Как предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск

В статье – случаи, когда работник вправе уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Эксперты рассказали, как составить график отпусков и какие отпуска в него не включать, показали пример заполнения документа. А еще узнаете, в какие сроки заплатить отпускные и как отозвать работника из отпуска.

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – Путеводители по кадровым вопросам

Когда возникает право на ежегодный отпуск

Оплачиваемый отпуск вы должны предоставлять работнику ежегодно. Право на часть ежегодного отпуска за первый год работы возникает, если работник отработал в организации не менее шести месяцев непрерывно. До истечения этого срока вы должны предоставить отпуск:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Правила прописаны в частях 1, 2, 3 ст.122 ТК РФ.

Готовое решение: Как определяется очередность предоставления отпусков

В каких случаях составлять график отпусков

График отпусков – обязательный локальный нормативный акт. Он определяет очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1).

Из правила выше есть исключения. График отпусков не обязательно составлять, если компания относится к микропредприятиям или некоторым некоммерческим организациям. В частности, если работодатель отказывается полностью или частично принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Тогда условия, которые должны быть регламентированы локальными нормативными актами, включают в текст трудового договора (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).

На практике некоторые компании из упомянутых категорий составляют график отпусков. Это подтверждает судебная практика: Кассационное определение Красноярского краевого суда от 18.01.2012 по делу N 33-321.

Как составить график отпусков

График отпусков составляют по унифицированной форме N Т-7. Его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В 2022 году 17 декабря выпадает на выходной, поэтому лучше успеть до 16 декабря включительно (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составлять приказ об утверждении графика отпусков  не обязательно, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждено» формы Т-7.

В график отпусков нужно включать всех работников, которые состоят в трудовых отношениях с организацией на день составления графика, даже если сотрудник принят на работу менее шести месяцев назад до составления графика. То есть, если работник еще не отработал шесть месяцев, год, в график отпусков нужно включить количество дней отпуска, положенных работнику по его должности. В общем случае это 28 дней. То есть в график стоит включить 28 дней. Также в график отпусков включаются отпуска дистанционных работников.

Не отгулянные за прошлые периоды отпуска тоже нужно включать в график. Судебная практика показывает, что работодатель вправе самостоятельно включить неиспользованные отпуска в график (определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции).

Но есть и противоположная судебная практика. Так Пятый кассационный суд общей юрисдикции в своем определении указал, что без согласия работника не следовало включать отпуск в график. Суды признали законным предписание отменить приказ об отпуске, перенести отпуска за прошлые периоды на другой срок, изменить график.

Не нужно включать в график отпуска без сохранения заработной платы. Также не стоит включать в график отпуска мобилизованных сотрудников, так как трудовые договоры с ними приостановлены.

Наряду с ежегодным оплачиваемым отпуском в график включают дополнительный отпуск. Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Готовое решение: Как заполнить график отпусков

Типовая ситуация: График отпусков: как составить, утвердить, изменить

С утвержденным графиком отпусков нужно ознакомить работников под подпись. Срок ознакомления законодательством не установлен. Рекомендуем это сделать до начала календарного года, на который составили и утвердили график.

Внимание

За отсутствие утвержденного графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (Постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 26.02.2020 N 16-1023/2020).

Также работодателя могут привлечь к ответственности за то, что не ознакомил работника с графиком отпусков (ч.1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, решение Верховного суда Республики Карелия от 31.01.2018 N 21-14/2018 по делу N 21-418/2017).

Готовое решение: Как ознакомить работников с графиком отпусков

Пример заполнения графика отпусков

Как предоставить ежегодный отпуск по графику

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под подпись. Уведомить работника нужно не только о предстоящем ежегодном отпуске, но и о дополнительном отпуске, включенном в график (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда от 24.12.2020 N ПГ/59245-6-1).

Производственный календарь знает все о днях отдыха

Работодатель может выполнить требование, ознакомив работников с самим графиком отпусков. Для этого в графике нужно предусмотреть две дополнительные графы. В одной работники будут расписываться, что дата начала отпуска им известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска нужно издать приказ. Форма такого приказа законодательно не установлена, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Основание для издания приказа – график отпусков.

В приказе следует указать номер и дату составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск – рабочий год.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. С приказом нужно ознакомить работника под подпись. Если работник отказывается ознакомиться с приказом, то работодателю следует составить об том соответствующий акт. Образец приказа скачивайте в системе КонсультантПлюс по ссылке.

Оплатить отпуск нужно не позднее чем за три дня до его начала. В то же время в ТК РФ не определено, какие дни учитывать при расчете - календарные или рабочие. Роструд указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письма от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

При использовании унифицированных форм N Т-12 и N Т-13 табеля учета рабочего времени дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом "ОТ" или цифровым "09". Это следует из условных обозначений, представленных на титульном листе формы N Т-12, а также Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Если табель учета рабочего времени ведете по форме, разработанной работодателем, то вправе самостоятельно ввести все необходимые обозначения.

На практике встречаются случаи, когда работник хочет использовать отпуск в периоды, отличные от указанных в графике отпусков. Тогда работнику стоит написать заявление о предоставлении отпуска не по графику. У работодателя есть право отказать предоставлять отпуск вне графика. Но есть категории работников, которым нельзя отказать, например, сотруднице перед отпуском по беременности и родам (ч. 1 ст. 122, ч. 1, 2, 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск можно разделить на части. В таком случае важно, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней. Остальная часть ежегодного отпуска может быть разделена по соглашению работника и работодателя (ст. 125 ТК РФ).

Как отозвать сотрудника из ежегодного отпуска

Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Исключение – случаи, предусмотренные ТК РФ. Например, нельзя отзывать из отпуска беременную сотрудницу. Неиспользованную часть отпуска нужно предоставить по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

Порядок отзыва из отпуска законодательством не установлен. Рекомендуем уведомить работника о необходимости его отзыва из отпуска, получить письменное согласие работника, издать приказ и внести изменения в график отпусков. Если нарушить порядок отзыва сотрудника, работодатель может понести административное наказание по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, а также материальную ответственность по ч. 1 ст. 237 ТК РФ в виде денежной компенсации морального вреда работнику.

Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя

Пошаговые инструкции по теме, образцы кадровых документов, подборки актуальной судебной практики по трудовым спорам

Вопрос: Положен ли отпуск работнику после длительного больничного?

Ответ: Да. Предоставьте работнику ежегодный отпуск после длительного больничного как обычно.

Вопрос: Может ли отпуск начинаться в выходной день?

Ответ: Да, запрета на то нет (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).