Сейчас трудно найти предпринимателя или компанию, которые не пользуются 1С или ЭДО. Но такие всё же встречаются. И что делать бухгалтеру, получившему от контрагента пухлый конверт с документами на бумажных носителях или скан-копии по электронной почте? Вводить данные вручную? Нанимать помощника?
Разработчики 1С решили и эту проблему, запустив сервис 1С:Распознавание первичных документов. Для чего используется этот полезный инструмент и как его подключить — расскажем в этой статье.
Принцип работы с сервисом
Сервис 1С:Распознавание первичных документов (1С:РПД) существенно облегчает работу с различными документами, которые необходимо загрузить в программу (как правило, это документация от поставщиков). Теперь не нужно формировать накладную, акт или счет-фактуру на приход в программе вручную.
Сервис считывает изображение и на их основании создает необходимый пакет документации непосредственно в используемой версии 1С.
ВАЖНО: чем лучше качество изображения, тем и быстрее и точнее пройдет процесс распознавания. Даже скан просвечивающейся, тонкой бумаги пригоден для считывания информации.
Пошагово процесс работы выглядит следующим образом.
- На первом этапе бумажные экземпляры следует отсканировать (присланные по e-mail экземпляры в формате pdf, таблиц Excel, фотографии, архивы также подходят).
- Изображения загружаются в сервис распознавания (механизм распознавания сам определяет формат) (рис. 1).
- Проверка итогов работы сервиса 1С:Распознавание первичных документов (следует проверить, правильно ли обозначены наименования контрагентов, номенклатура и стоимостные показатели, ошибки подсвечиваются красным цветом) (рис. 2).
- Если в ходе работы с документом программа обнаружила нового партнера, сервис предложит занести его данные в справочник (рис. 3).
Полезный функционал сервиса 1С:РПД
Пользователи сразу оценят простоту использования продукта, экономию трудозатрат и времени. Функционалом 1С:Распознавание первичных документов предусмотрено в автоматическом режиме:
- определение партнера (если такое предприятие отсутствует в базе, программа предложит его создать по ИНН, имеющемуся в документе);
- при отсутствии номенклатурной позиции или несоответствия названия имеющимся товарам (материалам) программа предложит выбрать нужное из справочника или внести новое;
- проверка числовых соотношений. Если какие-либо суммы не совпадают с данными вычислений (неправильно указана стоимость, выделен НДС и т. п.), они подсвечиваются красным цветом с возможностью корректировки в два клика на значение;
- формирование пакета документов. Сервис собирает все загруженные документы по операции в один пакет (счет, накладную, счет-фактуру).
Кому пригодится сервис
Следует понимать, что 1С:Распознавание первичных документов и ЭДО – совершенно разные по задачам инструменты. По каналам ЭДО документ уже зашифрован в формат htlm и готов к подгрузке в программу без каких-либо дополнительных действий.
А при распознавании документов включается множество различных механизмов. Сервис должен:
- определить тип файла, в котором загружен документ;
- адаптировать его для 1С;
- проверить правильность заполнения и отметить места, которые нужно проверить;
- рассчитать контрольные соотношения;
- сравнить имеющиеся в базе данные и данные в документе по наименованию партнера и номенклатуре.
И все эти задачи решаются с одной целью – облегчить труд работников, в обязанности которых входит внесение в программу данных с бумажных документов.
Логично предположить, что заинтересованы в подключении сервиса будут:
- бухгалтеры;
- менеджеры структур снабжения;
- сотрудники филиалов, где нет возможности привлечь отдельного работника для ввода документов;
- небольшие предприятия, у которых нет финансовых возможностей организовать отдельную должность менеджера (бухгалтера) по работе с первичными документами;
- организации, которым важно видеть реальную картину состояния запасов ТМЦ без внесения в базу отмеченных оригиналов документов, а достаточно копий (важно оперативное отражение в базе текущей ситуации).
Еще одним важным преимуществом от использования сервиса, помимо повышения скорости передачи данных в 1С, является создание электронного архива. Даже в случае утери бумажного оригинала его сканированная копия остается в базе.
Типы файлов, распознаваемых сервисом 1С
Грубо форматы, пригодные для распознавания, можно разделить на три категории:
- графические изображения: фото или сканы форматов JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF (даже как многостраничный скан);
- форматы, поддерживаемые Microsoft Office: Word, Excel, OpenDocument;
- архивы с файлами ZIP, RAR, 7ZIP.
Принципы работы сервиса 1С:РПД
Для использования сервиса подходит любое устройство, подключенное к интернету: компьютер, ноутбук, планшет, мобильный телефон. Все загруженные документы попадают в облако, откуда и поступают в информационную базу программы.
Можно сохранить первичку как отсканированные файлы и загружать их в сервис с диска, доступна функция загрузки фотографии с телефона.
Никаких дополнительных ПО или подключения дополнительных инструментов не потребуется. Сервис обработает полученные данные и выдаст заполненный документ в программе 1С.
Чтобы ознакомиться с перечнем программ 1С, в которых имеется возможность подключения 1С:Распознавание первичных документов, можно обратиться к менеджерам компании «Что делать Консалт» по ссылке.
ВАЖНО: для работы с сервисом требуется соблюдение некоторых условий:
- наличие подключения к интернету;
- подключенная поддержка ИТС при использовании лицензионной версии 1С;
- оформленная подписка на сервис.
Вновь зарегистрированные пользователи подключаются к сервису в порядке очередности (первая загрузка документа в программу считается регистрацией в очереди). После ввода e-mail на него приходит уведомление о подключении (иногда это происходит в течение нескольких часов, реже – дней).
После регистрации и подключения 1С:Распознавание первичных документов начинает работать для всех информационных баз, на которые заключен договор ИТС (если они есть в списке адаптированного ПО).
Уточнить все нюансы подключения и использования сервиса вы можете по телефону: +7 (499) 956-21-70.
