В силу профессиональных обязанностей большинство офисных работников контактируют со смежными отделами, клиентами и партнёрами. Бухгалтерам часто приходится выяснять спорные моменты и решать конфликтные ситуации с помощью корпоративной почты. Мы подготовили пять правил, которые помогут сделать деловое общение приятнее и эффективнее.
Уважайте собеседника
Вы можете проявить неуважение к собеседнику неосознанно: допустили опечатку в имени, небрежно составили письмо, написали прописными буквами в теме письма «срочно»… Любая невнимательность к собеседнику неосознанно трактуется им как неуважение. Поэтому советуем проверять письма перед отправкой, исключая ошибки и опечатки, не допускать эмоционально окрашенной лексики и панибратства («народ», «хай», «приветики»). Соблюдая нейтральный тон вне зависимости от настроения адресата, вы работаете уважительно и профессионально.
Не пытайтесь манипулировать
Фразы типа «мы вас услышали», «заранее спасибо за оперативный ответ» раздражают, и попытку манипулировать действиями коллег распознать в них очень просто. Не перекладывайте ответственность на другого, всегда оставляйте человеку право выбора.
Будьте проще
Избитые офисные фразы («доброго времени суток», «с уважением к Вам и Вашему бизнесу») также могут раздражать собеседника. Постарайтесь быть собой и помните: искренность и честность действуют намного лучше клише.
Соблюдайте структуру
Будет правильно всегда начинать письма с приветствия, подробно обозначив тему письма. Уточните детали, чтобы человек мог потом легко найти ваше письмо среди других. Также текст должен быть удобным для чтения и визуально понятным.
Краткость – сестра таланта
Советуем избавиться от лишних рассуждений и писать только по делу. Не стоит затрагивать в одном деловом письме несколько тем. Сдержанность, информативность письма помогут быстро добиться нужной реакции.
В этой статье мы использовали советы из книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки». Если вам интересна эта тема, то вы сможете более подробно ознакомиться с ней в первоисточнике.
