Как заполнить и представить в СФР сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1

Привычную форму СЗВ-ТД с 2023 года видоизменили и включили в состав ЕФС-1. Теперь это подраздел 1.1 подраздела 1 данной формы. Как его заполнить и в чем особенность договоров ГПХ ‒ рассказали в статье.

Готовый образец любого отчета – в КонсультантПлюс

Какие договоры ГПД включать в отчет

С 2023 года форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 нужно заполнять не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляют страховые взносы. Это договоры на выполнение работ, услуг, авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физического лица, подавать сведения не нужно.

По договорам ГПХ, заключенным в 2022 году, отчет нужно подать только об окончании договоров. О заключении сведения подавать не нужно. Сведения, что договор ГПХ заключили в 2022 году, будут получены по данным отчета СЗВ-СТАЖ за 2022 год.

Скачивайте образцы договоров ГПХ для вашего случая

В какие сроки подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают в сроки из таблицы ниже.

Как заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1

Для представления подраздела 1.1 в СФР нужно обязательно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1. Данные вносите на основании договоров, приказов и других кадровых документов (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Подраздел 1

Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике, таких как СНИЛС, ИНН, Ф.И.О., дата рождения, нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к Постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

• код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ»;
• код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1

Графа 1 таблицы. Укажите номер записи каждого кадрового мероприятия и каждого договора ГПХ. Нумерация сквозная, номера проставляйте в порядке возрастания без пропусков и повторений (п. 4.2 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 2 таблицы. Укажите дату кадрового мероприятия, начала периода работы по договору ГПХ или окончания периода работы по договору ГПХ. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.3 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 3 таблицы. Отразите соответствующее мероприятие. Пользуйтесь таблицей:

Графа 4 таблицы. Эту графу заполняйте только в отношении зарегистрированных лиц, которые работают, в том числе по договорам ГПХ, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (п. 4.5 Порядка заполнения ЕФС-1). Внесите соответствующий код.

Графа 5 таблицы. Запись о наименовании трудовой функции, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы. Заполните согласно штатному расписанию. Графу 5 не заполняйте при заключении договора ГПХ.

Графа 6 таблицы. Внесите код выполняемой функции по правилам п. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1.

Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности, виду трудовой деятельности. Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи – XXXX.X. Код включает:

• код наименования группы занятий в ОКЗ – первые четыре знака;
• контрольное число – пятый знак.

Графа 6 обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

По словам представителей ПФР, в графе «Код выполняемой функции» необходимо отразить цифровой пятизначный код рода занятий по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). При этом в отношении исполнителей по ГПД нужно указать дополнительно буквенный код изтаблицы:

Графа 7 таблицы. Укажите необходимый код причины увольнения из Классификатора параметров, а также без каких-либо сокращений причину прекращения трудового договора согласно положениям ТК РФ или другого федерального закона.

При прекращении договора ГПХ графу 7 не заполняйте (п. 4.8 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 8 таблицы. Укажите название документа-основания, подтверждающего оформление, прекращение трудовых отношений – приема, перевода, приостановления, увольнения и т. д. Это может быть приказ, распоряжение или другой ваш документ. Если вы заключаете или прекращаете договор ГПХ, то напишите его наименование (п. 4.9 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 9 таблицы. Отразите дату документа в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.10 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 10 таблицы. Внесите номер приказа, распоряжения, другого документа или номер договора ГПХ. Знак «№» не указывайте (п. 4.11 Порядка заполнения ЕФС-1).

Графа 11 таблицы. Заполните, если нужно отменить запись в ранее предоставленных сведениях о трудовой, иной деятельности по зарегистрированному лицу. В этом случае подайте подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. В графе 11 проставьте знак «X» (п. 4.12 Порядка заполнения ЕФС-1).

Если нужно исправить предоставленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, отмените ранее поданные сведения по п. 4.12 Порядка заполнения ЕФС-1. В следующей строке приведите скорректированные сведения (п. 4.13 Порядка заполнения ЕФС-1).

Перед подачей сведений в бумажном виде проверьте, что необходимые данные заполнены печатными буквами, отсутствуют помарки, исправления и какие-либо сокращения. Учтите, что исправлять ошибки с помощью корректирующего или аналогичного средства также не допускается. Сведения должны быть внесены чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета или при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка заполнения ЕФС-1).

Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ 2022 года

Графа 1 – номер записи по порядку.

Графа 2 – дата окончания периода работы по договору ГПХ.

Графа 3 – сведения о мероприятии «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Графа 4 – код РКС или МКС, если исполнитель работает на Крайнем Севере или приравненным к ним районам.

Графа 5 – не заполняйте, она исполнителей по ГПД не касается совсем.

Графа 6 – код выполняемой функции по ОКЗ.

При необходимости ищите должность, обязанности по которой аналогичны работам или услугам исполнителя. Например, если вы заказывали у исполнителя разработку сайта, то используйте код по должности «Веб-программист».

После кода ОКЗ в графе 6 укажите код договора:

ДГПХ – договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).

ДАВТ – договор авторского заказа.

ДОИП – договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

ИЗЛД – издательский лицензионный договор.

ЛДПИ – лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Графа 7 – не заполняйте.

Графа 8 – укажите наименование договора ГПХ. Например, «Договор подряда».

Графа 9 – дата прекращения договора ГПХ в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 10 – номер договора ГПХ, знак «№» не указывайте.

Куда и как подать отчет

Представлять новую форму нужно в территориальные органы объединенного СФР. Порядок представления для ЕФС-1 сохраняется тот же. Подать ее в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

Ответственность за нарушение порядка и сроков представления в СФР подраздела 1.1 ЕФС-1

За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности или представление неполных, недостоверных сведений грозит штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Если эти нарушения допустили по работникам ГПХ, возможен дополнительный штраф на организацию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ст. 15.33.2 КоАП РФ, ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

За непредставление сведений в электронной форме, когда такая форма обязательна, предусмотрен штраф 1 000 рублей (п. 2 ст. 8, ст. 17 Закона о персонифицированном учете).

Дополнительная информация:

Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1)

Готовое решение: Формы и сроки представления отчетности по персонифицированному учету, в том числе ЕФС-1, за периоды начиная с 1 января 2023 г.

Типовая ситуация: ЕФС-1: как заполнить и сдать

Обзор: ЕФС-1: на какие важные моменты обратить внимание бухгалтеру и кадровику

Типовая ситуация: Как корректировать СЗВ-ТД и подраздел 1.1 ЕФС-1

Вопрос:

Нужно ли в сведения о трудовой деятельности включать информацию о заключении с работником договора ГПХ в 2022 году?

Ответ:

Нет, в этом случае включите в сведения о трудовой деятельности только информацию об окончании договора ГПХ. Сведения о заключении договора ГПХ СФР узнает из СЗВ-СТАЖ за 2022 год.

Вопрос:

Как заполнить графу 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 на работника по договору ГПХ?

Ответ:

В графе 6 необходимо указать код выполняемой функции по ОКЗ и буквенный код договора. Например: 7121.8, ДГПХ.

Вопрос:

Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности?

Ответ:

Если ошибка допущена до 01.01.2023, необходимо подать корректировку СЗВ-ТД. Если ошибка произошла в периоде с 01.01.2023, то необходимо подать корректировку подраздела 1.1 ЕФС-1.

В обоих случаях исправление производится одинаково: из первоначальной формы перенесите только запись, подлежащую исправлению, и поставьте признак отмены, а в следующую строку внесите верные данные.