В процессе ведения финансовой и хозяйственной деятельности каждая фирма сталкивается с оформлением бумаг – документов. Без них невозможно взаимодействовать с контрагентами, контролирующими органами и оформлять внутрихозяйственные процессы. Оформление документов в бумажном виде не только увеличивает коммерческие и управленческие расходы, но и приводит к массе ошибок и недочетов: значительно увеличивается время на согласование взаимодействия с поставщиками и покупателями, снижается производительность экономических и менеджерских служб, а утеря документа может привести к критическим последствиям.
Кроме того, работники различных структурных подразделений не всегда понимают логистику движения документации, что провоцирует конфликтные ситуации.
В этой статье мы расскажем как программа 1С:Документооборот 8 позволяет структурировать движение документов на всех этапах бизнес-процесса.
Термины и понятия в процессе оформления документов
Деятельность, определяемая как делопроизводство, стандартизирована посредством ГОСТ. Но как сопутствующий процесс присутствует в любой коммерческой деятельности и направлена на создание, обеспечение движения и хранения официальных бумаг – документов. Условно делопроизводство можно разделить на три направления:
- оформление значимого события по деятельности – формирование документа (документирование);
- учет документации и обеспечения их движения (документооборот);
- обеспечение условий для хранения и поиска документов (архивация).
При организации делопроизводства без применения средств автоматизации процесс становится более трудоемким, а архивное дело загружает работников и площади лишними бумагами. Современные средства автоматизации бизнеса и развитие систем коммуникации, а в частности внедрение ПО 1С:Документооборот 8, существенно упрощают работу на всех направлениях ведения делопроизводства. Каждый пользователь может произвести настройку программы под свои потребности.
Если рассматривать движение документов, можно выделить три основных потока официально оформленных операций:
- документы, принимаемые из других компаний и государственных органов (входящая документация);
- документы, фиксирующие локальные операции внутри организации (внутренняя документация);
- документы, предоставляемые внешним пользователям (исходящая документация).
Эти потоки носят единое название – документооборот.
Часто в процессе деятельности один и тот же документ проходит различные подразделения, и не всегда менеджеры понимают важность той или иной «бумажки». А если на предприятии не разработана структура движения документа и нет ответственных сотрудников, то очень сложно выявить виновных в ошибках (или утере) документа.
Программные продукты 1С позволяют структурировать документооборот, в любой момент получить доступ к списку ответственных лиц и отследить маршрут движения документа.
Процесс организации документооборота в 1С:Документооборот 8
В основе организации движения документов в 1С принята традиционная логистика документооборота. Если обратиться к интерфейсу программы, можно увидеть, что вся документация делится на:
1) «Документы внутренние»;
2) «Документы входящие»;
3) «Документы исходящие»;
4) «Мои документы».
Таким образом, в 1С создаются четыре отдельных блока документации, которые не пересекаются (то есть, чтобы изменить свой статус, документ должен пройти определенную обработку). В процессе обработки в автоматическом режиме отмечается время проведения операции над документом, данные сотрудника, совершившего действие, и суть производимых действий. Для руководства не составит труда отследить порядок движения и оформления операции.
Для более полного понимания функционала программы 1С:Документооборот 8 имеет смысл рассмотреть каждый этап движения документа и все вышеприведенные блоки.
Документы, поступающие от внешних источников (входящие)
Документация, поступающая на предприятие от контрагентов, государственных органов, работников, может приходить по почте, доставляться курьерской службой, лично или по электронной почте. Каждый документ должен быть зарегистрирован, а затем пройти следующие стадии обработки:
- регистрацию с постановкой статуса;
- передачу в соответствующее подразделение (документ может быть предоставлен непосредственно в нужное подразделение и регистрируется его сотрудником).
Пока решение по дальнейшим действиям над документом не принято, он имеет статус «В обработке» с проставлением срока принятия решения. После того как определены исполнитель и операции с документом, статус меняется на «Исполнение». По завершении действий в 1С проставляется результат действий с документом.
Документы, предоставляемые внешним пользователям (исходящие)
Исходящие документы могут быть сформированы как ответ на входящие запросы или как самостоятельный документ организации. Можно выделить следующие массивы документации:
1) документация для покупателей (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, акты сверок и т. п.);
2) документация для государственных органов (отчеты, ответы на требования, письма, заявления и т. п.);
3) документация для персонала (приказы, трудовые договоры, справки, выписки);
4) прочие документы (ответы на жалобы, запросы, письма предполагаемым покупателям и поставщикам).
В 1С:Документооборот 8 предусмотрена огромная база шаблонов документов с минимальным вводом данных, что позволяет избежать ошибок, возможных при наборе таких документов вручную.
Этапы формирования исходящего документа в 1С выглядят следующим образом:
1) формирование документа с указанием типа, даты, ответственного сотрудника и прочих необходимых данных;
2) согласование документа (если необходимо его утверждение лицами, принимающими решения);
3) корректировка документа при наличии замечаний;
4) регистрация в 1С.
Идентификационный номер присваивается исходящему документу только на этапе регистрации.
Если исходящий документ выполняет роль ответа на запрос, жалобу или другие входящие запросы, то они взаимоувязываются в программе. Входящий документ имеет статус «В обработке», пока связанный с ним исходящий документ не будет отправлен заинтересованному лицу. После проведенных операций статус входящего документа меняется на «Отправлен ответ». Это позволяет не пропустить бумаги, требующие ответа, и соблюсти требуемые сроки выполнения задач.
Документация для внутреннего использования
Помимо документальной фиксации движения ТМЦ и финансов, внутри предприятия существует множество инструкций и распоряжений, которые тоже должны быть доведены до сотрудников. Информирование в бумажном виде или путем обзвона ‒ процесс длительный и трудоемкий. Являясь современной ЕСМ-системой, 1С позволяет грамотно организовать взаимодействие с сотрудниками, фиксировать порученное задание и отслеживать процесс его выполнения.
С помощью программы 1С:Документооборот 8 можно не только работать с документацией, но и определять KPI сотрудников, учитывать рабочее время и уровень нагрузки.
Использование одной из версий ПО 1С:Документооборот 8 (ПРОФ или КОРП) гарантированно обеспечит своевременные ответы поставщикам и покупателям, позволит быстро донести до сотрудников распоряжения и упростит поиск нужного документа с любого рабочего места. Кроме того, различные службы освобождаются от хранения горы бумаг.
Описание функционала различных версий 1С:Документооборот 8
Выше были рассмотрены потоки документов и организация документооборота. Стоит подробнее остановиться на возможностях системы 1С:Документооборот.
Прежде всего это удобство хранения и поиска необходимых документов. Возможностями ПО предусмотрено хранение большого объема данных без дублирования на бумажных носителях. Сотрудники могут с легкостью найти требуемую документацию по следующим параметрам:
- реквизиты;
- списки;
- полнотекстовый поиск;
- штрих-код (наносится индивидуально на каждый файл).
Неоспоримым удобством программы является наличие встроенной почты. Документ не нужно распечатывать, сканировать, а затем отсылать внешнему пользователю. При наличии электронной подписи любая документация может быть отослана внешнему пользователю непосредственно из ПО.
В зависимости от размера компании ЭЦП может использоваться для визирования в процессе согласования и утверждения этапов выполнения проектов. Это очень удобно в процессе работы с договорами (на этапе их согласования) и при контроле исполнения контрактов.
При работе с документами пользователи 1С:Документооборот 8 создают, открывают и редактируют различные файлы. Все действия с информацией фиксируются в отдельной карточке, где ведется учет операций. Файлы автоматически заполняются данными из документов в электронном виде.
Отдельно стоит остановиться на таком специфическом инструменте программы, как управление бизнес-процессами.
Управление бизнес-процессами и поручениями
В системе ERP взаимодействие между сотрудниками, отделами и структурами предприятия является одним из важнейших факторов обеспечения эффективной работы предприятия. Традиционно организация бизнес-процесса состоит из нескольких этапов:
1) Постановка задачи и рассмотрение. На этом этапе руководство распределяет задачи и дает поручения.
2) Исполнение поставленных задач. Передача завизированных распоряжений непосредственно исполнителям и службам, контролирующим процесс.
3) Процесс согласования. На этом этапе респонденты вносят свои предложения, дополнения и изменения в карточку поручения для последующего согласования внесенных изменений с руководителем и определения последующих действий.
4) Подписание (или утверждение) поручения.
5) Регистрация и отправление. Завершающий этап бизнес-процесса, который предполагает получение готовым документом регистрационного номера и его отсылку внешнему пользователю.
6) Обратная связь. Уведомление исполнителя об отправке документа.
Это обобщенный шаблон бизнес-процесса, предусмотренный в 1С:Документооборот 8. По желанию пользователя он может быть изменен или дополнен.
Дополнительный функционал программы 1С:Документооборот 8
Помимо непосредственной работы с документами, инструментарий ПО 1С:Документооборот 8 позволяет:
а) управлять проектами. В программе предусмотрен отдельный блок, при помощи которого руководитель может распределить обязанности сотрудников по разнообразным проектам и отслеживать сроки и объемы их выполнения;
б) учет рабочего времени. Этот инструмент позволяет оценить KPI сотрудников. Программа сама отслеживает, какой объем поручений в течение рабочего дня выполнил работник и сколько на каждое поручение было потрачено времени;
в) анализ отсутствия работника. Этот функционал позволяет определить, кого из сотрудников нет на месте, и своевременно перераспределить поставленные перед ними задачи между остальным персоналом;
г) контроль сроков и объемов исполнения задач;
д) создание мероприятий. Инструмент, позволяющий планировать и распределять различные мероприятия, предварительно ознакомить персонал с рассматриваемыми вопросами. Решения, принятые на мероприятии, также фиксируются в программе.
Таким образом, программа 1С:Документооборот 8 это не только возможность автоматизировать процесс оформления операций по деятельности предприятия, но и целая система взаимодействия как с внешними резидентами, так и внутри компании.
На сегодняшний день большинство крупных компаний отказались от обмена документами на бумажных носителях и используют электронный документооборот. Поэтому для успешного сотрудничества и ведения бизнеса автоматизация обмена документацией становится насущной необходимостью.
Компания «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» представляет две версии программного обеспечения 1С:Документооборот 8. Конфигурация ПРОФ рассчитана на предприятие с простой структурой и несложной логистикой документооборота. Версия КОРП предназначена для корпораций и холдингов со сложной структурой организации и большим документооборотом по разным маршрутам.
Специалисты нашей компании не только помогут вам с выбором версии, но и окажут помощь в приобретении и внедрении программы. Получить консультацию и приобрести программное обеспечение можно, позвонив по тел. +7 (499) 956-21-70 или заполнив форму обратной связи.
