ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЧЕМ ОН ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БУМАЖНОГО?
Ответ: Электронный документ (ЭД) – это документ в электронном формате, пригодный для восприятия человеком и который может быть передан по электронным каналам связи.
КАКИЕ ТИПЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ БЫВАЮТ?
Ответ: В общем случае ЭД бывают двух типов: формализованные и неформализованные.
Формализованные документы – ЭД, составленные в формате, распознаваемом программными средствами всех участников электронного обмена без участия человека. Это могут быть счета, товарные накладные, счета-фактуры и прочие. При этом электронный формат некоторых документов утверждён законодательно и не может быть изменён (счета-фактуры), у других – только рекомендован к использованию (ТОРГ-12, акт сдачи-приёмки работ).
Неформализованные документы – простые скан-копии бумажного документа. Распознавание таких документов возможно только с участием человека.
ЗАЧЕМ НУЖНА ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ (ЭП) И КАК ЕЁ ПОЛУЧИТЬ?
Ответ: Электронная подпись необходима для заверения подлинности отправляемого ЭД.
При этом необходимо знать, что для электронного обмена с контрагентами формализованными документами необходима так называемая усиленная квалифицированная электронная подпись. Такая подпись выдаётся аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ) и защищена от подделки и взлома. С такой подписью УЦ выдаёт также квалифицированный сертификат.
ЭП может выдать любой удостоверяющий центр, имеющий соответствующую лицензию Минкомсвязи РФ. Это все УЦ, которые занимаются отправкой электронной отчётности в контролирующие органы – Калуга Астрал, Такском, Тензор, Контур и прочие.
Также необходимо знать, что любой ЭД, подписанный усиленной квалифицированной ЭП, всегда признаётся равнозначным бумажному документу, подписанному и заверенному печатью организации. Это следует из Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».
ПРИНИМАЮТСЯ ЛИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ РАСХОДОВ В ЦЕЛЯХ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ?
Ответ: Да, принимаются. Согласно письму ФНС России № ГД-4-3/1984@ от 06.02.2014 учётные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы организации. При этом необходима усиленная квалифицированная ЭП.
КАК РАБОТАЕТ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?
Ответ: Рассмотрим работу ЭДО на примере отправки счёта-фактуры (рис. 1).
Рис. 1
На первый взгляд данная схема кажется сложной, но необходимо понимать, что отправка и приём служебных сообщений (извещения о получении, подтверждения об отправке) происходит автоматически и обычно занимает считанные секунды.
Пользователю надо только подписать ЭП необходимый документ и отправить его контрагенту (или своевременно принять, проверить и подписать документ, полученный через ЭДО).
МОЖНО ЛИ ФОРМИРОВАТЬ И ОТПРАВЛЯТЬ ЭД «ЗАДНИМ ЧИСЛОМ»?
Ответ: Датой ЭД считается дата принятия документа удостоверяющим центром. Таким образом, выписка и отправка ЭД «задним числом» невозможна.
Однако закон предусматривает возможность исправления электронного счёта-фактуры, выписанного в предыдущем периоде, если декларация по НДС за указанный период ещё не сдана в контролирующий орган. Таким образом, отпадает необходимость сдавать исправленную декларацию по НДС.
КАКУЮ СИСТЕМУ ЭДО УДОБНЕЕ НАСТРОИТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ?
Ответ: В принципе организация может воспользоваться любой из представленных на рынке систем электронного документооборота.
При выборе систем желательно руководствоваться несколькими факторами:
- наличием той или иной системы ЭДО у контрагентов. Единообразие систем у контрагентов значительно упрощает обмен ЭД;
- программой ведения учёта. Если в организации стоит программа семейства «1С:Предприятие 8», то логичнее воспользоваться сервисом 1С-ЭДО, уже встроенного в такую программу (об этом ниже).
В ЧЁМ ПРЕИМУЩЕСТВА СЕРВИСА 1С-ЭДО?
Ответ: 1С-ЭДО – сервис электронного документооборота, встроенный в большинство программ семейства «1С:Предприятие 8». Основными преимуществами 1С-ЭДО является:
- отправка ЭД из программы «1С»: нет необходимости заниматься выгрузкой/загрузкой ЭД в систему ЭДО и обратно, документы проще проверить в своей учётной программе (рис. 2);
- ведение журнала ЭД непосредственно в программе «1С»: пользователь всегда может видеть состояние электронного документооборота с контрагентами;
- низкая стоимость отправки одного пакета ЭД (счёт, накладная, счёт-фактура): в рамках подписки ИТС ПРОФ 100 пакетов документов можно отправить бесплатно. Отправка каждого последующего пакета документов обойдётся организации всего в 10 рублей;
- приём всех входящих пакетов ЭД бесплатно;
- в систему 1С-ЭДО входят несколько удостоверяющих центров (Калуга Астрал, Такском, Корус), и этот список планируется расширять: нет необходимости настраивать отдельный роуминг между этими удостоверяющими центрами.
Рис. 2
МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЕРВИС 1С-ЭДО С ДРУГИМИ УЧЁТНЫМИ СИСТЕМАМИ?
Ответ: Да, можно. Для этого необходимо установить программу «1С:КлиентЭДО» на базе «1С:Предприятие 8» и выгружать в неё документы, необходимые для отправки.
«1С:КлиентЭДО» также будет вести журнал электронных документов.
ЧТО ТАКОЕ РОУМИНГ ЭД И ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?
Ответ: Роуминг электронных документов используется при обмене ЭД между организациями, которые подключены к различным системам ЭДО разных удостоверяющих центров.
В этом случае обмен ЭД усложняется: в обмене ЭД и служебной информацией участвует уже два УЦ. Такой обмен возможен, только если между УЦ есть соответствующее соглашение и настроен сам роуминг.
Немаловажно понимать, что стоимость отправки пакета ЭД при роуминге будет выше, чем при его отсутствии.
В случае отсутствия роуминга ЭД организация для обмена ЭД с разными контрагентами вынуждена использовать несколько систем ЭДО.
НУЖНО ЛИ ЗАКЛЮЧАТЬ СОГЛАШЕНИЕ ОБ ОБМЕНЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТОМ?
Ответ: Если организации обмениваются электронными документами, используя усиленную квалифицированную ЭП, то необязательно.
Другими словами, если при обмене использовать ЭП, которая используется для сдачи отчётности, то никаких дополнительных соглашений не надо.
Естественно, по желанию контрагентов такое соглашение может быть заключено в любом случае.
МОЖНО ЛИ НАСТРОИТЬ ЭДО САМОСТОЯТЕЛЬНО?
Ответ: Конечно, можно.
Однако в связи с тем, что настройка ЭДО требует выполнения нескольких квалифицированных действий (получение и настройка ЭП, настройка параметров ЭДО в учётной программе, при необходимости – настройка обмена данными), лучше воспользоваться квалифицированной помощью специалистов.
Надеемся, эта информация окажется полезной в вашей работе! Желаем лёгкого перехода на ЭДО и удачного его использования.
