Что будет, если не утвердить обязательные ЛНА
Если обязательных локальных актов нет — это не просто пробел в документации, а прямой риск. ГИТ и Роскомнадзор при проверке в первую очередь запрашивают именно кадровую документацию. Если ее нет, штраф неизбежен. За что именно штрафуют и на сколько, показал в таблице.
Штрафы за отсутствие обязательных ЛНА
| Локальный акт | Размер штрафа за отсутствие (руб.) |
|---|---|
Правила внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда График отпусков Другие ЛНА, кроме тех, что ниже | Должностные лица: от 1 000 до 5 000 Организации: от 30 000 до 50 000 Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| ЛНА по охране труда: положения о СУОТ, инструкции, программы инструктажей | Должностные лица: от 2 000 до 5 000 Организации: от 50 000 до 80 000 Ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ |
| Регламенты обработки персональных данных | Должностные лица: от 4 000 до 6 000 Организации: от 40 000 до 60 000 Напомню, что если не отправляли уведомление в Роскомнадзор и вас нет в реестре операторов, могут наложить штраф до 300 000 |
Чем еще рискует работодатель, у которого нет обязательных ЛНА. Кроме штрафов, работодатель теряет рычаг воздействия на недобросовестных работников. Например, не получится уволить за прогул, если не установлен режим работы и не ведется учет рабочего времени. Также сложно будет взыскать ущерб с работника и отстоять свою позицию в суде, если есть трудовой спор.
Какие ЛНА обязательны и как их оформить: пошаговый алгоритм
Чтобы понимать, какие локальные документы критически важны, действуйте по следующему алгоритму.
Шаг 1. Утвердите ЛНА, которые обязательны для всех работодателей. Независимо от численности, сферы деятельности и системы налогообложения, каждая организация должна иметь определенные документы. Показал их в таблице.
Обязательные локальные акты
| Локальный акт | Что важно |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Устанавливают порядок приема и увольнения, режим работы, права и обязанности сторон. Этот документ напрямую связан с учетом рабочего времени (ст. 189 ТК РФ) |
| Положение об оплате труда | Определяет, в каком размере вы платите зарплату работниками и в какие сроки, какие есть доплаты и надбавки (ст. 135 ТК РФ) |
| Положение о персональных данных | Определяет, как вы обрабатываете, храните и защищаете персональные данные работников (ст. 86 ТК РФ, федеральный закон № 152-ФЗ) |
| Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) | Обязательно для производственных компаний (ст. 214 ТК РФ) |
| Инструкции по охране труда | Разработайте для каждой должности и вида работ (ст. 212 ТК РФ) |
| График отпусков | Утверждайте ежегодно не позднее чем за две недели до конца календарного года (ст. 123 ТК РФ) |
Шаг 2. Определите, какие ЛНА нужны в зависимости от специфики деятельности. Собрал в таблицу случаи, когда нужно принять дополнительные локальные акты.
Когда нужны дополнительные локальные акты и какие
| Ситуация | Какой акт принять |
|---|---|
| Есть сотрудники с вредными или опасными условиями труда | Положение о проведении медосмотров, если не включено в положение о СУОТ |
| Применяете вахтовый метод работы | Положение о вахтовом методе |
| Направляете работников в командировки | Положение о командировках |
| Установлен ненормированный рабочий день | Перечень должностей (может быть приложением к ПВТР) |
| Установлен сменный режим работы | График сменности |
| Применяете сдельную оплату труда | Раздел в положении об оплате труда |
| Ведете электронное кадровое делопроизводство | Положение об электронном документообороте |
| Есть работники, для которых обязательна стажировка, например на работах повышенной опасности | Положение о стажировке |
| Происходят микротравмы | Положение о расследовании и учете микротравм |
Шаг 3. Разработайте ЛНА с учетом требований законодательства. Используйте примерные формы и типовые ситуации из КонсультантПлюс — они уже учитывают последние изменения. Показал их в блоке «Какие документы нужны».
Если в организации есть профсоюз, некоторые ЛНА нужно принимать с учетом его мотивированного мнения (ст. 372 ТК РФ).
Шаг 4. Утвердите ЛНА приказом руководителя. Издайте приказ об утверждении документа или его новой редакции. В приказе укажите дату введения в действие. Если утверждаете ЛНА как самостоятельный документ, на титульном листе проставьте гриф утверждения с подписью руководителя.
Шаг 5. Ознакомьте работников с ЛНА под подпись. Сделайте это до того, как работник подписал трудовой договор. Используйте лист ознакомления, журнал или вкладку в трудовой договор. Отказ работника от ознакомления фиксируйте актом (ст. 68 ТК РФ).
Какие документы нужны
Подобрал для вас папку документов из КонсультантПлюс, которая поможет реализовать решение на практике. Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, это не преграда — оформляйте пробный доступ на два дня бесплатно.
Образец заполнения правил внутреннего трудового распорядка
СкачатьДокументы с готовыми алгоритмами и решениями
- Локальный нормативный акт: понятие, виды, принятие, ознакомление.Здесь найдете полное определение ЛНА, перечень обязательных для всех работодателей документов, примеры приказов об утверждении и изменении ЛНА, а также образец листа ознакомления. Материал объясняет, какие документы относятся к ЛНА, а какие (приказы о приеме, увольнении) нет и как правильно вводить ЛНА в действие.
- Путеводитель по кадровым вопросам.Проверка деятельности организации. Это подробный перечень видов кадровых документов, которые должна иметь организация, включая ЛНА, с указанием сроков хранения и оснований для издания. Здесь вы найдете информацию о личных карточках работников, штатном расписании, табеле и других формах.
- Правила внутреннего трудового распорядка: как составить, утвердить, изменить.Готовый образец ПВТР с разделами о режиме работы, правах и обязанностях, ответственности, а также приказы об утверждении и внесении изменений.
- Охрана труда: основные документы и обязанности работодателя и работника.Содержит примеры положения о СУОТ, инструкций по охране труда, приказов о назначении ответственного, а также перечень обязательных журналов.
- Обработка персональных данных работников: требования, документы, штрафы.Образец положения о защите персональных данных, приказы о назначении ответственного, согласие на обработку данных и обязательство о неразглашении.
- Положения об оплате труда и премировании: как составить, утвердить, изменить.Варианты положений (повременная и сдельная оплата, с премиями или без), а также примеры уведомлений и приказов об изменении.
- График отпусков: как составить, утвердить, изменить.Образец графика отпусков, приказы о составлении и утверждении, лист ознакомления, выписка из графика.
- Командировка: общие правила.Готовое положение о командировках с порядком оформления и возмещения расходов, приказы об утверждении и изменении, уведомление и согласие на командировку.
- Вахтовый метод: особенности, учет рабочего времени и оплата.Положение о вахтовом методе, график работы на вахте, образцы заполнения табеля.
- Микротравмы на производстве: учет и расследование.Положение о расследовании и учете микротравм, форма справки и журнала учета.
Формы и образцы
- Образец заполнения правил внутреннего трудового распорядка.Внутри примерный текст ПВТР, который можно взять за основу. Включены все обязательные разделы: порядок приема и увольнения, права и обязанности, режим работы, время отдыха, поощрения и взыскания. В образце учтены все требования ТК РФ, и его легко можно адаптировать под себя.
Готовая папка КонсультантПлюс со всеми документами
Какие инструменты нужны
Разбираться с трудными и нестандартными задачами быстрее и проще всего с КонсультантПлюс. Многие продукты и материалы уникальны, попробуйте сами бесплатно. Заказывайте пробный доступ , а наша команда поможет внедрить инструменты в работу.
Пока я писал этот материал, использовал следующие инструменты.
ИИ-помощник КонсультантПлюс
Написал запрос простыми словами: «Какие ЛНА обязательны для ООО» — и получил готовый ответ с перечнем документов. В ответе ИИ-помощника есть ссылки на нормативные акты, можно сразу перейти в КонсультантПлюс и всё проверить. А еще все запросы остаются в закрытом контуре, никакие данные в сеть не попадут.
Типовые ситуации
Это практические материалы с ответами на часто возникающие вопросы. В них даны четкие алгоритмы действий, основанные на законодательстве и позициях госорганов. Например, в Типовой ситуации «Локальный нормативный акт: понятие, виды, принятие, ознакомление» я нашел не только перечень обязательных ЛНА, но и готовые формулировки для приказов об утверждении, а также образец листа ознакомления. Типовые ситуации по охране труда, персональных данных, командировкам позволяют сразу взять готовый проект документа и адаптировать его под свою организацию.
Путеводители
Путеводитель по кадровым вопросам — это систематизированный сборник всей информации по теме. В разделе «Обязательные документы» я нашел детальный перечень кадровой документации, включая правила ведения книги движения трудовых книжек и образцы трудовых договоров, приказов, сроки их хранения, ссылки на нормативные акты и практические примеры. Это незаменимый помощник при построении системы кадрового делопроизводства и организации учета рабочего времени.
Конструктор документов
С его помощью можно быстро сформировать готовый ЛНА: вы выбираете нужные разделы, конструктор подставляет актуальные формулировки, а на выходе получаете документ, соответствующий всем требованиям. Особенно полезно для сложных документов: положения об оплате труда, правил аттестации рабочих мест или о вахтовом методе. Конструктор автоматически учтет последние изменения в законодательстве.
