Всё, что нужно знать о штатном расписании: от правил составления до срока хранения

Не составите штатное расписание – есть риск получить штраф. Из статьи узнаете, в какой форме составить документ и какие сведения в него включить, как долго хранить штатное расписание и нужно ли знакомить с ним работников. Эксперты рассказали, как заполнить графы унифицированной формы Т-3. Готовый образец сможете скачать по ссылке в статье.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором в сводном виде фиксируют сложившееся разделение труда между работниками. Определение дал Роструд в Письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

В Трудовом кодексе нет прямого указания на штатное расписание. Но считаем, что штатное расписание – это обязательный кадровый документ, и вот почему. О штатном расписании говорится в ч. 1 ст. 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где дают понятие трудовой функции работника. Кроме того, Роструд считает, что отсутствие должностей в штатном расписании инспекторы Государственной инспекции труда могут расценить как нарушение. Административная ответственность в этом случае предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

По какой форме составлять штатное расписание?

На практике работодатели чаще используют унифицированную форму штатного расписания. Это форма Т-3. Но она необязательна. Работодатель может разработать собственную (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Унифицированную форму утвердили Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Какую информацию включать в штатное расписание?

В штатное расписание включите:

• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки и пр.

В штатное расписание не нужно вносить фамилий работников. Главная цель документа – определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Чтобы отобразить эту информацию, работодатель может разработать штатную расстановку.

Форму и образец заполнения штатной расстановки можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Штатная расстановка (образец заполнения)

Как заполнить унифицированную форму Т-3?

В унифицированную форму Т-3 сведения вносятся по графам.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

Структурными подразделениями могут быть как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д. (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Обычно сначала указывают подразделения, которые включают руководство, например «Администрация», и далее в порядке подчинения.

Обратите внимание, что в некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот. Например, дополнительный отпуск или выход на пенсию. Поэтому если на предприятии существуют вредные факторы, при разработке наименования руководствуйтесь отраслевыми классификаторами вредных производств.

Графа 2 «Код»

Коды структурным подразделениям работодатель присваивает самостоятельно. Как правило, их указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Наименование должности работодатель определяет самостоятельно. Исключение: работа связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот. Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности, то при разработке наименований должностей используйте документы:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
• Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

В графе 3 формы Т-3 не указывают конкретный вид работы, но работодатель вправе внести изменения в унифицированную форму и дополнить ее графой с указанием вида работы.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Количество штатных единиц в организации зависит от ее потребностей в конкретных видах работ, их срочностью, экономической целесообразностью и других показателей. В штатное расписание можно вносить как полную, так и неполную штатную единицу. Например, 0,5 или 0,25.

Вакантные должности в штатном расписании отражают по общим правилам. Это связанно с тем, что документ отражает информацию об общей структуре организации и не конкретизируется на определенных работников. Если документ будет содержать такую информацию, у работодателя появится необходимость изменять его каждый раз при приеме или увольнении работников.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»

Информация, вносимая в данную графу, зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Это может быть фиксированная сумма оплаты труда в рублях либо проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела «Штатное расписание» Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Если работник трудится по сдельной системе оплаты труда, в графе 5 можно поставить прочерк. В графе 10 «Примечание» укажите «Сдельная оплата труда». Сделайте ссылку на локальный акт, который определяет порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Госорганы отмечают, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ст. 132 ТК РФ, Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1, Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299).

Суды считают, что разные оклады на одноименных должностях правомерны, если работодатель сможет обосновать разницу. Например, когда у одного из работников, замещающего одноименную с другими должность, круг обязанностей шире и ответственность выше, что подтверждает должностная инструкция (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 26.10.2021 по делу № 88-25020/2021, Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2022 по делу № 88-10180/2022, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699).

Во избежание спорных ситуаций как с работниками, так и с госорганами рекомендуем не устанавливать разный оклад для одноименных должностей. Уточнить различия в обязанностях можно, введя категории или слова «младший», «старший», «ведущий». Либо установите доплаты, надбавки за пределами оклада, например за квалификацию.

Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.»

Надбавки могут быть установлены законом, например за работу в районах Крайнего Севера. Либо их устанавливают локальным нормативным актом работодателя, например за знание иностранного языка.

Если в организации установлена надбавка, размер которой меняется, например, в зависимости от стажа работника, то работодатель может не указывать ее в соответствующей графе. В графе 10 нужно сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при изменении размера надбавки.

В законе не прописано, как отражать премии в штатном расписании. Премии, отраженные в штатном расписании, ‒ обязательные выплаты. Если премию назначают по решению работодателя, в данном документе она, как правило, не отражается.

Графа 9 «Всего в месяц»

Графу заполняйте, когда оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. Если итоговую сумму посчитать затруднительно, в графе 9 поставьте прочерк, а в примечании укажите ссылку на документы, устанавливающие выплаты.

Графа 10 «Примечание»

В графу можно внести любую информацию, которая относится к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, которыми установлены виды надбавок и их размеры.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно скачать в системе КонсультантПлюс:

Форма: Штатное расписание организации, включающее ее обособленные подразделения. Унифицированная форма № Т-3 (Форма по ОКУД 0301017) (образец заполнения)

Каков срок действия штатного расписания?

Срок действия документа законом не определен. Работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Срок может быть указан в самом документе.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносили изменения в виде дополнений, то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждают новое расписание. Так удобнее применять документ в работе. При этом работодатель вправе иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.

Знакомить ли работников со штатным расписанием?

Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием при приеме на работу. Это следует из Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1. Чтобы избежать спорных ситуаций, рекомендуем выдавать по запросу работника копию выписки из штатного расписания относительно его должности. Копию всего документа работодатель вправе не выдавать.

Роструд отметил: несмотря на то что штатное расписание – локальный нормативный акт, этот документ не является непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Но обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

По вопросу, должен ли работодатель выдать работнику штатное расписание по его запросу в соответствии со ст. 62 ТК РФ, судебная практика неоднозначна. Ряд судов придерживаются позиции, что штатное расписание не относится к документам, связанным непосредственно с работой сотрудника, а также не является документом, подлежащим выдаче работнику в обязательном порядке. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 01.02.2022 по делу № 33-2073/2022, Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2020 по делу № 88-8227/2020, Апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2020 № 33-27676/2020.

Существует и другая позиция. В Апелляционном определении Московского городского суда от 12.03.2020 по делу № 33-10606/2020 суд признал неправомерными действия работодателя, который отказал сотруднику выдать копии выписки из штатного расписания по его должности за период выполнения трудовых обязанностей. В определении отмечено, что запрашиваемый документ связан с работой и подлежит выдаче сотруднику в порядке ст. 62 ТК РФ.

Как внести изменение в штатное расписание?

Изменения в штатное расписание вносите на основании приказа руководителя либо утвердите новое штатное расписание. На практике документ изменяют, когда:

• исключают вакантные должности или целые подразделения в связи с организационными изменениями;
• вводят новые штатные единицы при необходимости расширить производство или увеличить оказываемые услуги;
• сокращают штатные единицы, связанные с сокращением численности или штата организации;
• изменяют оклады;
• переименовывают подразделения и должности.

Сколько хранится штатное расписание?

Штатные расписания организации по месту утверждения имеют постоянный срок хранения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до ее ликвидации. Сокращать эти сроки нельзя (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 4.10 Инструкции из Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Составить документ с учетом всех обязательных требований и минимизировать риски штрафов вам помогут уникальные экспертные материалы в системе КонсультантПлюс:

Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание

Подборка форм: Штатные расписания

Вопрос:

Можно ли использовать латинские буквы в наименовании должностей (PR-менеджер, IT-специалист, HR-менеджер)?

Ответ:

Законодательство не запрещает использовать в наименовании должностей латинские буквы в штатном расписании. При этом в соответствии со штатным расписанием вносят записи в трудовые книжки.

Использование в названии должностей в трудовой книжке иностранных слов может послужить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Дело в том, что трудовые книжки ведут на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Об этом сказано в п. 6 Приложения 2 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н.