Как зарезервировать материалы на время согласования их списания в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения редакция 2.0?

При электронном документообороте (ЭДО) все службы работают в едином информационном пространстве. От момента подбора номенклатуры списываемых материальных запасов до отражения списания в учете может пройти время. Это связано с согласованием. За время согласования может измениться остаток МЗ и их средняя стоимость списания. Поэтому в 1С есть возможность зарезервировать материалы. Подробнее рассказываем в статье.

В каких документах возможно резервирование?

В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 предусмотрена возможность резервировать материальные запасы на время согласования документа по их списанию. Функция подходит для материальных запасов, которые предназначены к выдаче или списанию. При этом списание в бухгалтерском учете на время согласования документа не отражают.

Резервирование предусмотрено в следующих документах:

• акт списания материалов;
• акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
• ведомость на выдачу МЗ на нужды учреждения;
• накладная на отпуск материалов на сторону;
• накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12);
• требование-накладная (материальные запасы);
• решение о прекращении признания активом (материальные запасы).

Резервировать можно только количество материальных запасов или одновременно количество и стоимость.

Как зарезервировать количество материалов в 1С?

Возможность резервирования включите в настройках параметров учета в разделе «Администрирование». Вам понадобится закладка «Ведение учета». В ней установите флаг «Резервировать МЗ при выбытии» (рис. 1).

Рисунок 1. Как установить флаг резервирования материальных запасов при выбытии

Если установили флаг «Резервировать МЗ при выбытии», будет резервироваться только количество списываемых материальных запасов (рис. 1). В документах отображается переключатель «Режим» (рис. 2).

Рисунок 2. Переключатель «Режим»

Режим «Резервирование» установлен по умолчанию и предназначен, чтобы провести документ до момента согласования. В режиме «Резервирование» при проведении документа программа не формирует бухгалтерские проводки, а формирует движения по регистру накопления «Резерв МЗ» только по количеству (рис. 3).

Рисунок 3. Резерв МЗ

Дальше действуйте в зависимости от того, согласовали ли ваш документ.

Документ согласовали

После согласования документа, когда электронный документ подписали все ответственные лица, следует открыть документ и установить режим «Списание» (рис. 2). Ранее установленный резерв спишется, и при проведении программа сформирует проводки документа, а также сторнирует записи в регистре накопления «Резерв МЗ».

Документ не согласовали

Если документ не согласован, нужно отменить его проведение и установить флаг «Аннулирован», который не позволяет провести документ. Программа сохранит документ без проведения. При этом регистр «Резерв МЗ» будет очищен, записи, которые вы сформировали ранее, удалятся. Зарезервированные ранее данным документом материальные запасы будут доступны для выбора в других документах.

В режиме «Резервирование» при подборе номенклатуры отображается доступное, зарезервированное и общее количество материальных запасов.

Доступное – это колонка «Остаток».

Остаток = количество в бухучете - резерв.

Зарезервированное – это колонка «Резерв».

Общее количество материальных запасов – это колонка «Остаток + Резерв».

Контроль доступного количества при проведении документов учитывает зарезервированные материальные запасы и запрещает проведение, если количества недостаточно. В этом случае увидите сообщение о нехватке материальных запасов (рис. 4).

Рисунок 4. Сообщение о нехватке МЗ

Как зарезервировать количество и сумму материалов в 1С?

В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 реализован также вариант резервирования количества и суммы. Резерв списывается по средней стоимости материальных запасов, которая была определена на момент резервирования. Для резервирования количества и суммы следует дополнительно включить флаг «Резервировать сумму» в настройках параметров учета на закладке «Ведение учета» (рис. 1).

Принцип работы документов при резервировании количества и суммы такой же, как и при резервировании только количества, кроме некоторых моментов.

Когда проводите документ по списанию материальных запасов в режиме «Резервирование», программа сформирует записи в регистре накопления «Резерв МЗ» по количеству и сумме. Проводки при этом не формируются (рис. 5).

Рисунок 5. Регистр накопления «Резерв МЗ»

После согласования документа в режиме «Списание» будет списан ранее установленный резерв (по регистру «Резерв МЗ») и будут сформированы проводки документа в количестве и сумме, которые были зарезервированы ранее.

Обратите внимание, что при отмене проведения документа резерв снимается. Не следует без необходимости отменять проведение документа, формирующего резерв, так как при этом потеряются суммы резерва.

Если у вас остались вопросы по данной настройке и особенностям расчета, звоните по телефону +7 (499) 270-50-49 или пишите на адрес электронной почты robzkv1c@4dk.ru.