Шаг 1. Убедитесь, что командировка не запрещена
Некоторые категории сотрудников не подлежат направлению в командировки. Согласно ТК РФ направлять в командировку запрещено:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних, за исключением случаев, когда это связано с их профессиональной деятельностью. Например, для спортсменов или работников, которые указаны в перечне, утвержденном Распоряжением Правительства РФ от 04.07.2023 № 1777-р.
Перед оформлением командировки обязательно проверьте, не попадает ли сотрудник в указанные категории.
Шаг 2. Подготовьте необходимые документы
Основным документом для оформления командировки является приказ работодателя. Приказ должен содержать всю ключевую информацию: цели поездки, сроки, место командирования и название организации.
Важно
Служебное задание или командировочное удостоверение больше необязательны, их оформление вы можете закрепить в локальных нормативных актах компании.
Чтобы оставаться в курсе изменений, подписывайтесь на наш телеграм-канал. В нем публикуем новости и материалы, которые выходят в Что делать Комьюнити.
Шаг 3. Выплатите своевременно денежные средства
Еще до начала поездки работнику необходимо предоставить аванс. Законодательно сроки предоставления аванса не установлены, но на практике это лучше сделать за несколько рабочих дней до поездки. В аванс должны входить предстоящие расходы на проезд, проживание, суточные и прочие командировочные траты.
Во время командировки сотруднику положены суточные и средняя зарплата за каждый рабочий день. Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 рублей для поездок внутри России и 2500 рублей ― за границу. Если сумма суточных будет превышать упомянутые необлагаемые пределы, налоговики могут задать дополнительные вопросы. Размер суточных компания может устанавливать индивидуально, закрепив это внутренними локальными нормативными актами. Если сотрудник переходит из одной командировки в другую в тот же день, рекомендуем учитывать данный день как один для расчета суточных.
Работу в выходные или праздничные дни в командировке оплачивайте в повышенном размере.
Важно
Если в период командировки сотрудник заболел, за дни больничного выплачивается пособие, а не средний заработок.
Больше о суточных читайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, берите пробный на два дня. Это бесплатно.
Шаг 4. Соберите документы для авансового отчета
По возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить авансовый отчет. На это ему дается три рабочих дня. К отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие расходы:
- при поездке на поезде ― распечатка электронного билета;
- для авиаперелетов необходим бумажный или электронный посадочный талон вместе с билетом;
- для такси ― кассовый чек;
- при использовании личного автомобиля ― путевой лист, чеки на топливо, служебная записка;
- за проживание в гостинице — счет, кассовый чек или квитанция;
- за арендованное жилье — договор аренды и платежный документ.
Чтобы без ошибок оформить авансовый отчет, читайте статью Как составить авансовый отчет в 2025 году.
Шаг 5. Учтите расходы в бухучете
Все расходы на командировку записывайте соответствующими проводками. Стандартная проводка для учета затрат:
Дебет 26 (44) — Кредит 71 (60)
По данной проводке учитывайте расходы на проезд, проживание, суточные и любые другие затраты по командировке.
Еще больше о командировках рассказали эксперты в материалах КонсультантПлюс
Как оформить командировку работника
Командировка: оформление и расчеты с работником
