Главная Новости Электронный документооборот: преимущества и недостатки (кадровику)

Электронный документооборот: преимущества и недостатки (кадровику)

3 Августа 2015

Фото: Зотова Ольга

При разрешении оперативных задач электронный документ работает эффективнее бумажного. Это так. В этих целях применять ЭДО могут любые специалисты. Однако при оформлении именно кадровых процедур обойтись без бумаги нельзя.

Да, есть дистанционные работники. С ними работодатель вправе обмениваться электронными документами. Но стороны должны применять усиленную квалифицированную электронную подпись, то есть самую дорогую из всех возможных. Не потому ли с «дистанционниками» зачастую ведётся обмен исключительно традиционными документами по почте? Но даже если внедрить ЭДО, то всё равно потребуется бумажный носитель: как минимум – чтобы оформить экземпляр трудового договора для работника; в иных случаях – чтобы работник подтвердил, например, свою нетрудоспособность и право на пособие (электронный листок нетрудоспособности пока не выдают).

Вывод первый: абсолютно электронный формат общения невозможен даже с дистанционными работниками. Хотя если таких людей много, затраты на введение кадрового ЭДО оправданы.

Учитывая, что кадровая документация имеет особую социальную значимость, время хранения может быть весьма большим. И вот главный вопрос: а сможет ли организация обеспечить сохранность, представление заинтересованным лицам, да и просто прочтение электронного документа, созданного в нынешнем формате, хотя бы через 5 лет? Ведь по общему правилу, за хранение отвечает именно владелец документа, а не оператор, который предоставил программу для формирования подписи и канал связи. К тому же, действующие архивные нормы под электронную специфику адаптируются плохо, а обещанных ещё в 2014 году специальных правил хранения до сих пор нет.

Вывод второй: до тех пор пока нет ясности в технологии хранения электронных документов, не стоит торопиться переходить на ЭДО. Стоит подождать и переходить после того, как все нюансы будут хорошо отработаны.

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Телефон редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru