оплаты (Письмо ФНС России от 13.01.2023 № ЗГ-3-20/319@, Информация ФНС России).

Вопрос: Установлены ли специальные правила выставления счетов на оплату для самозанятых? Каким законом это предусмотрено?

Также физическое лицо может воспользоваться готовым шаблоном, подставив туда нужные данные, или разработать свою форму с необходимыми реквизитами.

Чек

Чек — это главный документ, который подтверждает оплату самозанятому. При получении оплаты самозанятый должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать заказчику. Передать чек заказчику можно на бумажном или электронном носителе (ч. 4 ст.14 Закона № 422-ФЗ).

Чек можно передать двумя способами:

1. на абонентский номер или адрес электронной почты покупателя;
2. обеспечить покупателю возможности в момент формирования чека в месте продажи считать QR-код на нем (ч. 5 ст.14 Закона № 422-ФЗ, п.19 Порядка).

В чеке, в частности, должны быть следующие сведения (ч. 6 ст.14 Закона № 422-ФЗ):

1. дата и время расчета;
2. фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН самозанятого гражданина;
3. указание на применение специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»;
4. наименование оказанных услуг и суммы расчетов;
5. ИНН юридического лица или ИП-заказчика;
6. QR-код, УИН чека.

Важно

Контрольно-кассовую технику плательщики НПД не используют (п. 1 ст. 1.2, п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Счет-фактура

Счет-фактуру самозанятый не выставляет, поскольку не является плательщиком НДС

Акт

По закону акт самозанятые не выставляют, но он может понадобиться ООО или ИП, чтобы снизить риск признания договора ГПХ трудовым. Поскольку акт будет служить подтверждением, что заказчику важно выполнение услуги, а не длительное сотрудничество с конкретным физическим лицом.

Платежка: назначение платежа

Отдельно отметим нюансы при оформлении платежки для оплаты самозанятому. Важно в назначении платежа указать номер договора или номер счета, если он есть, и наименование услуг, за которые вы платите самозанятому. Нельзя указывать премию, вознаграждение или зарплату. Банк может заблокировать счет, а налоговая признать договор ГПХ трудовым.

Ситуация: Как самозанятому гражданину принять платеж за оказанные им услуги от организации или ИП

Готовое решение: Особенности применения специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»