Из командировки в отпуск, оплата проезда

Консультация эксперта

Многим работодателям приходится направлять сотрудников в командировку. Ситуаций, которые возникают в связи с этим и требуют отдельного рассмотрения, множество. Вот одна из них: работник был направлен в командировку, а сразу же после командировки ему предоставили отпуск. О том, как правильно всё оформить, рассказал наш эксперт Виктор Бочеев.

***

Рассмотрим ситуацию, когда работник был направлен в командировку, а сразу же после ему предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Один из важных вопросов, который возникает: в каком порядке работодатель обязан возместить работнику командировочные расходы на проезд?

Согласно трудовому законодательству работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд туда и обратно при наличии документов, подтверждающих эти расходы. Это одна из гарантий Трудового кодекса.

В случае, когда сотрудник уходит в отпуск после командировки, расходы на проезд у работника всё равно возникают. Бесспорно, в первую очередь это расходы на проезд туда, то есть к месту командирования. Если этот расход документально подтверждён, работодатель обязан возместить его работнику. При этом никакого дохода у работника не возникает, НДФЛ работодатель с этого возмещения не удерживает. И здесь не имеет значения, последует ли после командировки отпуск или нет.

Если же после командировки следует отпуск, то также не имеет значения, где работник будет его проводить. Сотрудник может остаться проводить отпуск как в местности командирования, так и отправиться отдыхать в другую местность. Таким образом, расходы на проезд туда, то есть к месту командирования, работодатель возмещает сотруднику в общем порядке.

Основной же вопрос, который возникает в ситуации, когда сразу же после командировки сотрудник уходит в отпуск: обязан ли работодатель возмещать работнику стоимость обратного проезда, то есть расходы на проезд по окончании командировки. При этом за командировкой может следовать как запланированный ежегодный оплачиваемый отпуск, так и незапланированный, а также отпуск без сохранения заработной платы. К тому же сотрудник может как остаться проводить отпуск в местности командирования, так и отправиться проводить отпуск в иную местность.

Ранее мы рассказывали, как правильно определить срок командировки, если сотрудник приезжает на место раньше дня начала работы или, напротив, уезжает позже.

В вышеперечисленных ситуациях у нашего работника не возникает командировочных расходов на проезд обратно по окончании командировки, так как он остался проводить отпуск в месте командирования и, возвращаясь назад, у него возникают расходы на проезд из места проведения отпуска, а не из командировки. Законодательство не обязывает оплачивать обратные билеты работнику, который проводит отпуск в месте командировки. Ведь он возвращается из отпуска, а не из командировки. Работодатели также не обязаны оплачивать работнику расходы на проезд из места командирования к месту проведения отпуска.

Если же работодатель в сложившихся ситуациях решил компенсировать работнику стоимость обратного билета по окончании командировки, тогда с этой суммы необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, так как у работника возникает налогооблагаемый доход, то есть имеет место получение работником экономической выгоды. Такую позицию занимает Минфин РФ (письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94974, от 16.06.2017 № 03-03-06/1/37573).

В практике работодателей возникают и иные ситуации. Например, работник по собственной инициативе может остаться после окончания командировки в месте командирования для проведения выходных, нерабочих праздничных дней или дней отгула. В такой ситуации расходы на проезд обратно, то есть из места командирования, возмещаются работнику в общем порядке. Дохода, то есть экономической выгоды, у работника в этой ситуации не возникает. Поэтому с компенсации стоимости обратного проезда работодателю не нужно удерживать НДФЛ, равно как и не возникает необходимости в начислении взносов. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо Минфина России от 21.10.2020 № 03-15-06/91634).

При этом суточные работнику выплачиваются только за те дни, которые входят в срок фактического пребывания сотрудника в командировке. Так как фактический срок нахождения работника в командировке подтверждается именно проездными документами, а даты в них выходят за рамки срока командировки, попросите работника по возвращении из командировки представить работодателю объяснительную (служебную записку, заявление), из которой будет следовать, что он задержался после окончания командировки в месте командирования по собственной инициативе для проведения выходных дней (нерабочих праздничных дней или дней отгула).

Ранее мы рассказывали о том, как оплатить возвращение из командировки в выходной день.

Таким образом, трудовое законодательство не обязывает работодателей оплачивать обратные билеты работнику, который проводит отпуск в месте командировки. Ведь он возвращается из отпуска, а не из командировки. Также нет обязанности оплачивать работникам дорогу из командировки в отпуск. Если же вы компенсируете такие расходы, заплатите НДФЛ и взносы.

Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и типовые ситуации, окажут вам серьёзную поддержку при решении нестандартных сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и типовых ситуаций учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.

Готовое решение: Как предоставить очередной отпуск непосредственно после командировки (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Типовая ситуация: Как учесть оплату проезда из командировки в отпуск (Издательство «Главная книга», 2021) {КонсультантПлюс}

С помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в трудовом законодательстве.

Виктор Бочеев, юрист-консультант ООО «Что делать Консалт»