Что меняется с 1 сентября 2026 года
Ключевые транспортные документы станут электронными и появятся в ГИС ЭПД. К ним относятся ЭТрН (электронная транспортная накладная) и ЭПД (электронный перевозочный документ). Это:
- автомобильная транспортная накладная;
- железнодорожные и авиационные грузовые накладные;
- заказы/заявки на перевозку;
- экспедиторские документы.
Что будет, если не перейти на ЭДО
Если вы должны внедрить ЭДО, но проигнорировали его — это прямой путь к финансовым потерям и операционному хаосу. С 1 сентября 2026 года ФНС получит полный доступ к данным из ГИС ЭПД, и проверки станут неизбежными.
Покажу основные риски, которые возникают, если не подготовиться.
Налоговые доначисления. Налоговая признает расходы на перевозку неподтвержденными, если в цепочке ЭПД не будет вашего экземпляра. Затраты по налогу на прибыль снимут, а в вычете НДС откажут.
Блокировка логистики. Если ваш контрагент (поставщик или покупатель) уже перешел на ЭПД, а вы — нет, то вы не сможете принять или отгрузить товар. Перевозчик не завершит рейс в системе без вашего подтверждения, что приведет к простою транспорта и срыву сроков.
Административные штрафы. Если ЭТрН обязательна, но ее нет, компанию оштрафуют по статье 12.3 КоАП РФ. Штрафы могут суммироваться за каждый выявленный случай.
Когда к вам придут с проверкой
ЭДО в перевозках станет обязанностью с 1 сентября, но сразу проверки не начнутся. Сначала ФНС проведет автоматизированный контроль: система сопоставит данные от всех участников перевозки. От вас потребуют представить пояснения, если:
1) в данных от вашего контрагента-перевозчика будет фигурировать ЭТрН, а у вас в учете — бумажная;
2) в цепочке участников хотя бы один обязан использовать ЭПД, а вы — нет;
3) вы заявите вычет по НДС по услугам перевозки, но в ГИС ЭПД не будет зафиксировано соответствующих электронных документов.
Своевременный переход — это не только безопасность, но и ускорение бизнес-процессов: согласование документов за минуты вместо дней, прозрачность логистики и снижение затрат на бумагу и архивы.
Как понять, нужно ли вам перейти на ЭДО в перевозках
По общему правилу ЭДО применяют грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы и другие участники перевозок, если их операции требуют оформления перевозочных документов.
Чтобы понять, обязаны ли вы с 1 сентября работать в перевозках по ЭДО, разработала для вас алгоритм.
Шаг 1. Проверьте статус вашей компании.
Ключевой вопрос: «Мы сами возим грузы своим транспортом или нанимаем сторонних перевозчиков?»
| Как работает компания | Что делать |
|---|---|
| Если у вас есть собственный или арендованный транспорт, на котором вы доставляете товары своим покупателям | Ваша компания обязана перейти на ЭТрН с 1 сентября 2026 года. Вы выступаете в роли грузоотправителя (или грузополучателя при возврате/перемещении по договору перевозки) |
| У вас нет своего транспорта, и вы всегда нанимаете сторонние транспортные компании для доставки товаров от поставщика к вам или от вас к покупателю | Формально ваша компания не обязана переходить на ЭТрН в качестве самостоятельного участника. Это должны сделать перевозчик и грузоотправитель. Однако вы должны быть готовы к взаимодействию |
Шаг 2. Проанализируйте цепочку поставок.
Даже если у вас нет своего транспорта, обязанность по ведению ЭДО может коснуться вас косвенно:
- если вы отгружаете товар покупателю через транспортную компанию, вы обязаны оформить ЭТрН как грузоотправитель;
- если ваш поставщик доставляет вам товар наемным транспортом, оформить ЭТрН должны поставщик и транспортная компания.
Важно
Если ваш поставщик или покупатель уже сейчас переходит на ЭТрН (добровольно или принудительно), он не сможет отгрузить/принять товар без электронного документа. Вам придется стать участником информационного обмена, чтобы получить свой экземпляр накладной для оприходования товара.
Если ваш поставщик или покупатель уже сейчас переходит на ЭТрН (добровольно или принудительно), он не сможет отгрузить/принять товар без электронного документа. Вам придется стать участником информационного обмена, чтобы получить свой экземпляр накладной для оприходования товара.
Шаг 3. Определите круг ваших документов, которые будут электронными.
С 1 сентября 2026 года станут электронными в обязательном порядке следующие перевозочные документы:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- путевой лист;
- сопроводительная ведомость;
- договор фрахтования.
Шаг 4. Определите, есть ли исключения, которые позволяют вам составить документы на бумаге.
Минтранс определил три исключения, когда бумажная накладная допустима:
- перевозки специальных грузов;
- сделки с участием иностранных контрагентов;
- перевозки для личных нужд граждан.
Что сделать бухгалтерии прямо сейчас: чек-лист
Если вы понимаете, что переход на ЭДО в перевозках неизбежен, советую готовиться уже сейчас.
1. Проведите аудит логистики. Соберите данные:
- какой объем перевозок осуществляете собственным транспортом;
- какие договоры с ТК действуют;
- кто из ключевых контрагентов уже использует ЭПД.
2. Выберите оператора ИС ЭПД. Информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) работает через аккредитованных операторов. Вам нужно выбрать одного из них для работы, например «Калуга Астрал», «СБИС», «Линк-сервис» и др.
3. Обеспечьте УКЭП. Убедитесь, что у логистов, бухгалтеров и других ответственных сотрудников есть действующие усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП).
4. Обновите учетную политику и договоры. В учетной политике пропишите, какие перевозочные документы оформляете в электронном виде. В договоры с контрагентами внесите пункты о том, что вы используете ЭПД и обмениваетесь ими через выбранного оператора.
5. Настройте интеграцию. Организуйте обмен данными между системой оператора ЭПД и вашей учетной системой — 1С, SAP и др. Так электронные документы будут автоматически попадать в бухгалтерию для отражения в учете.
6. Обучите сотрудников. Проведите инструктаж для логистов, менеджеров по продажам/закупкам и бухгалтеров по новым правилам работы с ЭТрН.
Какие документы нужны
Подобрала для вас папку документов из КонсультантПлюс, которая поможет реализовать решение на практике. Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, это не преграда — оформляйте пробный на два дня бесплатно.
Образец заполнения транспортной накладной
СкачатьДокументы с готовыми алгоритмами и решениями
- Как перейти на электронные транспортные накладные при перевозках с 1 сентября 2026 года
- Как заполнить электронную транспортную накладную
- О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами?
Формы и образцы
- Образец заполнения транспортной накладной
Готовая папка КонсультантПлюс со всеми документами
Какие инструменты нужны
Разбираться с трудными и нестандартными задачами быстрее и удобнее всего с КонсультантПлюс. Многие продукты и материалы уникальны, попробуйте сами бесплатно. Заказывайте пробный доступ, а наша команда поможет внедрить инструменты в работу.
Пока я писала этот материал, использовала следующие инструменты:
ИИ-помощник
Самым первым инструментом всегда ставим ИИ-помощник КонсультантПлюс. Написала запрос простыми словами и получила готовый ответ. В ответе ИИ-помощника есть ссылки на нормативные документы, можно сразу перейти в КонсультантПлюс и всё проверить. А еще все запросы остаются в закрытом контуре, никакие данные в сеть не попадут.
Готовые решения
Пошаговые инструкции для конкретных ситуаций.
Позиции судов и ведомств
Помогли быстро сверить позиции ведомств по спорным вопросам оформления титулов грузополучателя и рискам по налогу на прибыль.
Формы и образцы
Подробные инструкции, как оформить и заполнить формы.
