Когда налоговая вправе запросить доступ к электронным документам: основания для требования ФНС
Налоговые органы запрашивают документы на основании статей 93 и 93.1 НК РФ. В запросе перечисляют конкретные акты, счета, договоры, которые нужно направить в инспекцию. Требовать доступ к личному кабинету в системе ЭДО они не могут.
Оснований для запроса два: проверка или внепроверочное мероприятие. Рассмотрим некоторые ситуации.
Запрос при камеральной проверке. Контроль проводят на основе декларации. Если у инспектора возникают вопросы, он потребует пояснения, запросит договоры и счета-фактуры. Например, чтобы проверить обоснованность крупного вычета НДС (ст. 88 НК РФ).
Важно
Требование должно быть обоснованным, с четким указанием причин.
Запрос при выездной проверке (ВНП). ВНП предполагает глубокий аудит на территории компании. При такой проверке инспекторы вправе запросить практически любые документы по финансово-хозяйственной деятельности за проверяемый период (ст. 93 НК РФ).
Как подготовиться к визиту налоговиков и максимально защитить себя?
Ответ на этот вопрос подробно разобрали в рамках тематического мини-курса. Проходите его, чтобы узнать особенности и ограничения выездных проверок, понять, как правильно возражать на акты по итогам контрольных мероприятий. А еще получить рекомендации экспертов для подготовки сотрудников к возможным допросам.
Запрос за рамками проверок. ФНС вправе запрашивать документы не только у налогоплательщика, но и у его контрагентов. А еще у любых других лиц, у которых есть нужная информация. Это особенно актуально, если налоговая проверяет вашего контрагента и запрашивает у вас сведения о взаимоотношениях с ним. На такой запрос нужно реагировать оперативно.
Как проверить правомерность запроса: нормы НК РФ и судебная практика
Не каждый запрос ИФНС законен. Если требование не соответствует некоторым критериям, его можно оспорить. А еще знание этих ориентиров поможет не предоставить излишнюю или конфиденциальную информацию. Разберу критерии в таблице.
Каким должен быть запрос от ФНС
| Критерий | Что должно быть в документе |
|---|---|
|
|
| Обоснование запроса | Четкое указание причины и мероприятия налогового контроля, в рамках которого предъявлено требование |
| Конкретизация запроса | Точное указание типов документов, привязка к конкретным сделкам, контрагентам или временным периодам. Пример: договоры поставки с ООО «Ромашка» за 2023 год |
| Срок исполнения | Промежуток времени, когда нужно предоставить сведения в ФНС |
Что говорят суды. Практика подтверждает: запрос должен быть обоснованным и конкретным.
- В рамках проверки контрагента суды, как правило, поддерживают налоговый орган. Например, подтверждают, что можно истребовать документы по цепочке сделок (Постановление АС Уральского округа от 02.08.2018 № Ф09-4001/18).
- Когда запрос вне проверки, суд строго оценивает, указана ли конкретная сделка. Требования, где прописан только вид сделки и контрагент, суд признает неконкретизированными. Такие запросы можно оспаривать (Постановление АС Дальневосточного округа от 21.03.2017 № Ф03-712/2017, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.02.2017 по делу № А75-6717/2016).
Что делать, если получили требование: подготовка и предоставление доступа к документам
Если налоговики запросили доступ к электронным документам, не игнорируйте его. Действуйте в такой последовательности:
1. Зафиксируйте дату получения. Точная дата важна для отсчета сроков.
2. Изучите требование. Проверьте, что запрашивают, за какой период, на каком основании, относится ли это к вашей компании или контрагенту. Убедитесь, что требование поступило от вашей ИФНС, подписано уполномоченным лицом, содержит номер и дату.
3. Оцените законность. Проверьте, соответствует ли запрос закону. Определите основание: камеральная проверка, выездная или запрос вне рамок проверок по сделке. Уточните, все ли документы относятся к делу, конкретизированы ли сделки.
4. Примите решение. Если требование правомерно — готовьте ответ. Дальнейшие шаги пропишем исходя из такого сценария.
Важно
Даже если с запросом изначально ознакомился руководитель или бухгалтер без юриста, последнего надо привлечь. Особенно если возникают сомнения в правомерности требований.
5. Подготовьте и предоставьте доступ к электронным документам. Файлы должны быть четкими, читаемыми, со всеми реквизитами. Отправляйте через ЭДО или личный кабинет налогоплательщика.
6. Соблюдайте срок. Он должен быть указан в требовании и соответствовать НК РФ. Период исчисляют в календарных днях:
- в рамках проверок дается 10 календарных дней с момента получения запроса;
- вне проверок — 5 или 10 календарных дней в зависимости от основания.
Всегда сверяйтесь с пунктом статьи в требовании.
Как продлить срок. Заблаговременно направьте уведомление в ИФНС — до истечения первоначального срока. Подробно объясните причину, почему не получится предоставить документы в этот период. Например, большой объем документов или отсутствие ключевого сотрудника. Обязательно предложите новый срок. Руководитель ИФНС примет решение о продлении или об отказе в течение двух календарных дней после получения уведомления.
Важно
Суды считают, что значительный объем документов, который запросила инспекция, смягчает ответственность налогоплательщика за их непредставление. Но официальной позиции налоговых органов по такому вопросу нет. Подробнее об этом с примерами из практики рассказали эксперты КонсультантПлюс.
Когда можно отказать налоговикам в доступе к электронным документам
Закон прямо разрешает не исполнять неправомерные акты и требования налоговых органов (подп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Основания для отказа
- Требование направлено вне рамок проверок, но в нем не указали конкретную сделку: нет реквизитов договора, контрагентов, периода.
- Запрос в рамках камеральной проверки не соответствует перечню из статьи 88 НК РФ: например, требуют документы, которые не связаны с заявленным убытком или льготой.
- Запрашивают документы за период, срок хранения которых по закону истек: например, в 2026 году истекает срок хранения годовой декларации по налогу на прибыль за 2021 год.
- Требование содержит просьбу предоставить информацию, которой не существует в принципе например, запрашивают «аналитические справки» или «внутренние отчеты», которые не являются обязательными документами учета.
Важно
Игнорировать запрос нельзя. Следует подготовить официальный письменный ответ.
Как подготовить ответ. Укажите в нем номер и дату полученного требования. Обозначьте причину отказа. При этом ссылайтесь на нормы НК РФ, а при необходимости и на судебную практику. Изложите свою правовую позицию подробно. Это подтвердит добросовестность компании и создаст дополнительную защиту, если налоговая попытается оспорить отказ и наложить штраф.
За недостоверные сведения в документах, которые запросили налоговики, могут оштрафовать и даже привлечь к уголовной ответственности. Узнайте об этом подробнее из статьи экспертов КонсультантПлюс.
Как правильно дать доступ к электронным документам: технические аспекты
Учитывайте следующие особенности.
- Форматы файлов. ФНС устанавливает конкретные требования к тому, в каком виде и нужно отправлять документы PDF или PDF-A для сканированных копий, XML для формализованных документов. Соблюдайте их, а также правила объединения, архивации и ограничения по объему.
- Электронная подпись. Пакет документов подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) налогоплательщика или его представителя. Без нее документы не имеют юридической силы.
- Протоколы приема. После отправки сохраните протокол приема или подтверждение о доставке. Это докажет, что вы исполнили требование.
Важно
Регулярно проверяйте личный кабинет налогоплательщика. Там могут появиться новые требования.
Чтобы защитить конфиденциальность при предоставлении доступа к электронным документам, работайте только с проверенными системами электронного документооборота. У них должны быть сертификаты ФСТЭК России и ФСБ, которые подтверждают соответствие требованиям о защите данных. Также важно, чтобы в система фиксировала журнал действий и позволяла гибко настраивать роли: кто может просматривать, редактировать или удалять документы. Это повышает безопасность и поможет в случае споров.
Как оспорить неправомерное требование ФНС
Если вы получили требование, которое считаете незаконным, а инспекция настаивает на его исполнении или уже выписала штраф, действуйте по такой схеме.
Досудебное обжалование. Подайте жалобу в вышестоящий налоговый орган — УФНС по региону или в центральный аппарат ФНС. Обоснуйте свою позицию: укажите, в чем неправомерность требования, сошлитесь на нормы НК РФ и судебную практику.
Судебное оспаривание. Если вышестоящий орган отказал, обращайтесь в арбитражный суд. Для этого нужна тщательная доказательная база: копии требований, писем, протоколов, актов, ссылки на НК РФ и судебные акты. В суде налоговый орган обязан доказывать правомерность своего запроса.
Пример
Суд признал незаконным запрос документов по всем сделкам с контрагентом без конкретики (Постановление АС Центрального округа от 24.04.2017 по делу № А14-14883/2015).
Рекомендую также:
- регулярно проверять почту, электронную почту и личный кабинет налогоплательщика;
- действовать спокойно и последовательно — даже если в штате нет юриста, лучше консультироваться со сторонним специалистом в случае сомнений;
- сохранять все полученные требования, отправленные письма, уведомления и протоколы — они пригодятся в случае спора;
- строго соблюдать установленные в требовании сроки или своевременно направлять ходатайства об их продлении.
