Больше контента и возможностей будет доступно после авторизации

Кадровые документы в 2024 году: проверьте, всё ли у вас есть

13.02.244.9K

Законодательство не определяет единый перечень кадровых документов, но это совсем не означает, что этих документов у работодателя может не быть. Мы собрали для вас обязательный перечень и разбили его на несколько разделов для удобства. Список полностью актуален.

Эксперт по трудовому законодательству, более 7 лет опыта ведения семинаров по привлечению иностранцев и совместительству

  • 40.5K просмотров
  • 5 подписчиков
  • 42 материала

Индивидуальные кадровые документы

К индивидуальным кадровым документам можно отнести трудовые договоры, допсоглашения к ним, приказы, трудовые книжки, документы воинского учета и пр.

Трудовые договоры

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор с работником

Дополнительные соглашения к трудовым договорам

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другую должность

Согласие работника на обработку персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

Согласие работника на обработку его персональных данных

Приказы по кадрам

Речь идет о приказах об увольнении, переводе, дисциплинарном взыскании, отпуске, командировке и др. Так, приказ об увольнении следует оформлять в день увольнения или раньше. Ознакомить с ним работника нужно не позднее дня увольнения. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Приказ об увольнении работника. Унифицированная форма № Т-8

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (выговора) за отсутствие на рабочем месте менее четырех часов без уважительных причин

Карточка воинского учета (форма № 10)

В организациях для воинского учета призывников и военнообязанных используется карточка гражданина, подлежащего воинскому учету в организации. Их заполняют на основании удостоверения призывника, военного билета военнообязанного.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету в организации

Трудовые книжки

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной, кроме случаев, когда в соответствии с ТК РФ трудовая книжка на работника не ведется.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Сведения о трудовой деятельности

Вы обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в период работы по заявлению работника и при увольнении. Если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде, то указанные сведения можете не предоставлять.

Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем при увольнении (форма СТД-Р)

Расчетный листок

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.

Расчетный листок работника организации

Обязательные локальные акты

Здесь мы собрали обязательные кадровые ЛНА, такие как ПВТР, положение об оплате труда и премировании, положение о защите и обработке персональных данных работников и пр.

Правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР регламентирует в соответствии с ТК РФ порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Положения об оплате труда и премировании

Если соответствующих условий нет в ПВТР, такой локальный нормативный акт устанавливает применяемые в организации системы оплаты труда, является подтверждением обоснованности выплаты или невыплаты премий, доплат, надбавок стимулирующего характера при условии, что ПФТР содержит положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии.
Положение об оплате труда работников

Положение об оплате труда и премировании (повременно-премиальная система оплаты труда)

Положение об обработке и защите персональных данных работников

Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Положение об обработке и защите персональных данных работников (иных лиц)

Положение о системе управления охраной труда

Локальный нормативный акт, устанавливающий структуру и порядок функционирования СУОТ, должен утвердить каждый работодатель.

Положение о системе управления охраной труда в организации

Инструкции по охране труда

Инструкцию по охране труда для работника следует разрабатывать исходя из его должности или профессии, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы. Инструкцию нужно поддерживать в актуальном состоянии.

Инструкция по охране труда для офисного работника {КонсультантПлюс}

Положение о порядке рассмотрения и учета микроповреждений (микротравм) работников

Закон предусматривает обязанность работодателя по учету и рассмотрению обстоятельств и причин получения работником микроповреждения.

Приказ об утверждении положения о порядке рассмотрения и учета микроповреждений (микротравм) работнико

График отпусков

Его надо составить и утвердить не позднее 17 декабря текущего года на наступающий год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков. Унифицированная форма № Т-7

График сменности

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

График сменности водителей

Другие кадровые документы

Сюда мы собрали остальные обязательные кадровые документы: табель учета рабочего времени, штатное расписание, журналы инструктажей и пр.

Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Табель учета рабочего времени. Метод сплошного заполнения. Унифицированная форма № Т-13

Штатное расписание

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Штатное расписание организации, включающее ее обособленные подразделения. Унифицированная форма № Т-3

Журналы регистрации инструктажей по охране труда и программы их проведения

Инструктажи по ОТ: вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой. Работодатель определяет порядок проведения и регистрации инструктажей.

Журнал регистрации проведения вводного инструктажа по охране труда

Журнал регистрации проведения инструктажа по охране труда на рабочем месте

Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда

Программа вводного инструктажа по охране труда

Программа первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте

Программа проведения целевого инструктажа по охране труда

Книга учета движения трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Подключайте бота «Что делать Если»

Присылает материалы и трансляции от экспертов, на которые подписались, а также отслеживает изменения в темах, которые вы поставили на контроль.
Бонус: стикерпаки для бухгалтера и юриста.

Подключить