Москва Медиа
Обследование бизнес-процессов документооборота. Разработка методики отражения системы документооборота в конфигурации 1С:Документооборот.
Москва Медиа
Информационно-познавательный круглосуточный федеральный телеканал. Создан правительством Москвы по инициативе мэра города Москвы Сергея Собянина и президента РФ Владимира Путина. Канал входит в объединённый холдинг московских СМИ «Москва Медиа».
Задачи Клиента
Автоматизация самых напряжённых участков документооборота. Разгрузка Общего отдела, сотрудников компании в необходимости бумажного согласования и сбора подписей на документах.
Внедрение программного продукта
- 1С:Документооборот КОРП
Описание внедрения
Основная задача, которая стояла перед перед нашей командой, – это автоматизация документооборота. Для компании заказчика этот вопрос имел исключительное значение, так как от него во многом зависела эффективность протекания бизнес-процессов. Из-за специфических особенностей деятельности «Москва Медиа» некоторые документы не подлежали исправлениям. Например, эфирный план составлялся заранее и после согласования не мог быть дополнен или исправлен. Поэтому чёткий и отлаженный процесс обмена и согласования документов имел принципиальное значение для полноценной жизнедеятельности организации.
Второй момент, который нужно было учитывать при работе с «Москва Медиа», – это работа с внешними организациями. Бизнес-модель компании построена на работе со множеством рекламодателей, в числе которых крупные компании, федеральные и региональные системы власти, а также частные лица. Подходы к оформлению договоров сильно различаются. В зависимости от вида клиента отличалась и система согласования договоров.
До начала работ нашей компании процесс работы с документооборотом выглядел следующим образом.
• Ручное согласование документов.
• Отсутствие контроля за документом.
• Потеря документов как внутри компании, так и у контрагентов.
• Руководители подразделений не отслеживали деятельность подчинённых сотрудников в полном объёме.
• Взаимосвязь между отделами, не найти виноватых.
• Сроки всегда «вчерашние».
Таким образом, существовали следующие процессы, которые нужно было автоматизировать.
- Доходные договоры.
- Согласование и учёт договоров с контрагентами в зависимости от вида закупки (один или несколько поставщиков).
- Согласование доп. соглашений по договорам.
- Большой объём служебных записок.
В результате взаимодействия было выполнено:
Автоматизированы следующие функции:
• описаны бизнес-процессы по всем ключевым внутренним документам
организации;
• настройка прав пользователей по принадлежности к проекту.
Что получили
1. Процесс документооборота по разным объектам был упорядочен.
2. После внедрения уменьшился в разы срок обработки документов.
3. Уменьшился объём бумажных носителей.
4. Разработана система классификации внутренних документов по статьям финансирования, источникам финансирования, способов проведения закупки и т. д.
5. Чёткий протокол прохождения согласования того или иного документа.
6. Система была доработана с учётом пожеланий клиента по принципу
максимального отображения всей необходимой информации в окне
задачи.
200
Количество часов работы специалиста
