Как начислить отпускные и когда понадобится перерасчет?

С уходом лета пора отпусков позади. Но это не означает, что сотрудники не уходят в отпуск в осеннее время.  В статье ‒ важные моменты, которые нужно учесть, когда начисляете отпускные.

В какой момент начислять отпускные?

Бухгалтерия начисляет отпускные на основании приказа руководителя об отпуске работника. Когда приказ попадает в бухгалтерию, бухгалтер рассчитывает оплату отпуска и проводит начисление отпускных.

Рекомендуем дату начисления отпускных увязывать со сроками для выплаты отпускных.

Это связано с тем, что бухгалтерские проводки по начислению работникам сумм и по удержанию налогов делают раньше сроков для выплаты отпускных, установленных ТК РФ (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).  Соответственно, начислить отпускные в бухгалтерском учете нужно раньше, чем произойдет выплата, или хотя бы не позже.

Как рассчитать отпускные?

Отпускные считайте по правилам из Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы») (далее ‒ Положение). Чтобы рассчитать отпускные, воспользуйтесь формулами ниже.

Сумма для оплаты отпуска в календарных днях (п. 9 Положения)

Сумма для оплаты отпуска в рабочих днях (п. 9 Положения)

Подробнее о расчете отпускных ‒ в Готовом решении: Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}.

Рассчитать сумму или проверить расчет помогут калькуляторы:

Расчет отпускных ‒ 2022: онлайн-калькулятор (glavkniga.ru)

Отпускной стаж: калькулятор (glavkniga.ru)

Ситуация: Как работнику проверить расчет отпускных? (Электронный журнал «Азбука права», 2022) {КонсультантПлюс}

В какой срок оплатить отпускные?

Оплатите отпуск не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Роструд считает, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях. Если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, оплата отпуска производится накануне этого дня. Также в Письме Роструд отмечает, что ТК РФ не запрещает выплатить отпускные раньше (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

В каких случаях пересчитать выплаченные отпускные?

Есть пять случаев, когда необходимо пересчитать отпускные.

Случай 1. Изменился оклад, МРОТ (когда носит массовый характер). Перерасчет делают, если (п. 16 Положения):

- повышение произошло после расчетного периода до наступления отпуска. Повышается средний заработок за расчетный период;

- повышение произошло в период отпуска. Часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

Случай 2. Работника отозвали из отпуска. Часть отпуска, которую работник не отгулял, предоставляют по выбору работника в удобное для него время. Срок ‒ в течение текущего рабочего года. Другой вариант – присоединить оставшуюся часть к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125, ч. 2 ст. 252 ТК РФ). Работнику, которого отозвали из отпуска, начислят зарплату со дня досрочного выхода на работу.  Поэтому, чтобы избежать излишне начисленных сумм, отпускные удобнее пересчитать.

Случай 3. После начисления отпускных выплатили годовую премию. Когда считают средний заработок, учитывают вознаграждение по итогам годовой работы, другие вознаграждения, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Следовательно, если отпускные рассчитали без учета годовой премии, после ее начисления сумму следует пересчитать.

Случай 4. Работник заболел во время отпуска. В этой ситуации отпуск нужно перенести, а отпускные пересчитать  (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Случай 5. В расчете ошибка. Если изначально отпускные посчитали с ошибкой, нужно сделать перерасчет.

Подробнее о том, как пересчитать отпускные, читайте в материалах КонсультантПлюс:

Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет переплаченных отпускных? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет недоплаченных отпускных? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

Выводы

Дата начисления отпускных в бухгалтерском учете должна быть ранее срока выплаты отпускных, который установлен ТК РФ.

Для оплаты отпусков, установленных в календарных днях, и для отпусков, предоставляемых в рабочих днях, средний заработок рассчитывают по-разному.

Пересчитать отпускные необходимо только в определенных случаях.

Вопрос:

Сразу после отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет (или до 3 лет) сотрудница написала заявление на ежегодный отпуск. Каков расчетный период?

Ответ:

В данном случае замените его на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет (п. 6 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972).