И в коммерческом сегменте рынка, и в бюджетных организациях требуется создание и обмен документами, поэтому внедрение 1С:Документооборот одно из оптимальных решений автоматизации процесса.
Но все формы и принципы обработки документации требуют однообразного подхода, следовательно это рутинная и требующая больших затрат труда и времени работа. О том как внедрение 1С поможет сократить процесс движения документов в организации расскажем в этой статье.
Преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажными носителями
Часть документов имеют четкую форму, установленную нормами законодательства и подзаконными актами, другие разрабатываются предприятием самостоятельно. Четкая организация формирования документов, их своевременной передачи в подразделения во многом определяют эффективность руководства производственным процессом.
Печать документов на бумаге имеет ряд очевидных недостатков:
- если в тексте допущена ошибка, приходится перепечатывать бумаги полностью;
- компания тратит значительные средства на покупку расходных материалов;
- хранение документации требует места и нужный документ порой трудно найти;
- в процессе передачи от составителя к сотруднику (контрагенту), то есть лицу, которому предназначен документ он может затеряться;
- требуется сотрудник, в обязанности которого входит регистрация входящих и исходящих документов.
При переходе на электронный документооборот (ЭДО) отправитель бумаги всегда уверен, что она дошла до получателя. Не нужно хранить кипы папок с входящей документацией и копиями исходящих документов. Всегда можно определить ответственного за оформление и передачу документа. Не нужно тратиться на бумагу, картриджи для принтера и прочие расходные материалы.
Особенности программы «1С:Документооборот»
Как и другие программные продукты линейки 1С, версия, предназначенная для автоматизации документооборота призвана помочь предприятиям организовать процесс движения документов и упразднить повторяющиеся, рутинные действия.
Виды документов в ЭДО
Условно документы предприятия можно разделить на две большие группы: входящие и исходящие.
Входящие документы – сведения, полученные компанией из сторонних источников (или в отделе от руководства, другого отдела). Это могут быть какие – либо документы по движению ТМЦ, договора, заявки, приказы и прочее. Любой полученный документ требует регистрации по определенному принципу, внесения в базу данных и передачи адресату для принятия к сведению, ответа, решения, согласования.
Исходящие документы – те формы или письма, которые сформированы непосредственно в компании для их передачи внешним или внутренним пользователям. Такие бумаги часто требуют согласования между различными структурными подразделениями или с руководством, утверждения и прочих бюрократических процедур.
Внедрение ЭДО существенно сокращает процесс подготовки документов и обмена ими.
Удобство ведения документации в электронном виде заключается еще и в том, что документы не теряются, исходящие автоматически нумеруются и регистрируются при отправке, входящие регистрируются при получении тем сотрудником, для которого они предназначены.
Отличия версий 1С Документооборот
В настоящее время для пользователей доступны три конфигурации ПО по автоматизации документооборота.
1С: Документооборот 8 ПРОФ позволяет в коммерческих или бюджетных учреждениях заполнить документы по имеющимся в программе шаблонам, инструментарий версии позволяет произвести типовое согласование и проконтролировать процесс заключения и исполнения договоров. В программе контролируется входящая и исходящая корреспонденция. Функционал позволяет работать со сканами документов, а система поиска быстро получать требуемый документ.
1С: Документооборот государственного учреждения предназначена для ведения сложного документооборота государственной организации. Помимо всех функций версии ПРОФ в этом ПО предусмотрено создание проектов, управление задачами, формирование отчетности по вовлеченности персонала в трудовой процесс (контроль трудозатрат). С помощью 1С: Документооборот для государственного учреждения можно организовывать мероприятия и получать отчеты по ним, кроме того ПО легко интегрируется с другими программами.
1С: Документооборот КОРП – универсальная версия для крупных предприятий со сложной структурой движения документов, и процессом согласования. Функционал этой версии напоминает предыдущий продукт, но ориентирован на работу коммерческого сектора.
В зависимости от требований пользователя различается и процесс внедрения того или иного ПО.
Внедрение программы 1С: Документооборот
В случае, когда конфигурация программы, ее функционал и предлагаемые шаблоны документов удовлетворяют запросы организации, специалисты 1С рекомендуют типовое внедрение ПО. Простота использования и настроек программы позволяет учесть специфические особенности документооборота в компании и автоматизировать процесс обмена документами можно в короткие сроки.
Для того, чтобы определить подходит для пользователя типовое внедрение требуется наличие следующих условий:
- небольшая компания с устоявшимися несложными процессами документооборота;
- простые, регламентированные бизнес – проекты;
- организация готова обучить персонал и перестроиться на типовое ПО;
- внедрение ПО в организации может быть проведено собственными силами (внутренним отделом IT) или с привлечением специалистов фирмы-поставщика.
Компания «Что Делать Консалт» предлагает клиентам, желающим внедрить 1С: Документооборот, типовой план по внедрению различных версий ПО.
В рамках плана работ сотрудники фирмы проведут:
- 1 этап: аудит документооборота заказчика. В процессе реализации первого этапа проводится аналитическая работа по принятой в компании организации движения документов, даются рекомендации как оптимизировать документооборот, определяются стоимость и сроки внедрения ПО.
- 2 этап: непосредственная установка выбранного ПО, настройка под потребности компании, интеграция с программами, уже используемыми на предприятии, обучение персонала.
- 3 этап (по желанию заказчика): оказание технической поддержки и заключение договора ИТС.
При отсутствии в организации специалистов, в достаточной мере владеющих 1С: Документооборот, как дополнительные услуги консультанты компании «Что Делать Консалт» помогут:
- настроить базы данных и завести организации;
- настроить доступ пользователей с различными правами пользования;
- загрузить список ответственных лиц (по должностям);
- загрузить (создать) шаблоны документов и их автозаполнение, в том числе фирменных бланков;
- создать дополнительные связи между разными формами документов.
Услуги по доработке типовых решений 1С:Документооборот
В различных компаниях есть собственные, сложившиеся традиции по рассмотрению (согласованию) документации. В рамках расширения функционала типовых версий IT-специалисты могут настроить определенный маршрут движения документа. В стандартной версии при отправке документа отображаются все шаблоны маршрутов, а это может привести к ошибкам (со стороны неопытных пользователей) и замедляет процесс передачи документа.
Команда Что Делать Внедрение может модернизировать ПО так, что пользователю будет предложено минимальное количество маршрутов, которые предназначены именно для данного документа.
Для получения консультации по внедрению, обратитесь к менеджеру +7 499 956-21-70.
