АСТ ГОЗ

В ходе внедрения программы у заказчика мы автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией и настроили виды входящих, исходящих и внутренних документов. Благодаря этому существенно сократилось время обработки корреспонденции.

Чтобы оптимизировать работу с документами, мы выявили, структурировали и адаптировали под работу в системе электронного документооборота бизнес-процессы заказчика:

• 1. Закупочную деятельность
• 2. Договорную деятельность
• 3. Обработку служебных записок
• 4. Обработку кадровых документов
• 5. Обработку приказов по общей деятельности
• 6. Обработку входящей и исходящей документации

Чтобы сотрудникам были доступны только нужные им разделы, в системе настроили двухуровневое ограничение прав пользователей:

• 1. По области деятельности (например, кадровые документы видят только кадровик, бухгалтер и генеральный директор);
• 2. По документам, с которыми работают сотрудники: документ видит только автор, генеральный директор и те пользователи, которые исполняют задачи и бизнес-процессы, связанные с документом).

Настроили роли исполнителей в системе. Благодаря этому можно адресовать задачи не каждому пользователю, а ролям, которые они исполняют (это особенно удобно, если одну задачу могут исполнять несколько сотрудников одного отдела. При этом их зарплата формируется в зависимости от количества исполненных задач из пула задач отдела). Настроили номенклатуру дел и внесли в систему шаблоны файлов предприятия, а также автоматизировали заполнение некоторых шаблонов файлов. Это позволяет быстро находить и заполнять нужные формы, а также оптимально распределять рабочие задачи и очерёдность работы с документами.

Широкие возможности аналитики позволяют оценивать исполнительскую дисциплину сотрудников в разных разрезах; Создали библиотеку файлов отделов с ограничением доступа по отделам. Это упорядочивает работу с файлами. Использование встроенной почты системы электронного документооборота - СЭД (аналог Microsoft Outlook) существенно ускоряет работу секретаря, т.к. все письма на общий электронный ящик предприятия сразу попадают в СЭД. Таким же образом с общего электронного ящика отсылается исходящая почта. На форуме с возможностью ограничения видимости обсуждений каждой группе пользователей доступны только те обсуждения, которые им нужны.