Готовим офис к зиме

 6 Ноября 2014
Фото: Антаненкова Елена
Распечатать

#RECOMMEND#

Микроклимат на рабочем месте – это важно

Когда температура за окном снижается, нередко и внутри помещений становится достаточно зябко. Официально можно говорить о наступлении холодного периода года, как только среднесуточная температура наружного воздуха установится равной +10 °C и ниже1.

В соответствии с п. 4.2 СанПиН 2.2.4.548-96 показатели микроклимата должны обеспечивать сохранение теплового баланса человека с окружающей средой и поддержание оптимального или допустимого теплового состояния организма. Показателями, характеризующими микроклимат в производственных помещениях, являются в том числе температура воздуха и скорость его движения2.

В силу ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить условия труда на каждом рабочем месте, соответствующие требованиям охраны труда, а каждый работник имеет право на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда3.

Сотрудники в офисе, как правило, сидят, и их работа сопровождается незначительным физическим напряжением (интенсивность энерготрат до 120 ккал/ч). Поэтому для данной категории работ в холодный период оптимальная температура помещений должна составлять +22 - +24 °C, а допустимая +20 °C4. Если температурный режим на рабочем месте сотрудников офиса нарушен, то продолжительность их работы не может превышать: при +19 °C - 7 часов, при +18 °C - 6 часов и т. д., при +13 °C - 1 час.

Таким образом, чтобы офисные работники могли работать полный рабочий день и не мерзнуть, работодатели обязаны привести их рабочие места в соответствие с требованиями к микроклимату, предусмотренными санитарными правилами.

Если из окон дует….

Если организация осуществляет деятельность в помещении с окнами, которые пропускают сквозняки, влияющие на температуру в офисе, работодатель должен установить на окна уплотнитель или иным образом утеплить их. Затраты по утеплению оконных рам направлены на обслуживание офисного здания, а также на поддержание его в исправном (актуальном) состоянии, поэтому данные расходы при исчислении налога на прибыль можно учесть в прочих расходах двумя способами: как текущий ремонт помещения5 или как расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда6. По мнению автора, выбор варианта зависит от вида производимых работ. Так, например, если производится заделка щелей, то есть восстановление рамы окна, работы можно квалифицировать как ремонтные. Если же организация просто заклеивает исправные окна на зиму, то работы направлены на «охрану труда».

В первом случае для обоснования расходов составляется дефектная ведомость. В дефектной ведомости следует указать выявленные дефекты окон, а также объём работ, которые следует произвести, чтобы привести основное средство в нужное состояние. Кроме того, руководителю необходимо издать приказ или распоряжение о проведении ремонта. Если ремонт будет проводиться собственными силами (хозяйственным способом), в этом документе можно указать конкретного работника, ответственного за проведение ремонта окон.

Во втором случае мероприятия по утеплению помещений должны быть включены в Перечень мероприятий по охране труда, утвержденный работодателем.

Расходы на ремонт собственных основных средств, произведённые налогоплательщиком, признаются для целей налогообложения в том отчётном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат7. Данные положения применяются также в отношении расходов арендатора на текущий ремонт помещений, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено8 и обязанность по проведению текущего ремонта не возложена на арендодателя. По умолчанию, в соответствии со ст. 616 Гражданского кодекса РФ, капитальный ремонт переданного в аренду имущества закреплён за арендодателем, а текущий – за арендатором.

Однако если помещение принадлежит физическому лицу, то полученная в аренду недвижимость не признаётся амортизируемым имуществом и расходы по утеплению окон в помещении учитываются на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как другие прочие расходы, не поименованные в данной статье. Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены9.

В бухгалтерском учёте как расходы по ремонту помещения офиса, так и расходы на мероприятия по охране труда относятся к расходам по обычным видам деятельности организации10. Если работы осуществляются сторонней организацией, то на основании норм п. п. 6, 16 ПБУ 10/99 такие расходы принимаются к бухгалтерскому учёту на дату подписания сторонами акта приёмки-сдачи выполненных работ.

При осуществлении работ по оклейке окон «хозяйственным» способом передачу материалов для проведения данных работ можно оформить требованиями-накладными по форме № М-1111 или другими первичными документами, самостоятельно разработанными организацией.

Факт проведения работ по оклейке окон собственными силами также целесообразно подтвердить актом, составленным ответственным лицом. Все используемые формы первичных документов должны быть утверждены руководителем организации и должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона «О бухучёте».

В бухгалтерском учёте делаются проводки:

Дт 26 (25, 20) – Кт (10,70, 69,23,60) – отражены затраты на текущий ремонт (или на содержание) офиса.

Утеплить не получится - пора менять

Когда при обследовании рабочих помещений на предмет сохранения тепла комиссия приходит к выводу, что утепление окон не даст необходимого результата, выход один – окна надо менять. При этом часто возникает вопрос: можно ли отнести затраты на замену окон к расходам на ремонт и учесть их единовременно или же они являются затратами на реконструкцию (модернизацию) здания и должны увеличить стоимость основного средства и учитываться в расходах через амортизацию?

По нашему мнению, работы по замене ветхих оконных блоков на новые, в т. ч. металлопластиковые (стеклопластиковые), относятся к ремонтным работам, учитываемым в соответствии со ст. 260 НК РФ (аналогичное мнение высказано Минфином России в Письмах от 14 сентября 2004 г. № 03-03-01-04/1/39, от 29 декабря 2009 г. № 03-03-06/1/830).

Ведь в ходе подготовки офиса к зиме работы будут направлены на восстановление функциональных свойств здания путём замены изношенных частей (оконных рам) на новые. И, в конечном итоге, на установление более благоприятных условий для человека внутри здания. Выполненные работы не повлекут изменения технологического назначения здания. Не изменятся его функции, не повысятся нагрузки и нормативные показатели, здание не приобретёт новых технических или технологических качеств, не совпадающих с первоначальными. А значит, такие работы не соответствуют понятиям «реконструкция» и «модернизация», приведённым в п. 2 ст. 257 НК РФ. И их следует квалифицировать как капитальный ремонт здания12.

Расходы на капремонт собственного офиса в целях налогообложения прибыли организация может учесть, так же как и расходы на текущий ремонт основных средств13. По окончании работ по замене окон следует оформить акт о приёмке-сдаче отремонтированных основных средств. Можно использовать форму № ОС-3 «Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов», утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, или составить другой первичный документ, подтверждающий проведение ремонта.

В инвентарную карточку здания (помещения) необходимо внести записи о проведённых работах и изменениях в его характеристике после ремонта.

При замене окон в арендованном помещении возможность учёта расходов на капитальный ремонт зависит от условий договора14.
Арендатор может учесть такие затраты только в том случае, когда капитальный ремонт в арендуемом помещении по условиям договора должен производить он15.

К сведению! Если замена окон производится из эстетических соображений или в целях увеличения оконных проёмов (улучшения технических характеристик здания), такие расходы следует квалифицировать как расходы на реконструкцию здания. В этом случае арендатор может амортизировать неотделимые улучшения в арендованное имущество в течение срока договора аренды, если замена окон будет произведена с согласия арендодателя и данные расходы им не будут компенсированы арендатору16.

Согреем людей – установим обогреватели

Зачастую самый простой способ привести рабочие места в соответствие с санитарными нормами - установить в офисных помещениях отопительные приборы (обогреватели или электрокалориферы).

Согласно п. 15 Типового переченя ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков, утверждённого Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н, к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда могут быть отнесены в том числе устройство новых и реконструкция имеющихся отопительных и вентиляционных систем в производственных и бытовых помещениях, тепловых и воздушных завес, установок кондиционирования воздуха с целью обеспечения нормального теплового режима и микроклимата, чистоты воздушной среды в рабочей и обслуживаемых зонах помещений.

Следовательно, если в Перечне мероприятий по охране труда, утверждённом работодателем будут оговорены расходы «на тепло», стоимость приобретённых в офис отопительных приборов можно будет учесть в расходах17. Единовременно, если их стоимость составит менее 40 тыс. руб., и через механизм амортизации, если их первоначальная стоимость более 40 тыс. руб18.
#FOOTNOTE#
С возможностью учёта в налоговых расходах стоимости отопительных приборов согласны чиновники Минфина России19 и московские налоговики20. Но финансовое ведомство в своих разъяснениях предупреждает, что конкретный перечень мероприятий по охране труда должен определяться работодателем исходя из специфики его деятельности21. А понесённые расходы должны быть экономически оправданными22. Поэтому, чтобы оградить себя от возможных претензий, лучше обосновать необходимость «утепления» офиса документально. Например, составить протокол о том, что температура воздуха в помещении не соответствовала нормам и заверить его специалистом, ответственным за охрану труда23.

В бухгалтерском учёте, если отопительный прибор включается организацией:
  • в состав МПЗ, то расходы на его приобретение списываются в момент передачи его в эксплуатацию:
Дт 10-9 – Кт 60 – обогреватель приняты к учёту;
Дт 26 – Кт 10-9 – списаны расходы на приобретение обогревателя при выдаче его в эксплуатацию;
Дт 013 – стоимость обогревателя, переданного в эксплуатацию, отражена за балансом.
  • отнесён к основным средствам, то он принимается к учёту в момент готовности к эксплуатации, а амортизация начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к учёту в качестве ОС24. Электроприборы для отопления относятся к группе «Приборы бытовые», к третьей группе амортизируемого имущества со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно:
Дт 08 – Кт 60 – списаны расходы на приобретение обогревателя;
Дт 01 – Кт 08 – обогреватели введены в эксплуатацию;
Дт 26 – Кт 02 – начислена сумма амортизации (ежемесячно).

Таким образом, обеспечить комфортные условия труда сотрудникам в холодное время года возможно и необходимо. И что особенно приятно - затраты на их создание позволят снизить налог на прибыль.

Подпишитесь на Новости Правоweek
Неверный Email

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Телефон редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email