Правилами бухгалтерского учёта предусмотрено, что резерв на оплату отпусков создаётся всеми организациями, за исключением субъектов малого предпринимательства (п. п. 3, 4, 5 ПБУ 8/2010, утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н).
В налоговом учёте создание резерва является правом, но не обязанностью налогоплательщика (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
В целях сближения бухгалтерского и налогового учёта организации, принимающие решение о формировании резерва по оплате труда в налоговом учёте, в бухгалтерском учёте рассчитывают величину резерва и процент ежемесячных отчислений в порядке, установленном НК РФ.
В программе «Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1 реализован учёт оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков, а также проведение их инвентаризации по итогам года с целью их передачи в бухгалтерскую программу. Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе «Настройка ‒ Предприятие ‒ Организации» на закладке «Учётная политика» и другие настройки по ссылке «Оценочные обязательства (резервы) отпусков».
В бухгалтерском учёте поддерживаются две методики формирования оценочных обязательств по отпускам.
Нормативный метод, предусмотренный ст. 324.1 НК РФ, ‒ для расчёта величины оценочного обязательства умножается процент, рассчитанный заранее и отражённый в учётной политике организации, на сумму фактических начислений (ФОТ начислений, входящих в базу расчёта среднего заработка для отпусков) и страховых взносов с этих начислений текущего месяца с учётом предельной суммы отчислений в год, после достижения которой резерв не формируется.
Метод обязательств (МСФО), предусмотренный МСФО 37, ‒ величина оценочного обязательства должна представлять собой наилучшую оценку затрат, необходимых для погашения текущего обязательства на отчётную дату. Более точной является оценка индивидуальных обязательств. Величина оценочного обязательства рассчитывается как разность двух показателей: «Сумма резерва (исчислено)» и «Сумма резерва (накоплено)». Сумма резерва (исчислено) ‒ это сумма отпускных, которую следовало бы выплатить, если бы отпуск рассчитывался на все положенные дни отпуска, в том числе и за расчётный месяц, то есть эта сумма получается равной сумме компенсации отпуска при увольнении сотрудника в последний день месяца. Сумма резерва (накоплено) ‒ сумма отпускных, рассчитанная по предыдущему месяцу и равная разнице суммы резерва (исчислено) прошлого месяца и суммы фактически начисленных отпускных. Обязательства по оплате страховых взносов рассчитываются процентом от оценочного обязательства.
В налоговом учёте (по налогу на прибыль) поддерживается только нормативный метод формирования резервов отпусков в соответствии со ст. 324.1 НК РФ, согласно которой налогоплательщик имеет право принять решение о равномерном учёте для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков сотрудников.
Начисление оценочных обязательств по отпускам за месяц производится с помощью документа «Начисление оценочных обязательств по отпускам» (раздел «Зарплата ‒ Начисления оценочных обязательств по отпускам»). Его ввод предполагается после начисления зарплаты за месяц и формирования документа «Отражение зарплаты в бухучёте». Обязательства (резервы) формируются исходя из сумм начислений, взносов и выплат за счёт обязательств (резервов) в текущем месяце.
Реализована синхронизация данными о сформированных оценочных обязательствах с программой «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0, начиная с её версии 3.0.39. При этом данные о начисленных оценочных обязательствах в бухгалтерской программе формируются в одноименный документ, в проводках которого суммы признаваемых оценочных обязательств отражаются по дебету на тех же счетах затрат, что и суммы ФОТ, составивших базу оценочного обязательства, а по кредиту на субсчетах счёта 96 «Резервы предстоящих расходов»:
96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» ‒ учитывается сумма самого резерва;
96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» ‒ учитывается сумма страховых взносов, исчисленных на сумму резерва.
Если методика расчёта оценочных обязательств и резервов отличается, то ежемесячно будут возникать вычитаемые или налогооблагаемые временные разницы между данными бухгалтерского и налогового учёта.
Рассмотрим начисление оценочных обязательств в программе «Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1 на следующем примере.
Организация ООО «ТЕКС» ведёт учёт оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (8% от фонда оплаты труда с учётом страховых взносов) в бухгалтерском и налоговом учёте. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться резервы, составляет 550 000 руб. в год.
Организация состоит из двух подразделений: «Администрация» и «Производственный цех». Затраты на оплату труда сотрудников организации учитываются следующим образом:
затраты на оплату труда сотрудников администрации учитываются на счёте 26 «Общехозяйственные расходы»;
затраты на оплату труда основного производственного персонала ‒ на счёте 20.01 «Основное производство»;
затраты на оплату труда уборщиков производственных помещений ‒ на счёте 25 «Общепроизводственные расходы».
За январь 2017 года сотрудникам организации ООО «ТЕКС» начислено:
по окладу сотрудникам администрации -‒180 000 руб., страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС ‒ 54 000 руб., взносы в ФСС от НС и ПЗ ‒ 360 руб.;
по часовому тарифу сотрудникам основного производства ‒ 131 250 руб., страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС ‒ 39 375 руб., взносы в ФСС от НС и ПЗ ‒ 262,50 руб.;
по окладу уборщикам производственных помещений ‒ 24 000 руб., страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС ‒ 7 200 руб., взносы в ФСС от НС и ПЗ ‒ 48 руб.
Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков за январь 2017 года.
Настройка учёта оценочных обязательств по оплате отпусков в организации ООО «ТЕКС» производится в разделе «Настройка ‒ Предприятие ‒ Организации» на закладке «Учётная политика» и другие настройки по ссылке «Оценочные обязательства (резервы) отпусков». В связи с тем что организация формирует оценочные обязательства нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить процент для расчёта сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задаётся в поле «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ», а в поле «Предельная сумма отчислений в год» ‒ предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства.
Начисление оценочных обязательств по отпускам за месяц производится после начисления зарплаты и формирования проводок за месяц с помощью документа «Начисление оценочных обязательств по отпускам». Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить». В результате поле «Доля обязательств в объёме ФОТ» будет автоматически заполнено и соответствовать значению процента для расчёта сумм ежемесячно признаваемых расходов, заданному в поле «Ежемесячный процент отчислений от ФОТ» . Поле «Доля обязательств в объёме ФОТ» используется только при начислении оценочных обязательств по отпускам нормативным методом (в противном случае поле не заполняется). На закладках документа отобразится подробная информация о расчётах оценочных обязательств ‒ суммы самого резерва, суммы страховых взносов, начисленных на суммы резерва, как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте, причём:
на закладке «Обязательства и резервы текущего месяца» произведённые начисления отображаются в разрезе подразделений и способов отражения. Эти данные предназначены для передачи в бухгалтерскую программу;
на закладке» Обязательства и резервы по сотрудникам» произведённые начисления отображаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Эти данные могут использоваться для контроля итоговых сумм;
на закладке «Расчёт обязательств и резервов по отпускам» отображаются данные, исходя из которых в документе произведён расчёт обязательств. Состав используемых при расчёте данных зависит от того, какая методика формирования оценочных обязательств была выбрана в настройках.
В нашем примере при использовании нормативного метода предполагается, что суммы резервов в бухгалтерском и налоговом учёте совпадают. Сумма резерва рассчитывается как указанный процент от фактических начислений месяца с учётом сумм начисленных страховых взносов. При этом учитывается только ФОТ начислений, входящих в базу расчёта среднего заработка для отпусков. После достижения предела резерв не формируется.
Суммы признаваемого оценочного обязательства по оплате предстоящих отпусков за январь 2017 года составляют:
с выплат в пользу сотрудников администрации: (180 000 руб. * 8%) + (54 000 руб. * 8%) + (360 руб. * 8%) = 14 400 руб. + 4 320 руб. + 28,80 руб. = 18 748,80 руб. ‒ отражаются по дебету счёта 26;
с выплат в пользу основного производственного персонала: (131 250 руб. * 8%) + (39 375 руб. * 8%) + (262,50 руб. * 8%) = 10 500 руб. + 3 150 руб. + 21 руб. = 13 671 руб. ‒ отражаются по дебету счёта 20.01;
с выплат в пользу уборщиков производственных помещений: (24 000 руб. * 8%) + (7 200 руб. * 8%) + (48 руб. * 8%) = 1 920 руб. + 576 руб. + 3,84 руб. = 2 499,84 руб. ‒ отражаются по дебету счёта 25.
Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию ‒ значение из настроек текущего пользователя.
Для сохранения и проведения документа нажмите на кнопку «Провести и закрыть».
Фактически начисленные суммы во исполнение принятого обязательства (списание оценочных обязательств) отражаются в дебет субсчетов счёта 96 «Резервы предстоящих расходов». Для отражения фактических расходов на оплату отпусков в программе нет необходимости настраивать способ отражения предопределённого вида начисления «Отпуск основной» (раздел «Настройка ‒ Начисления»), то есть в карточке вида начисления на закладке «Налоги, взносы, бухучёт» в разделе «Бухгалтерский учёт» не нужно указывать способ отражения для начисления, например, с наименованием «Дт 96.01.1 Кт 70». При списании оценочных обязательств в документе «Отражение зарплаты в бухучёте» суммы соответствующих выплат (отпускные) будут иметь соответствующий вид операции, необходимая проводка по которой будет автоматически сформирована (дебет счёта 96.01.1 в корреспонденции со счетом 70) в результате синхронизации с бухгалтерской программой. Взносы, начисленные с этих выплат, будут отражены по дебету счёта 96.01.2 в корреспонденции с субсчетами 69 счёта.
Начисление оплаты основного ежегодного отпуска в программе производится с помощью документа «Отпуск».
Начисление заработной платы и страховых взносов (в т. ч. и с суммы отпускных выплат) производится с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов».
Формирование результатов отражения в учёте производится с помощью документа «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата ‒ Отражение зарплаты в бухучёте»).
Для формирования в бухгалтерской программе проводок по списанию накопленных ранее обязательств реализованы виды операций, по которым автоматически отражаются ежегодные отпуска и их компенсации.
Ежегодный отпуск ‒ для отражения отпускных, для которых накопленных ранее обязательств (и резервов) оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету счёта затрат.
Ежегодный отпуск за счёт оценочных обязательств ‒ для отражения отпускных, начисляемых в счёт ранее накопленных в бухгалтерском учёте обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету субсчетов счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
Компенсация ежегодного отпуска ‒ для отражения компенсации ежегодного отпуска, для которой накопленных ранее обязательств (и резервов) оказалось недостаточно. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету счёта затрат.
Компенсация ежегодного отпуска за счёт оценочных обязательств ‒ для отражения компенсации ежегодного отпуска, начисляемой в счёт ранее накопленных в бухгалтерском учёте обязательств. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету субсчетов счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
Если резервы формируются и в налоговом учёте, то их суммы могут отличаться от сумм, отражённых в бухгалтерском учёте. В этом случае отпуск может отражаться также по видам операций.
Ежегодный отпуск за счёт оценочных обязательств и резервов ‒ для отражения отпускных, начисляемых в счёт ранее накопленных в бухгалтерском учёте обязательств и накопленных в налоговом учёте резервов. Таким суммам в бухгалтерской программе может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету субсчетов счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
Ежегодный отпуск за счёт резервов ‒ для отражения отпускных, начисляемых в счёт ранее накопленных в налоговом учёте резервов. Таким суммам в бухгалтерском учёте может соответствовать проводка в корреспонденции, например, по дебету счёта затрат. В налоговом учёте ‒ по дебету субсчетов счёта 96.
В налоговом учёте компенсация ежегодного отпуска за счёт резерва не отражается.
В нашем примере сумма расходов на оплату отпуска и страховых взносов, начисленных с отпускных, во исполнение принятого ранее оценочного обязательства разбивается на два вида операций.
Ежегодный отпуск за счёт оценочных обязательств и резервов: 24 000 руб. (сумма ранее принятого резерва), 5 280 руб. = 24 000 руб. * 22% (сумма страховых взносов в ПФР на ОПС), 696 руб. = 24 000 руб. * 2,9% (сумма страховых взносов в ФСС), 1 224 руб. = 24 000 руб. * 5,1% (сумма страховых взносов в ФФОМС), 48 руб. = 24 000 руб. * 0,2% (сумма взносов в ФСС от НС и ПЗ).
Ежегодный отпуск за счёт резервов: 23 781,58 руб. = 47 781,58 (сумма оплаты отпуска) - 24 000 руб. (сумма ранее принятого резерва), 5 231,95 руб. = 23 781,58 руб. * 22% (сумма страховых взносов в ПФР на ОПС), 689,67 руб. = 23 781,58 руб. * 2,9% (сумма страховых взносов в ФСС), 1 212,86 руб. = 23 781,58 руб. * 5,1% (сумма страховых взносов в ФФОМС), 47,56 руб. = 23 781,58 руб. * 0,2% (сумма взносов в ФСС от НС и ПЗ).
На закладке «Выплата отпусков за счёт оценочных обязательств «документа отражается подробная информация об учёте оценочных обязательств, не предназначенная для передачи в бухгалтерскую программу.
Отчёты по оценочным обязательствам
После проведения документа «Начисление оценочных обязательств по отпускам» в разделе «Зарплата ‒ Отчёты по зарплате» можно сформировать следующие отчёты.
Справка-расчёт «Резервы отпусков» ‒ предназначен для вывода подробного расчёта резервов отпусков и оценочных обязательств по предстоящим отпускам в разрезе сотрудников (видоизменяется в зависимости от выбранной в настройках методики формирования оценочных обязательств).
Резервы отпусков по сотрудникам ‒ предназначен для вывода движения оценочных обязательств в разрезе сотрудников (расшифровка счёта 96 «Резервы предстоящих расходов»).
