В современных реалиях обеспечение коммуникации сотрудников и при их совместной работе в офисе и при работе удалённо играет большую роль. Видеоконференции и рассылка документов через групповые чаты зачастую не дают полной картины текущего процесса.
Зачем нужна автоматическая обработка документов?
Задача любого бизнеса – увеличение прибыли, а следовательно, снижение затрат. В процессе работы фирмы требуется взаимодействие всех подразделений предприятия. И чем быстрее подразделения будут обмениваться информацией при меньшем количестве сотрудников, тем быстрее будут решаться производственные задачи.
Кроме того, для руководителей любого звена важно контролировать текущую работу своих работников.
Автоматизация документооборота позволяет решить следующие задачи:
- организовать быстрый обмен бумагами с внешними контрагентами;
- систематизировать и контролировать документооборот между структурными подразделениями предприятия;
- сократить объём бумажных копий;
- минимизировать поток однотипных документов;
- ускорить процесс согласования управленческих решений;
- снизить трудозатраты по заполнению различных формуляров;
- обеспечить доступ к важным данным заинтересованных сотрудников в любое удобное для них время без риска порчи или потери документов;
- создать управленческий контроль над работой всех структурных звеньев;
- снизить затраты: по оплате труда, на расходные материалы, по хранению документов.
Таким образом, внедрение автоматизированных продуктов по работе с документами, в частности программы 1С:Документооборот 8, — это целесообразная инвестиция в будущее развитие предприятия.
Заказать внедрение 1C:Документооборот можно здесь или по телефону +7 499 956-21-70
Функции программы 1С:Документооборот 8
Структурно СЭД 1С: Документооборот 8 состоит из нескольких блоков, позволяющих решать свои задачи подразделениям предприятия. Это возможность работы с исходящими документами, поиск документов по уже имеющейся базе данных, создание исходящих документов, работа по тайм-менеджменту, работа над совместными проектами (рис. 1).
Отдельный функционал предусмотрен для руководителей: контроль рабочего времени и эффективности деятельности сотрудников.
Рассмотрим подробнее каждый раздел.
Работа с документами
Поскольку программа 1С:Документооборот 8 легко совмещается с другими автоматизированными системами, отпадает необходимость в распечатке и ручном вводе входящих документов. В программу можно вносить деловую переписку, договоры контрагентов, первичную документацию по бухгалтерскому и кадровому учёту, финансовые документы предприятия. Все документы (как внешние, так и внутренние) непосредственно заносятся в базу и сгруппированы по направлениям. В программе предусмотрен режим работы с электронной почтой, который позволяет отправлять письма непосредственно из программы, без лишних затрат времени и компьютерного пространства по сохранению и пересылке данных.
При работе с базой данных руководство имеет возможность по своему усмотрению настроить права доступа сотрудников к той или иной группе данных.
В существующих версиях программы предусмотрен удобный функционал по поиску необходимой документации. Поиск производится по наименованиям, реквизитам, датам или штрих-коду, что значительно экономит время поиска и обработки документа.
После решения поставленных задач сотрудник или отдел создают исходящий документ, который остаётся в программе и передаётся по внутренней почте или внешнему пользователю.
Причём совместная работа сотрудников, даже физически удалённых друг от друга подразделений, организуется в режиме реального времени. Иногда своевременность получения документов от филиала или удалённого склада играет немаловажную роль в производственном процессе. Кроме того, данные различных направлений позволяют вовремя получать информацию для составления управленческих отчётов и видеть картину состояния фирмы в реальном времени.
После перехода большинства фирм в 2017-2018 годы на электронный обмен документами важным функционалом 1С:Документооборот 8 стала возможность применения электронной цифровой подписи при выгрузке первичных документов и подписании договоров. При внедрении программного продукта применяются ЭЦП разных степеней защиты, в зависимости от полномочий лица, чья электронно-цифровая подпись используется.
Работа с договорами требует привлечения специалистов различных направлений: юристов, финансистов, сотрудников узких направлений (например, отдел охраны труда), что затягивает время оформления и отрицательно влияет на взаимодействие с контрагентами.
В режиме бумажного документооборота контроль над исполнением и продлением договоров довольно трудоёмкий процесс. При работе с 1С такой контроль организован в автоматическом режиме.
Таким образом, СЭД 1С:Документооборот 8 решает большинство задач по приёму, обработке, хранению и выписке документов без обращения к бумажным носителям.
Планирование и учёт рабочего времени
Для работы каждого сотрудника и фирмы в целом важным фактором является тайм-менеджмент. В рамках программы можно настроить индивидуальный календарь, с помощью которого можно распланировать рабочее время и отметить важные мероприятия (рис. 2).
Кроме того, руководителю легче ставить перед сотрудниками задачи и отслеживать KPI каждого сотрудника и подразделения в целом.
В программе предусмотрена функция учёта рабочего времени, что немаловажно как при очной явке сотрудников на предприятие, так и при работе в удалённом режиме. Руководитель распределяет рабочее время каждого сотрудника в зависимости от производственной необходимости.
Анализируя задачи, поставленные перед сотрудниками и их личные календари, программа в автоматическом режиме выбрает наиболее подходящее время для проведения совместных мероприятий.
Использование 1С:Документооборот 8 позволяет проводить совместные совещания, обсуждения и прочее, что чрезвычайно важно при невозможности собрать всех сотрудников в офисе.
Разработка и внедрение проектов
Для руководящего состава важно планирование и внедрение тех или иных задач деятельности предприятия. Программа 1С:Документооборот 8 позволяет создавать проекты с детальной разбивкой решаемых в рамках такого проекта вопросов.
В рамках проекта можно определить:
- планирование задач по срокам;
- список участвующих в проекте сотрудников;
- совместную работу по проекту (совещания, согласования, переписка);
- контроль решения поставленных вопросов;
- создание отчётов по поставленным задачам.
Такие функции позволяют повысить эффективность работы каждой группы для совместного взаимодействия (например, планирование поставок по новому контракту и т. п.).
Почему пользователи предпочитают 1С:Документооборот 8
Уже много лет комплекс программного обеспечения 1С держит лидерство среди программ, призванных решать производственные и управленческие задачи. Это обусловлено универсальностью применения таких программ для любого предприятия и интеграцией с другими программными продуктами.
Возможность обмена информацией с другими источниками существенно облегчает работу на всех участках деятельности.
Что касается продукта 1С: Документооборот 8, к его несомненным преимуществам относятся:
- многозадачность;
- лёгкость установки и использования (программа не требует дополнительного обучения сотрудников);
- адаптированность к широкому спектру программ 1С и другим программным комплексам;
- налаженная система обслуживания;
- своевременность и скорость обновления программы для приведения её в соответствие с действующим законодательством;
- включение индивидуальных настроек по допускам и шаблонам.
На сегодняшний день на рынке представлены следующие версии продукта 1С:Документооборот 8: для малых предприятий, для средних предприятий, для крупных предприятий (КОРП), для государственных учреждений.
Если у вас остались вопросы по 1C:Документооборот 8, обращайтесь за консультацией к нам на Линию Консультаций 1С по номеру +7 499 956-21-70, а также оставляйте заявки на нашем сайте или по почте tlm1c@4dk.ru
