Что меняется: обязательный переход на ЭТрН
С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих перевозок обязаны перейти на электронный документооборот для оформления перевозочных документов. Ключевое нововведение: транспортную накладную (ЭТрН) нужно оформлять и передавать экспедиторам в электронном виде.
Бумажные документы можно будет использовать только в исключительных случаях. Например, когда один из участников перевозки иностранец. Также ЭДО можно не применять, когда нет технической возможности направления электронных документов в ГИС ЭПД из-за сбоя системы.
Требование обязательно для всех отраслей экономики, где применяются наемные перевозки или услуги экспедиторов. Объемы перевозок значения не имеют — даже при одной отгрузке в год необходимо оформлять электронный документ. Перейти на ЭДО обязаны как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
Какие документы переходят в электронный вид
Реформа затронет не только транспортные накладные. В цифровой формат переводят:
- заказы-заявки на перевозку груза;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские расписки;
- складские расписки;
- железнодорожные накладные;
- грузовые накладные для авиаперевозок.
С сентября эти документы нужно заполнять в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС. По новым правилам их нужно передавать в единую государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
Экспедиторские документы
Поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки можно оформить в бумажном виде, если у заказчика нет технической возможности подключить ЭДО или клиент — иностранец. Эксперты КонсультантПлюс составили подробную инструкцию, когда ЭДО можно не применять.
Система ГИС ЭПД и платформа «ГосЛог»
Центральный элемент реформы — Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Обмен данными между участниками происходит через аккредитованных операторов ЭДО, которые направляют информацию в госсистему. ГИС ЭПД — единый реестр всех перемещений грузов в стране.
Как работает электронный документооборот через ГИС ЭПД и как новые правила повлияют на работу бухгалтерии — рассказали на стриме. Получите пошаговый алгоритм перехода: анализ процессов, выбор оператора, настройка сервиса, обучение сотрудников.
Одновременно с этим начинается полномасштабный запуск Национальной цифровой транспортно-логистической платформы «ГосЛог», которая объединяет данные из различных систем и ведомств, обеспечивая упрощенное отслеживание логистических цепочек.
В «ГосЛог» размещают сведения о транспортной инфраструктуре, маршрутах, интенсивности движения транспорта. Читайте в Готовом решении КонсультантПлюс, какие компании обязаны подключиться к системе. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Роль экспедиторов: реестр и новые требования
Для экспедиторского рынка установлены дополнительные требования. С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны направить уведомление о своей деятельности. Это необходимо, чтобы включить компанию в реестр экспедиторов.
Оказывать экспедиторские услуги без регистрации запрещено. При заключении договора транспортной экспедиции необходимо проверить, что контрагент есть в этом реестре.
Уведомление нужно направить через личный кабинет на ндином портале госуслуг — личный кабинет экспедитора. Формат документа утвержден постановлением Правительства РФ. Скачайте форму в Готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Важно
В электронной транспортной накладной экспедитора необходимо заполнять отдельно от перевозчика. Это позволяет легализовать и сделать более прозрачной деятельность экспедиторов, которая ранее находилась в серой зоне.
Связка ЭТрН и налогового контроля
Внедрение электронных транспортных накладных значительно повышает эффективность налогового контроля. ЭТрН интегрирована в автоматизированную систему контроля НДС третьего поколения — АСК НДС-3.
Система в автоматическом режиме анализирует цепочки контрагентов, выявляя расхождения в налоговой отчетности и движении денежных средств. Электронные накладные станут ключевым источником данных о реальности перевозок, формируя непрерывный информационный поток о движении товаров.
Налоговые органы получают возможность в режиме реального времени сопоставлять данные электронных счетов-фактур с фактическими сведениями о перевозках. Отсутствие электронной накладной при заявленном вычете НДС автоматически будет расцениваться как признак сомнительной сделки.
Как правильно указывать перевозчика в накладной
В разделе «Перевозчик» транспортной накладной необходимо указывать контрагента, который фактически осуществляет перевозку. При этом у него должны быть транспортные средства в собственности, аренде или лизинге.
Указывать в качестве перевозчика экспедитора, который организовал перевозку, но не имеет транспорта, некорректно. В этом случае налоговая инспекция может признать накладную оформленной с нарушением, что влечет доначисление налогов и пеней.
Рекомендуемый подход — заключить с контрагентом договор транспортной экспедиции. В электронной накладной в качестве перевозчика указывают владельца транспорта, а документооборот с клиентом дополняется поручением экспедитору и экспедиторской распиской. ФНС разъяснила, что включение в накладную сведений об экспедиторе не освобождает от обязанности оформлять экспедиторские документы.
Налоговые риски: вычеты НДС и расходы на перевозку
Транспортная накладная — основной первичный документ, подтверждающий оказание транспортных услуг и их стоимость. Если не оформить первичные документы, ФНС может исключить эти затраты из базы по налогу на прибыль.
По налогу на прибыль судебная практика в целом лояльна к налогоплательщикам. Если перевозка фактически состоялась и компания понесла затраты на эти услуги, расходы могут быть признаны даже при несущественных нарушениях оформления.
Однако по НДС подход значительно жестче. Ключевое значение — добросовестность контрагента. Если перевозчик фирма-однодневка и не заплатит НДС в бюджет, налоговый вычет, вероятнее всего, будет снят.
Должная осмотрительность при выборе перевозчика — основа налоговой безопасности. Необходимо проверять выписки из ЕГРЮЛ, полномочия лиц, подписывающих документы, требовать справку об отсутствии задолженности перед бюджетом, а также запрашивать сведения о технической возможности контрагента исполнить обязательства. Читайте в Готовом решении КонсультантПлюс, как проверить добросовестность контрагента. Если у вас нет доступа, возьмите пробный от Что делать Консалт на два дня.
Штрафы и последствия за несоблюдение
Прямых штрафов за использование бумажного документа вместо электронного на начальном этапе не предусмотрено. Однако косвенные потери могут оказаться значительными. Основной риск — кассовый разрыв и задержка оплаты.
Крупные грузоотправители уже перестраивают внутренние бизнес-процессы. В их ERP-системах будут включены фильтры: счет на оплату транспортных услуг не пройдет согласование без идентификатора ЭТрН из ГИС ЭПД. Перевозчик, которые не перешел на электронный документооборот, рискует не получить оплату в установленный срок.
Кроме того, возможны задержки при погрузке: склады крупных предприятий могут отказать в приеме товара без предварительной регистрации электронной накладной.
Как подготовиться: чек-лист для бизнеса
Внедрение ЭТрН требует времени — от трех до шести месяцев. Рекомендуем приступить к подготовке незамедлительно.
План действий
- Проведите инвентаризацию процессов. Определите всех участников логистических цепочек, проверьте действующие договоры. Включите в них условие об обязательном использовании ЭТрН и предусмотрите санкции за нарушение.
- Выберите оператора ЭДО. Подберите провайдера, подключенного к ГИС ЭПД. Убедитесь, что он поддерживает роуминг для обмена документами с операторами ваших клиентов и подрядчиков.
- Оформите необходимые электронные подписи. Обеспечьте сотрудников УКЭП. Машиночитаемые доверенности (МЧД) оформите на всех, кто подписывает первичные документы: логистов, кладовщиков, бухгалтеров. Водителю достаточно простой электронной подписи (УНЭП), которую можно получить через мобильное приложение.
- Настройте свою учетную систему. Интегрируйте вашу ERP с сервисом оператора ЭДО. Большинство разработчиков уже выпустили готовые модули, такие как 1С-ЭПД. Настройте автоматическое формирование документов на основании заказов клиентов.
- Выполните пилотный запуск. Проведите тестовые перевозки с контрагентами. Оформите несколько пробных рейсов, чтобы выявить ошибки в маршрутах, наименованиях товаров или данных водителей до начала массовой работы.
- Обучите сотрудников. Проведите инструктаж для склада и отдела логистики. Кладовщик должен точно понимать порядок выдачи груза: проверку подписи водителя в приложении и подписание своей части ЭТрН.
Переход на электронные перевозочные документы неизбежен. Компании, которые начали подготовку заранее, получат преимущество за счет ускорения операций и прозрачности учета.
