Академия акварели и изящных искусств Сергея Андрияки
Внедрение системы электронного документооборота на технологической платформе 1С:Документооборот ПРОФ
Академия акварели и изящных искусств Сергея Андрияки
Высшее художественное учебное заведение нового типа, не имеющее аналогов не только в России, но и за рубежом. Академия готовит художников широкого профиля, работающих в различных техниках и жанрах.
Задачи Клиента
- Создание единого информационного поля учёта и управления бизнес-процессами
- Обеспечение автоматизированного управления процессами документооборота
- Обеспечение безбумажного обмена документами и поручениями
Внедрение программного продукта
- 1С:Документооборот 8 ПРОФ
Описание внедрения
Заказчик поставил перед нами задачу внедрить 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Данная потребность была обусловлена желанием сократить время на обработку и подписание документов, а также желанием сократить количество бумажных носителей, тем самым ускорить и оптимизировать бизнес-процессы организации.
Основные цели проекта
- 1. Создание единого информационного поля учёта и управления бизнес-процессами, применение единообразных подходов к работе с документами, обеспечение качества и эффективности исполнения документов, а также обеспечение обмена данными в электронном виде между подразделениями учреждения.
- 2. Обеспечение автоматизированного управления процессами документооборота, делопроизводства, архивного дела, а также контроля исполнительской дисциплины в соответствии с основными положениями нормативных документов.
- 3. Обеспечение безбумажного обмена документами и поручениями между подразделениями учреждения и их сотрудниками.
- 4. Создание единого электронного хранилища документов, предоставляющего следующие возможности:
- а) обеспечение для сотрудников подразделений учреждения доступа к документам с разграничением прав доступа;
- б) гибкие инструменты поиска информации.
- 5. Создание инструментов сбора статистики и отчётности по документам.
В рамках внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ предусмотрены следующие роли (пользователи):
- Ректор
- Проректоры
- Руководители структурных подразделений
- Учёный секретарь
- Сотрудник отдела
- Делопроизводитель
- Администратор
Общее количество АРМ – 30, но предусмотрена возможность увеличения до 200, чтобы охватить всех сотрудников академии.
В ходе внедрения были выполнены следующие основные (ключевые) параметрические настройки 1С:Документооборот 8 ПРОФ:
- 1. Общие настройки
- 2. Права доступа
- 3. Делопроизводство
- 4. Работа с файлами
- 5. Процессы и задачи
В рамках внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ предусмотрены следующие роли (пользователи):
- Служебная записка
- Приказы/распоряжения
- Протокол
На каждый вид документа предусмотрен соответствующий шаблон печатной формы.
В системе реализованы следующие виды входящих документов:
- Приказ
- Информационное письмо
- Письмо
- Распоряжение
- Телефонограмма
- Претензия
- Запрос
- Переписка с правоохранительными органами
В системе реализованы следующие виды исходящих документов:
- Ответ на запрос
- Претензия
- Справка
- Уведомление
- Письмо
- Просьба об оказании содействия, предоставлении чего-либо
Во всех видах исходящих документов предусмотрена следующая аналитика:
- Рекомендуемый способ доставки (выбор из справочника: лично, курьер, СДЭК, почта, заказное, заказное с уведомлением)
- Желаемый срок доставки (дата)
- Уровень срочности (низкий, средний, высокий) – выбор из справочника
- Планируемый срок возврата документа от получателя (дата)
В ходе внедрения выполнена настройка эскалации по следующему правилу:
- По всем процессам при невыполнении задачи более трёх рабочих дней задача перенаправляется вышестоящему руководителю.
- По всем комплексным процессам при положительном результате согласования или утверждения задача ознакомления закрывается автоматически.
Для внутренних и исходящих документов выполнена настройка шаблонов в соответствии с видами документов в формате *.docx и *.xslх:
- Письмо
- Приказ
- Протокол
- Распоряжение
- Служебная записка
- Заявка
В системе используются типовые шаблоны процессов и дополнительные процессы до 15. Настройка дополнительных процессов производится без использования конфигуратора.
100
Количество часов работы специалиста
