Основные требования к внутреннему контролю
Согласно Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если её бухгалтерская (финансовая) отчётность подлежит обязательному аудиту, то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности (за исключением случаев, когда её руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учёта на себя).
Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объёме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчётности организации.
Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансово-хозяйственной деятельности общества:
- cт. 85 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
- ст. 47 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Требования, предусмотренные данными федеральными законами, необходимо соблюдать.
Минфин РФ разработал общие рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской отчётности1.
В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:
а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчётности;
в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учёта.
Элементы внутреннего контроля
Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:
а) контрольная среда;
б) оценка рисков;
в) процедуры внутреннего контроля;
г) информация и коммуникация;
д) оценка внутреннего контроля.
Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создаёт надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.
Коммуникация как элемент внутреннего контроля – это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля. Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлён о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведённой ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.
Постановка контроля за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации. Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны – ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий. Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно её члены будут независимыми ревизорами.
Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности. Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др. Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своём финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своём финансовом положении2.
#ATTENTION#
Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:
а) документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учёта на основе первичных учётных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчётность существенных оценочных значений исключительно на основе расчётов);
б) проверка оформления первичных учётных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учёту.
в) санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию.
г) сверка данных;
д) разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;
е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
ж) надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учётных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчётности;
з) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).
В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.
Документирование внутреннего контроля
Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учёта).
Применительно к ведению бухгалтерского учёта, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчётности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учётная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведётся бухгалтерский учёт, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учёта.
Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчётности, должностные инструкции.
Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость её обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации.
Организация внутреннего контроля
Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов её деятельности, особенностей её системы управления.
При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:
а) внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех её подразделениях;
б) в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;
в) полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.
Внутренний контроль, как правило, осуществляют:
а) органы управления организации;
б) ревизионная комиссия (ревизор);
в) главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учёта;
г) внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);
д) специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;
е) другой персонал и подразделения организации.
При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности.
Приведём пример документального оформления порядка распределения полномочий и функций при организации внутреннего контроля в организации.
Утверждаю
Генеральный директор (директор) ООО «ВЕКТОР»
ПОЛОЖЕНИЕ О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ПОЛНОМОЧИЙ И ФУНКЦИЙ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
ООО «ВЕКТОР»
Совет директоров* ООО «Вектор»:
- устанавливает общие принципы и требования к внутреннему контролю;
- утверждает стандарты, методики организации и осуществления внутреннего контроля на уровне организации в целом;
- принимает решения по повышению эффективности внутреннего контроля;
- наблюдает за процессом обеспечения соблюдения законодательства и кодекса делового поведения (этики) организации.
Ревизионная комиссия (ревизор) ООО «Вектор»:
- наблюдает за эффективностью внутреннего контроля, независимостью службы внутреннего контроля;
- анализирует отчёты организации о состоянии внутреннего контроля.
Генеральный директор (директор) ООО «Вектор»:
- отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни;
- отвечает за ведение бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в целом;
- проводит регулярные встречи с руководителями подразделений организации для рассмотрения существенных рисков, проблем внутреннего контроля и соответствующих планов;
- анализирует результаты и качество выполнения разработанных руководителями подразделений организации мероприятий (корректирующих шагов) по совершенствованию внутреннего контроля;
- рассматривает случаи злоупотреблений и оценивает адекватность принятых руководителями подразделений мер по предупреждению таких случаев.
Главный бухгалтер отвечает за организацию и осуществление внутреннего контроля ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности.
#FOOTNOTE#
Руководители подразделений и иной персонал ООО «Вектор» в соответствии со своими полномочиями и функциями, определёнными должностными инструкциями и Положением о документообороте (графиком документооборота):
- проводят оценку рисков;
- составляют и обновляют документацию, являющуюся составной частью Положения о внутреннем контроле организации;
- осуществляют внутренний контроль в соответствии с установленным порядком;
- осуществляют оценку внутреннего контроля.
___________________________
Совет директоров может быть учреждён в обществе независимо от того, состоит ли в обществе один-единственный участник или в обществе состоит большее количество участников.
