Результативная кадровая политика, управление работниками организации и создание системы поощрений за качественное выполнение поставленных задач играет ключевую роль в производственном процессе.
Законодательство в сфере регулирования трудовых отношений, порядке начисления оплаты труда и её налогообложения постоянно изменяется. Для работников кадровых, экономических, бухгалтерских служб чрезвычайно важно правильно распределять трудовые ресурсы предприятия и отслеживать изменения в законодательных актах. А для руководства основным доказательством правильного построения кадровой политики является возможность оценки работы каждого сотрудника и отдела или цеха в целом.
Разнообразные возможности программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 могут работать не только для начисления и расчёта оплаты труда, но и как аналитический механизм, позволяющий оценить плюсы и минусы кадровой политики.
Подбор персонала
Немногие предприятия готовы обращаться в рекрутинговые агентства и нести дополнительные расходы для подбора кандидатов на вакантные должности или содержать отдельную штатную единицу, решающую такие задачи. В рамках программы 1С:ЗУП предоставлена возможность не только обозначить требования к кандидату на вакансию, но и вести учёт и анализ поступающих резюме. Это в значительной мере экономит время сотрудников отдела кадров.
Для соответствия рассматриваемых кандидатур занимаемой должности на вкладке «Подбор персонала» заполняется элемент справочника «Профиль должности» (рис.1).
В ней заполняются обязанности сотрудника, какими качествами для выполнения этих обязанностей он должен обладать, и предлагаемые условия работы (испытательный срок, заработная плата, график работы). Для исключения однотипных операций кадрового работника в программе 1С:ЗУП предусмотрена библиотека функций, выполняемых работниками. Туда включены типовые операции для сотрудников, например: «Заключает договора» или «Звонит потенциальному клиенту» и т. п.
Создание дополнительных действий и должностей
Если какие-то действия сотрудников не включены в перечень, можно создать их самостоятельно, исходя из потребностей финансово-хозяйственной деятельности в справочнике «Действия сотрудников». Причём одновременно при заполнении этого справочника вводятся характеристики кандидата, наличие которых обеспечивает грамотное выполнение этих действий. Например, в рамках действия «Переговоры с иностранными клиентами» в качестве характеристики можно указать: «Знание иностранного языка», «Умение грамотно разговаривать на иностранном языке». Если такие характеристики требуют проверки при приёме на работу или при прохождении испытательного срока, устанавливается флажок в поле «Проверка».
Для каждой характеристики предусмотрены поля, позволяющие определить, к какому типу она относится:
- знания;
- качества личности сотрудника;
- навыки;
- прочее.
В результате заполнения всех характеристик и их удельного веса для подбора кандидата во вкладке «Профиль должности» складывается полная картина требований к будущему сотруднику (рис. 2). В этом же поле заполняются этапы работы с кандидатами и прохождение сотрудниками дальнейшего обучения.
В зависимости от того, предусмотрена данная должность уже существующим штатным расписанием или вновь создана, может потребоваться согласование с руководством. При бумажном документообороте процесс согласования, как правило, значительно затягивается по времени. В рамках 1С:ЗУП при установке флажка в поле «Вакансия требует согласования» в режиме «Настройка» работа с такой вакансией не будет доступна, пока её не одобрит руководство.
Размещение вакансии
В рамках программного продукта 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП предусмотрено взаимодействие с сайтами hh.ru, rabota.ru, superjob.ru. Версия 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ несколько дешевле, поэтому такой функционал в ней не поддерживается и подбирать кандидатов придётся вручную.
Наши специалисты с удовольствием помогут вам настроить обмен с рекрутинговыми сайтами в рамках сопровождения программного продукта.
Работа с кандидатами
При загрузке резюме оно сразу разбивается на соответствующие поля справочника «Кандидаты». Даже если резюме поступает в формате текстового документа Word, программа автоматически распознает нужные поля и заносит их в справочник.
Таким образом, работник отдела кадров сразу видит список возможных претендентов и может спланировать свою работу. В этом справочнике можно оценить соискателей на должность, спланировать собеседования или отсеять претендента. По итогам работы менеджеров по персоналу можно оценить их деятельность с помощью аналитической таблицы «Показатели эффективности подбора персонала» (рис. 3).
Управление компетенциями, мотивация и обучение персонала
В программе 1С:ЗУП как кадровики, так и руководство организации могут проверить компетентность специалиста и уровень его профессиональных навыков и принять решение о повышении квалификации того или иного сотрудника. В справочнике «Профиль должности» уже заданы качества и навыки, которыми должен обладать работник. В подсистеме «Управление компетенциями» можно провести оценку этих навыков. Менеджер по персоналу разрабатывает систему оценок и сопоставляет фактические качества сотрудника с заданными критериями.
Если в знаниях или профессиональных качествах работника обнаруживаются слабые места, кадровыми службами разрабатываются мероприятия по обучению персонала. Изменяющиеся условия работы, повышение качества взаимодействия между сотрудниками требует постоянного процесса обучения персонала.
Планирование обучающих мероприятий
Программа 1С:ЗУП позволяет проанализировать индивидуальные данные по каждому члену коллектива. Менеджеры по персоналу выявляют потребность в получении новых знаний. Это позволяет составить план учебного процесса, выбрать приоритетные направления обучения, исходя из потребностей бизнеса, и свести к минимуму затраты на обучение.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП руководство организации, коуч-менеджеры и менеджеры по персоналу имеют возможность:
- составлять долгосрочные взаимосвязанные обучающие программы;
- получать и рассматривать заявки сотрудников на обучение;
- индивидуально подходить к потребностям каждого сотрудника;
- вести документальный учёт расходов на обучение, если трудовым договором предусмотрены удержания затрат на обучение при увольнении сотрудника;
- отмечать этапы прохождения обучения или повышения квалификации в карточке формы Т-2;
- проводить оценку и анализ эффективности учебных мероприятий.
Проведение аттестации
Кроме сбора заявок на участие в обучающих мероприятиях, работая в программе 1С:ЗУП, кадровик может настроить параметры аттестации сотрудников на соответствие занимаемой должности. Помимо критериев оценки работника, в программе предусмотрены функции автоматической настройки периодичности аттестации для каждой группы должностей, составление графиков.
Документы о проведении аттестации не нужно готовить с помощью других ресурсов. Вся необходимая документация: положение об аттестации, список сотрудников, приказ о проведении, договора на обучение между сотрудником и фирмой ‒ формируется автоматически.
По результатам аттестации руководство предприятия принимает решение об изменении уровня заработной платы работника, повышения или понижения его в должности. Программа позволяет непосредственно по электронной почте пересылать сотрудникам приглашение на аттестацию, а также знакомить их с результатами оценки знаний и навыков.
Не менее важную роль в трудовых отношениях играет мотивация персонала.
Мотивация сотрудников
Для стимулирования сотрудников повышать квалификацию, проходить обучение и совершенствовать навыки руководство фирмы зачастую принимает решения о дополнительной мотивации персонала. Модуль программы «Мотивация» (рис. 4) позволяет разработать оценку KPI по каждой должности и создать систему финансового поощрения сотрудников. В рамках предоставленных полномочий работники отдела кадров или планово-экономического отдела могут оценить компетентность и квалификацию каждого сотрудника и на основании этих оценок предложить руководству поощрительные мероприятия.
На этой же вкладке устанавливаются льготы для каждого поощряемого работника, размер и периодичность их выплаты. Премии и льготы вносятся в расчёт по заработной плате в автоматическом режиме для правильного начисления налогов и взносов с ФОТ.
Важно вести учёт отработанного времени до окончательного формирования зарплатного расчёта. Это позволит наиболее точно провести начисления.
Учёт рабочего времени
Корректное заполнение графиков учёта отработанного времени возможно только при наличии корректно оформленного штатного расписания компании.
Штатное расписание с указанием подразделений, должностей, количества штатных единиц, окладов и т. п. формируется либо при первоначальной настройке программы ZUP, либо переносится из предыдущих версий программы.
Во вкладке «Штатное расписание» (рис. 5) предусмотрена распечатка документа, на основании которого утверждено штатное расписание, а также документов, утверждающих все последующие изменения.
Программа автоматически определяет переработки по каждому сотруднику на основании производственного календаря с учётом выходных и праздничных дней.
С помощью помощника по заполнению графика рабочего времени можно ежедневно отмечать выходы сотрудников на работу, опоздания, прогулы, отпуска, больничные, что в значительной мере облегчает труд кадровых работников. Например, отмечать явку сотрудников может непосредственно начальник цеха или отдела или автоматическая система отметки пропуска, а отдел кадров просто систематизирует полученные данные для передачи в бухгалтерию.
Ведение кадрового учёта
Документооборот в кадровом учёте весьма трудоёмкий процесс. Проверки Инспекцией по труду правильности ведения кадрового делопроизводства, отсутствия того или иного документа могут повлечь для фирмы и должностных лиц наложение весьма внушительных штрафных санкций.
Программа 1С:ЗУП с момента приёма сотрудника на работу до его увольнения позволяет в автоматическом режиме сформировать все необходимые документы, отражающие его трудовую деятельность. Исключается опасность, что не заполнена какая-либо справка, приказ или карточка по сотруднику.
Во вкладке «Работа с кадрами» (рис. 6) есть возможность выборки и создания документов по каждому сотруднику. К тому же можно внести пометку, если какой-либо документ от работника не получен, и заполнить личные данные.
Учёт движения кадров на предприятии
Для кадрового делопроизводства и бухгалтерского учёта важно своевременно отражать изменение положения работника на предприятии: повышение или понижение в должности, перевод сотрудника в другое подразделение, изменение размера заработной платы.
В программе автоматически формируются все кадровые приказы и вносятся изменения по начислениям. В соответствии с законодательством конфигурацией 1С:ЗУП предусмотрено ведение электронных трудовых книжек.
При увольнении работника формируется весь пакет документов, как остающихся на предприятии, так и обязательных к выдаче на руки сотруднику.
Начисление, расчёт и выплата заработной платы
Итоговая операция месяца ‒ это начисление заработной платы и расчёт налогов и взносов из фонда оплаты труда. Для корректного формирования ведомости по оплате труда и другим выплатам в программе уже должны быть проведены все операции по кадровым изменениям, оформлен учёт рабочего времени и разовые выплаты.
Непосредственно начисления отражаются в программе путём создания документа «Начисление зарплаты и взносов». Помимо оплаты труда, в других разделах этого документа автоматически проводятся начисления:
- разовых выплат физическим лицам;
- социальных выплат по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- различных отчислений по исполнительным листам или займам;
- отпускных;
- начислений по листкам нетрудоспособности.
Кроме того, при дальнейшем расчёте налога в ведомости учитываются льготы по НДФЛ, предусмотренные статьёй 218 НК РФ. Таким образом, в документе формируется налоговая база для дальнейшего начисления обязательных платежей предприятия.
Проверка данных
Для контроля правильности начислений в документе предусмотрены кнопки «Показать подробности расчёта» и «Расчётный листок». В первом случае данные представлены в табличной форме (рис. 7), где отражены данные сотрудника, наименование подразделения, данные расчёта по выплатам и взносам.
Во втором случае кадровый работник или бухгалтер может получить и распечатать расчётные листки по начислениям, удержаниям и выплатам по каждому сотруднику. Это довольно удобно при повременной или сдельно-премиальной системах оплаты труда. Расчётные листки можно выдавать работникам в бумажном виде или выслать по электронной почте.
Ведомости по выплате заработной платы
Возможности программы предусматривают перенос данных в документы по выплате заработной платы на расчётные счета сотрудников по зарплатным ведомостям и через кассу предприятия.
При заполнении личных данных сотрудника отмечается, каким именно образом производятся выплаты, и на основании этих сведений программа формирует ту или иную ведомость.
Поскольку любой продукт 1С совместим с онлайн-банкингом, можно ведомости по зарплатным проектам и отдельные документы по выплатам экспортировать непосредственно в систему «Клиент-банк» или «Интернет-банк».
Начисление налогов и взносов
При проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически рассчитывает НДФЛ и взносы в фонды. На основании данного расчёта создаются бухгалтерские проводки и обязательные отчёты, предусмотренные законодательством.
На вкладке «Отчётность» бухгалтер предприятия может сформировать стандартные отчёты по взносам, такие как:
- для налоговой инспекции декларацию по форме 6-НДФЛ, расчёт РСВ;
- для Пенсионного фонда данные по персоналу СЗВ-М, СЗВ-стаж, СЗВ-ТД;
- для Фонда социального страхования формируется расчёт 4-ФСС.
После формирования необходимых документов они легко экспортируются в программы 1С:Бухгалтерия или в программы для ЭДО. Адаптированность различных конфигураций продуктов 1С между собой позволяет в значительной мере экономить рабочее время бухгалтеров и чётко разграничивать участки бухгалтерского учёта.
Проведение анализа данных в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8
В программе 1С:ЗУП предусмотрена возможность формировать не только типовые отчёты для бухгалтерии и контролирующих органов, но и гибкая система формирования отчётности для внутренних нужд.
С помощью функционала формирования универсального отчёта можно получить и проанализировать практически любую информацию по всем сотрудникам. Для этого необходимо на вкладке «Отчёты» выбрать форму «Универсальный отчёт» (рис. 8) и задать параметры составления отчёта.
На вкладке «Параметры» можно выбрать в качестве отбора любые данные из справочников программы.
Это может быть отчёт по личным данным сотрудников, их графику работы, начислениям и отпускам и т. п.
В зависимости от требований того или иного специалиста наши сотрудники производят автоматическую настройку универсального отчёта в рамках сопровождения программного продукта.
Чтобы узнать о возможности приобретения различных конфигураций программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 и об обслуживании продукта, вы можете обратиться на Линии Консультации 1С по номеру +7 499 956-21-70, а также оставляйте заявки на нашем сайте или по почте tlm1c@4dk.ru
