spetskomplekt logo

Академия акварели и изящных искусств Сергея Андрияки

Внедрение системы электронного документооборота на технологической платформе 1С:Документооборот ПРОФ

spetskomplekt img

Академия акварели и изящных искусств Сергея Андрияки

Высшее художественное учебное заведение нового типа, не имеющее аналогов не только в России, но и за рубежом. Академия готовит художников широкого профиля, работающих в различных техниках и жанрах.

tasks

Задачи Клиента

  • Создание единого информационного поля учёта и управления бизнес-процессами
  • Обеспечение автоматизированного управления процессами документооборота
  • Обеспечение безбумажного обмена документами и поручениями

1c-icon

Внедрение программного продукта

  • 1С:Документооборот 8 ПРОФ

Описание внедрения

Заказчик поставил перед нами задачу внедрить 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Данная потребность была обусловлена желанием сократить время на обработку и подписание документов, а также желанием сократить количество бумажных носителей, тем самым ускорить и оптимизировать бизнес-процессы организации.

Основные цели проекта

  1. 1. Создание единого информационного поля учёта и управления бизнес-процессами, применение единообразных подходов к работе с документами, обеспечение качества и эффективности исполнения документов, а также обеспечение обмена данными в электронном виде между подразделениями учреждения.
  2. 2. Обеспечение автоматизированного управления процессами документооборота, делопроизводства, архивного дела, а также контроля исполнительской дисциплины в соответствии с основными положениями нормативных документов.
  3. 3. Обеспечение безбумажного обмена документами и поручениями между подразделениями учреждения и их сотрудниками.
  4. 4. Создание единого электронного хранилища документов, предоставляющего следующие возможности:
    • а) обеспечение для сотрудников подразделений учреждения доступа к документам с разграничением прав доступа;
    • б) гибкие инструменты поиска информации.
  5. 5. Создание инструментов сбора статистики и отчётности по документам.

В рамках внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ предусмотрены следующие роли (пользователи):

  • Ректор
  • Проректоры
  • Руководители структурных подразделений
  • Учёный секретарь
  • Сотрудник отдела
  • Делопроизводитель
  • Администратор

Общее количество АРМ – 30, но предусмотрена возможность увеличения до 200, чтобы охватить всех сотрудников академии.

В ходе внедрения были выполнены следующие основные (ключевые) параметрические настройки 1С:Документооборот 8 ПРОФ:

  1. 1. Общие настройки
  2. 2. Права доступа
  3. 3. Делопроизводство
  4. 4. Работа с файлами
  5. 5. Процессы и задачи

В рамках внедрения 1С:Документооборот 8 ПРОФ предусмотрены следующие роли (пользователи):

  • Служебная записка
  • Приказы/распоряжения
  • Протокол

На каждый вид документа предусмотрен соответствующий шаблон печатной формы.
В системе реализованы следующие виды входящих документов:

  • Приказ
  • Информационное письмо
  • Письмо
  • Распоряжение
  • Телефонограмма
  • Претензия
  • Запрос
  • Переписка с правоохранительными органами

В системе реализованы следующие виды исходящих документов:

  • Ответ на запрос
  • Претензия
  • Справка
  • Уведомление
  • Письмо
  • Просьба об оказании содействия, предоставлении чего-либо

Во всех видах исходящих документов предусмотрена следующая аналитика:

  • Рекомендуемый способ доставки (выбор из справочника: лично, курьер, СДЭК, почта, заказное, заказное с уведомлением)
  • Желаемый срок доставки (дата)
  • Уровень срочности (низкий, средний, высокий) – выбор из справочника
  • Планируемый срок возврата документа от получателя (дата)

В ходе внедрения выполнена настройка эскалации по следующему правилу:

  • По всем процессам при невыполнении задачи более трёх рабочих дней задача перенаправляется вышестоящему руководителю.
  • По всем комплексным процессам при положительном результате согласования или утверждения задача ознакомления закрывается автоматически.

Для внутренних и исходящих документов выполнена настройка шаблонов в соответствии с видами документов в формате *.docx и *.xslх:

  • Письмо
  • Приказ
  • Протокол
  • Распоряжение
  • Служебная записка
  • Заявка

В системе используются типовые шаблоны процессов и дополнительные процессы до 15. Настройка дополнительных процессов производится без использования конфигуратора.

sandglass

100
Количество часов работы специалиста

Закажите расчёт своего проекта

Имя обязательно
Телефон обязателен
Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email