Когда изменение фамилии работника необходимо отразить в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ?

Ответ эксперта

Вопрос:

Наша работница сменила фамилию. Когда это изменение нужно учесть при заполнении форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, чтобы избежать претензий со стороны Пенсионного фонда?

Ответ:

Новую фамилию указывайте в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ только после того, как ПФР отразит её на индивидуальном лицевом счёте (ИЛС) работницы.

Пока сведения о новой фамилии на ИЛС не отразятся, продолжайте указывать в отчётах старую фамилию работницы, даже если в паспорте у неё уже новая. Иначе сведения о работнице из этих отчётов ПФР может не принять из-за несовпадения данных в отчёте с данными на ИЛС. Подробности – в обосновании.

Обоснование:

Новую фамилию работника нужно указывать в формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ только после того, как ПФР отразит её на ИЛС работника. Ведь Ф.И.О. работника в указанных формах должны совпадать с данными в документе о регистрации в системе персонифицированного учёта (форма АДИ-РЕГ), а тот в свою очередь формируется на основании сведений, хранящихся на ИЛС.

Это следует из пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учёте, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учёта, п. п. 2, 3 Порядка, утверждённого Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Пока сведения о новой фамилии на ИЛС не отразятся, продолжайте указывать в отчётах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ старую фамилию работника, даже если в паспорте у него уже новая. Иначе сведения о работнике из этих отчётов ПФР может не принять из-за несовпадения данных в отчёте с данными на ИЛС (ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 38 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, таблица 7 формата отчёта СЗВ-М, утв. Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п, п. 4.1, таблица 44 Приложения 6 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п).

Чтобы внести данные о новой фамилии работника на его ИЛС, нужно подать заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2, утверждённой Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п. Подать это заявление работник может сам либо через вас как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учёта, п. 18 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).

Проверить по СНИЛС, какая фамилия в системе персонифицированного учёта значится у работника на данный момент, можно на сайте ПФР в "кабинете страхователя" https://es.pfrf.ru/.

Данные, которые вы правомерно подавали на работника в ПФР по старой фамилии (то есть до того, как новую внесли на его ИЛС), после её смены корректировать не нужно.

Что делать отделу кадров при смене фамилии работником? Ответ на этот вопрос найдёте в готовом решении.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»