Готовимся к зиме и новому календарному году (кадровику)

 6 Ноября 2014
Фото: Синицына Юлия
Распечатать

Вместе с зимой приближается наступление нового календарного года. Под новый год принято подводить итоги года уходящего и готовиться к следующему. Что необходимо сделать в связи с этим кадровику?

Согласовать и утвердить график отпусков. Не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года необходимо определить очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ). Для этого собираем у работников необходимую информацию и сводим её в график. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченном на то лицом.

Утвердить новое штатное расписание и фонд оплаты труда. Законом не установлены сроки утверждения штатного расписания. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения, то к началу нового календарного года для удобства утверждается новое расписание. Оно неразрывно связано с установлением фонда оплаты труда на новый календарный год.

Составить номенклатуру дел на предстоящий календарный год. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. На предстоящий календарный год Номенклатура дел организаций составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (п. 3.4.6 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Провести проверку кадровых документов на предмет хранения. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Подробную информацию об указанных перечнях, а также о сроках хранения документов вы можете узнать в СПС КонсультантПлюс из справочной информации «Сроки хранения документов организаций». Поэтому архивируем документы за предыдущий год и проверяем уже заархивированные документы на предмет истечения сроков хранения.

Что ещё рекомендуется сделать? Специалисты по кадрам также проверяют верное заполнение трудовых книжек, наличие всех трудовых договоров, приказов и другой необходимой кадровой документации на сотрудников, сверяют соответствие локальных нормативных актов действующему законодательству и формируют журналы учёта на новый календарный год. Не лишним будет провести анализ текучести кадров, одной из целей которого является поиск ответа на вопрос: почему в этом календарном году увольнялись работники?

Готовимся к изменениям в 2015 году. С 01.01.2015 года по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения). Именно оригинал трудовой книжки, а не её копию. Ранее такой обязанности не было. Работник, в свою очередь, обязан вернуть её работодателю не позднее трёх рабочих дней со дня её получения в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение) (ст. 62 ТК РФ в ред. Федерального закона от 21.07.2014 № 216-ФЗ).

Подпишитесь на Новости Правоweek
Неверный Email

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Телефон редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email