Какими способами можно защитить данные компании
В первую очередь нужно разобраться, какую именно информацию вы хотите защитить. Закон защищает конфиденциальную информацию. Рассмотрим, что именно к ней относится.
Многие ошибочно полагают, что конфиденциальная информация и коммерческая тайна — это синонимы. И это неудивительно: даже документы, запрещающие разглашение каких-либо сведений, часто называют соглашениями о конфиденциальности. На самом деле конфиденциальная информация гораздо шире, чем коммерческая тайна.
Конфиденциальная информация — это любые данные, доступ к которым ограничен законом. Это значит, что просто так использовать или распространять конфиденциальную информацию нельзя. Например, к такой тайне относятся персональные данные, гостайна и другие тайны, которые защищает закон.
Коммерческая тайна — это разновидность конфиденциальной информации, которая важна для бизнеса. Она помогает компании развиваться, зарабатывать больше, побеждать в конкурентной борьбе. Для введения режима коммерческой тайны в компании нужно совершить алгоритм действий по закону о коммерческой тайне.
Важно
Закон не дает готового списка того, что можно считать коммерческой тайной. Каждая организация сама решает, какие сведения стоит защищать, в зависимости от специфики и стратегических приоритетов. Например, коммерческой тайной могут быть:
Закон не дает готового списка того, что можно считать коммерческой тайной. Каждая организация сама решает, какие сведения стоит защищать, в зависимости от специфики и стратегических приоритетов. Например, коммерческой тайной могут быть:
- список партнеров и поставщиков;
- база клиентов с контактами и историей сделок;
- правила формирования цен и скидок;
- внутренние регламенты по ведению переговоров;
- технологии, маркетинговые стратегии и т. д.
Отдельно выделю такой вид информации, как секрет производства (ноу-хау). С одной стороны, такую информацию закон защищает, даже если компания не ввела режим коммерческой тайны. Но, если режима нет, нужно предпринимать какие-то другие меры для защиты такой информации. Проще воспользоваться алгоритмом действий из закона и ввести режим коммерческой тайны в отношении ноу-хау (п. 144 Постановления Пленума ВС РФ от 23.04.2019 № 10).
Как защитить данные через введение режима коммерческой тайны
Защитить важные данные в компании можно с помощью режима коммерческой тайны. Как ввести такой режим, прописано в статьях 10–11 закона о коммерческой тайне. Перевела эти нормы в понятный алгоритм.
Шаг 1. Разработайте положение о коммерческой тайне в организации.
Положение определяет все нюансы работы с такими данными, в том числе:
- как сотрудники должны работать с информацией, относящейся к коммерческой тайне;
- какие меры безопасности должны соблюдать;
- как передавать такие сведения партнерам и контрагентам.
Если документа нет, это значит, что режим коммерческой тайны не введен. Даже если прописать условие о конфиденциальности в соглашении с контрагентами или трудовом договоре, оно не будет иметь юридической силы.
Чтобы положение о коммерческой тайне соответствовало требованиям закона, включите в него пять ключевых разделов:
- Правила внутреннего использования. Четко определите, какие именно сведения в вашей организации относятся к этой категории.
- Меры защиты и порядок хранения. Опишите, как и где хранятся электронные базы и бумажные носители и как именно вы защищаете информацию: шифрование, разграничение прав доступа, видеонаблюдение и т. д.
- Правила внутреннего использования. Пропишите, как сотрудники могут работать с информацией, а также установите четкие ограничения: например, запрет передавать свои учетные данные, использовать корпоративные данные в личных целях, копировать информацию на флэшки и внешние диски без разрешения.
- Порядок передачи третьим лицам. Регламентируйте, в каких случаях и кому можно передавать конфиденциальные сведения. Предусмотрите механизм контроля, например ведите специальный журнал учета. Фиксируйте в нем дату, получателя, перечень переданных данных и основание для передачи.
Обратите внимание на срок действия положения. По умолчанию оно бессрочное, это самый простой и безопасный вариант. Можно установить и конкретный срок, но тогда нужно обязательно следить, когда он заканчивается. Если срок прошел, а вы его не продлили, режим коммерческой тайны перестает действовать. В этом случае никого не получится наказать за разглашение информации.
Шаг 2. Объясните сотрудникам правила работы с конфиденциальной информацией.
Чтобы работник не разглашал конфиденциальную информацию, его нужно:
- Ознакомить с положением о коммерческой тайне. Порядок ознакомления такой же, как для обычного локального акта. Например, через лист ознакомления.
- Включите в трудовой договор условие о неразглашении коммерческой тайны.
- Заключите с работником соглашение о конфиденциальности.
- Обеспечьте условия для соблюдения режима коммерческой тайны: закупите сейфы и замки, защитите данные паролями и специальными программами и т. п.
Если все шаги соблюдены, работника можно наказать за разглашение конфиденциальной информации. Например:
- Объявить замечание или выговор;
- Уволить по специальному основанию (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- Привлечь к материальной ответственности, если работодатель понес реальный ущерб.
Но при этом нельзя:
- Оштрафовать работника за разглашение коммерческой тайны, в том числе после увольнения;
- Взыскать с него убытки в виде упущенной выгоды. Например, если менеджер по продажам ушел с клиентской базой, передал ее конкурентам и продажи компании снизились.
Все эти меры запрещает ТК РФ.
Шаг 3. Урегулируйте порядок передачи конфиденциальной информации с контрагентами.
Чтобы защитить информацию при передаче контрагентам:
- Заключите с контрагентом соответствующее соглашение. Это может быть отдельный документ, например соглашение о конфиденциальности. Альтернативный вариант: пункт в договоре с прямым запретом на разглашение;
- Приложите к документу копию положения о коммерческой тайне, которое действует в вашей компании.
Однозначно пропишите в документе, как можно использовать информацию. Например, что контрагент применяет сведения исключительно для исполнения договора и не может использовать для получения собственной прибыли. Риск в том, что контрагент может и не передавать информацию, а использовать в личных целях. Например, взять вашу технологию производства. Такое условие убережет от потерь.
Установите ответственность за каждое нарушение, можно в виде штрафа. Сумма штрафа не ограничена. Например, суд взыскал с компании штраф в размере 1 млн рублей за использование конфиденциальной информации в личных целях (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.11.2021 № Ф08-11986/2021 по делу № А53-380/2021). Но слишком большую сумму штрафа суд может уменьшить по статье 333 ГК РФ.
Укажите срок действия соглашения. Закон не ограничивает выбор, подойдет любой период. Не рекомендую привязывать его к сроку договора: договор может закончиться, а информация останется ценной.
Шаг 4. Наносите на материальные носители гриф «Коммерческая тайна».
Если конфиденциальная информация передается на материальных носителях, на них обязательно должен быть проставлен гриф «Коммерческая тайна» — это прямое требование статьи 10 закона о коммерческой тайне.
Гриф для юрлиц должен содержать:
- Полное наименование компании, как в учредительных документах;
- Место нахождения: юридический адрес организации;
- Слова «Коммерческая тайна».
Дополнительно можно включить и другие сведения, например срок действия режима коммерческой тайны.
Оформление грифа зависит от формата документа, например:
- Для бумажных документов удобно оставить штамп с полным текстом грифа;
- Для электронных и печатных версий можно включить гриф в реквизиты документа.
Какие документы нужны
Разобраться, как правильно ввести режим коммерческой тайны, и учесть все нюансы помогут материалы КонсультантПлюс. Собрала для вас папку, скачивайте и пользуйтесь. Если у вас нет доступа — не преграда. Предоставим доступ на два дня бесплатно.
Форма положения о конфиденциальной информации (коммерческой тайне)
СкачатьДокументы с готовыми алгоритмами и решениями
- Как организации защитить конфиденциальную информацию
- Что относится к конфиденциальной информации (охраняемой законом тайне)
Подборки судебной практики
- Позиции судов по спорным вопросам. Коммерческая тайна
- Позиции судов по спорным вопросам. Режим коммерческой тайны (конфиденциальности)
- Позиции судов по спорным вопросам. Коммерческая тайна (конфиденциальная информация)
Формы и образцы
- Форма с комментариями о рисках: Соглашение о конфиденциальности с работником, защищающее интересы работодателя (образец заполнения)
- Форма с комментариями о рисках: Общее соглашение о конфиденциальности, защищающее интересы стороны, передающей информацию (образец заполнения)
Готовая папка КонсультантПлюс со всеми документами
Какие инструменты нужны
Разбираться с трудными и нестандартными задачами быстрее и проще всего с КонсультантПлюс. Многие продукты и материалы уникальны, попробуйте сами бесплатно. Заказывайте пробный доступ , а наша команда поможет внедрить инструменты в работу.
Например, пока я писала это решение, использовала следующие материалы:
ИИ-помощник КонсультантПлюс
Написала запрос простыми словами и получила готовый ответ. В ответе ИИ-помощника есть ссылки на нормативные документы, можно сразу перейти в КонсультантПлюс и всё проверить. А еще все запросы остаются в закрытом контуре, никакие данные в сеть не попадут.
Готовые решения
Помогут упростить работу по защите данных в компании. В каждом документе — исчерпывающая информация по конкретному вопросу: что относится к конфиденциальной информации, как ввести режим коммерческой тайны в компании, как составить документы для взаимодействия с работниками и контрагентами. Вся информация полностью соответствует актуальным нормам закона и позициям судов.
Позиции судов по спорным вопросам. Коммерческая тайна
Дадут понимание, как правила из закона можно применить на практике. Узнаете, какие позиции занимают суды по спорным вопросам в сфере защиты конфиденциальной информации. Например:
- достаточно ли закрепить режим конфиденциальности в уставе;
- в каких случаях положение о коммерческой тайне утверждает директор, а в каких — участники общества;
- как правильно проставить гриф «Коммерческая тайна», чтобы он соответствовал закону.
Каждый материал — это структурированный разбор реальных проблемных ситуаций плюс готовые правовые ориентиры, которые сразу можно применять на практике.
Формы с комментариями о рисках для договорной работы
В экспертных материалах собраны выверенные формы договоров, соглашений, актов и других документов. Вы быстро найдете эффективные шаблоны соглашений о конфиденциальности — отдельно для сотрудников и деловых партнеров. К каждому шаблону прилагаются полезные примечания, предупреждения о рисках и готовые безопасные формулировки. Просто внедрите эти документы в работу и будьте уверены в защите ваших данных.
Конструктор договоров
Конструктор подберет безопасные формулировки и учтет все требования законодательства для вашей конкретной ситуации. Выбирайте условия из готовых блоков и комбинируйте их. Так вы получите один из сотен возможных вариантов договора. Легко добавьте пункт о конфиденциальности в основной договор или оформите отдельное соглашение, будь то партнерские договоренности или внутренние правила для сотрудников.
