Юристу Кадровику

Отчетность кадровика: сроки и порядок предоставления

Анастасия Чекмарева

Преподаватель-юрист «Что делать Консалт»

1528

Отдел кадров должен периодически сдавать отчетность в государственные органы: ПФР, органы статистики, центр занятости, военкомат, МВД России и иные органы власти.

Наш эксперт в своей статье рассказывает о том, какие кадровые отчеты должен подготовить работодатель, с какой периодичностью они сдаются, а также какая ответственность грозит организации за непредставление отчетности.

Отчетность в Пенсионный фонд

Отдел кадров подготавливает и сдает отчетность в Пенсионный фонд России. Для ряда отчетов установлена периодичность. К ним относятся:

Форма СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете)

Отчет предоставляют все работодатели. В нем содержатся сведения о каждом работающем у него застрахованном лице.

Срок подачи ‒ ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (месяцем).

Ответственность:

Форма СЗВ-ТД (п. 2.4, подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, Порядок заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В отчете содержатся сведения  о кадровых изменениях в отношении сотрудников. Отчет подается работодателем в случае перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности.

Срок подачи – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В случаях приема на работу и увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, иных решений или документов, подтверждающих оформление или прекращение трудовых отношений.

Ответственность: штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

консультант плюс 30 лет
 

Незаменимая помощь в кадровом производстве – путеводители по кадровым вопросам

подробнее

Форма СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 (пп. 2, 3 ст. 11 Закона о персонифицированном учете)

Данные отчеты сдаются совместно. СЗВ-СТАЖ содержит информацию о стаже застрахованных лиц, а ОДВ-1 – информацию о страхователе.

Срок подачи – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Если работник подал заявление об установлении страховой, накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ представляют в течение трех календарных дней со дня поступления к страхователю запроса органа ПФР либо обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо работодателя ликвидируется, то форму СЗВ-СТАЖ представляют в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица.

Ответственность:

Ряд отчетов в Пенсионный фонд подается в исключительных случаях.

Форма СЗВ-КОРР (п. 1.10 Порядка заполнения форм, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п) ‒ сдается при необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.

Форма СЗВ-ИСХ (п. 5.1 Порядка заполнения форм, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п) ‒ сдается в случае обнаружения факта несдачи персонифицированной отчетности за 2016 год и более ранние годы.

Отчетность в органы занятости

Ряд сведений работодатель должен передавать в службу занятости ежемесячно. К ним относятся (ст. 13.2, п. 3 ст. 25 Закона о занятости населения в РФ):

  • информация о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, содержащую сведения о наличии свободного рабочего места или должности в организации, на которую может быть трудоустроен новый работник;
  • информация о созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов;
  • сведения о применении в отношении данного работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве). Предоставлять данную информацию необходимо после того, как в отношении работодателя ввели ту или иную процедуру в рамках банкротства;
  • информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.

Порядок представления работодателями данных сведений и информации установлен Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 30.12.2021 № 2576.

Некоторые сведения работодатель подает в органы занятости при наступлении определенных событий.

В случаях принятия решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращения численности, или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров работодатель должен представить информацию в органы занятости не позднее чем за два месяца, а работодатель ‒ индивидуальный предприниматель ‒ не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий. В сообщении необходимо указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к сокращаемым работникам, а также условия оплаты труда каждого конкретного работника. В случае если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников ‒ не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона о занятости населения в РФ).

Если в организации вводится режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также в случаях приостановки производства, работодатель обязан оповестить центр занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий. Отчет сдается по установленной форме (Приложение 2 к Приказу Минтруда России от 26.01.2022 № 24).

Обращаем внимание, форма предусматривает отражение также сведений об организации дистанционной (удаленной) работы. В законе прямого указания на передачу сведений о введении дистанционной работы нет. При этом существуют разъяснение Минтруда, где отмечено, что форма подается и в данном случае (Письмо Минтруда России от 08.04.2022 № 14-2/ООГ-2304). 

Ответственность

Непредставление информации может повлечь административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (Письмо Минтруда России от 04.05.2022 N 16-1/В-378). Норма предусматривает предупреждение или штраф. Для должностных лиц штраф составляет от 300 до 500 рублей, для юридических лиц ‒ от 3000 до 5000 рублей.

Статистическая отчетность

Статистические формы отчетности относительно персонала сдают не все организации. Всё зависит от ряда критериев. Некоторые отчеты организации подают в случае наступления определенных событий.

Форма П-4 (Приложение 15 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)

В форме отражаются сведения о численности и заработной плате работников. Отчет должны представлять юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности.

Сроки предоставления формы зависят от ряда условий.

Ежемесячно (с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода) отчет предоставляют:

  • организации, у которых в течение двух предыдущих лет средняя численность работников составила более 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) или годовой оборот превысил 800 млн рублей;
  • юридические лица, у которых есть лицензия на добычу полезных ископаемых, и те, кто был зарегистрирован или прошел реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и объема оборота;
  • юридические лица всех видов экономической деятельности и форм собственности, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и объема оборота организации.

Ежеквартально за период с начала года подают форму юридические лица, у которых средняя численность работников в течение двух предыдущих лет составляет не более 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) и годовой оборот за тот же период не превышает 800 млн рублей.

Форма П-4 (НЗ) (Приложение 14 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)  

Отчет содержит сведения  о неполной занятости и движении работников: неполное рабочее время, простой, отпуска без сохранения заработной платы и др.

Предоставляют форму юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых за предыдущий год превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности.

Срок предоставления – ежеквартально, с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала, за IV квартал ‒ с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.

Форма 1-Т (Приложение 2 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)

Форма включает в себя сведения о численности и заработной плате работников.

Представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности, не представлявшим в отчетном году форму федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», по перечню организаций, определенному территориальным органом Росстата в субъекте Российской Федерации.

Срок представления – ежегодно, с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 31 января.

Форма 1-Т (условия труда) (Приложение 1 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)

В форме содержатся сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства) всех форм собственности, основной вид экономической деятельности которых относится к сельскому, лесному хозяйству, охоте, рыболовству и рыбоводству, добыче полезных ископаемых, обрабатывающим производствам, обеспечению электрической энергией, газом и паром, кондиционированию воздуха, водоснабжению, водоотведению, организации сбора и утилизации отходов, деятельности по ликвидации загрязнений, строительству, транспортировке и хранению, деятельности в области информации и связи.

Срок представления отчетности – ежегодно, с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 21 января.

Форма 7-травматизм (Приказ Росстата от 22.06.2020 № 326)

Отчет содержит информацию о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях.

Представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам всех форм собственности (кроме микропредприятий), осуществляющим все виды экономической деятельности, кроме финансовой и страховой деятельности, деятельности по операциям с недвижимым имуществом, государственного управления и обеспечения военной безопасности, социального обеспечения, образования, деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров и оказанию услуг для собственного потребления, деятельности экстерриториальных организаций и органов.

Срок представления отчетности – ежегодно, с 1-го рабочего дня, следующего за отчетным годом, по 25 января.

Приложение к форме 7-травматизм (Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденной Приказом Росстата от 10.08.2018 № 493)

Форма содержит сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев.

Представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам, кроме микропредприятий, всех форм собственности, осуществляющим все виды экономической деятельности, кроме финансовой и страховой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности, социального обеспечения, образования, деятельности домашних хозяйств как работодателей, недифференцированной деятельности частных домашних хозяйств по производству товаров; деятельности экстерриториальных организаций, наряду с отчетной формой федерального статистического наблюдения 7-травматизм.

Форма подается только при наличии указанного события.

Срок представления отчетности – 1 раз в 3 года.

Форма 1-ПР (Приложение 7 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)

В форме содержатся сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов.

Отчет представляются работодателем в территориальные органы Росстата в конце отчетного месяца в случае наличия в отчетном месяце факта приостановки работы (забастовки), произошедшей в результате коллективного трудового спора, или возобновлении работы трудовым коллективом (окончание забастовки), независимо от порядка проведения предзабастовочных процедур и результатов рассмотрения в суде заявлений о признании забастовки незаконной.

В случае отсутствия данных событий отчет не представляется.

Форма 3-Ф (Приложение 8 к Приказу Росстата от 30.07.2021 № 457)

Отчет содержит информацию о просроченной задолженности по заработной плате. Предоставляют работодатели, основной вид деятельности которых обозначен в пункте 1 указаний по заполнению данной формы в Приказе Росстата № 457

Срок сдачи формы ‒ на следующий день после отчетной даты по состоянию на 1-е число каждого месяца.

Отчет подается только при наличии просроченной задолженности по заработной плате работникам.

Форма 1-Т (проф) (Приложение 13 к Приказу Росстата от 24.07.2020 № 412)

В форме содержатся сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам.

Представляются работодателем, если он относится к юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой и страховой деятельности; государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных и экстерриториальных организаций).

Срок представления отчетности – 1 раз в 2 года, с 1-го рабочего дня после отчетного периода по 30 ноября.

Ответственность за непредставление статистической отчетности

В случае непредставления статистической отчетности организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ.

При первичном нарушении предусмотрен штраф:

  • от 10 000 руб. до 20 000 руб. ‒ для должностного лица;
  • от 20 000 руб. до 70 000 руб. ‒ для организации.

При повторном нарушении предусмотрен штраф:

  • от 30 000 руб. до 50 000 руб. ‒ для должностного лица;
  • от 100 000 руб. до 150 000 руб. ‒ для организации.
консультант плюс 30 лет
 

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

Отчетность по воинскому учету

Отчетность по воинскому учету все организации предоставляют в военкомат по утвержденным формам. К таким отчетам относятся (ст. 4 Закона о воинской обязанности и военной службе):

Ответственность за непредставление отчетности по воинскому учету

В случае несообщения организацией в военный комиссариат сведений о принятых на работу либо уволенных с работы гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, предусмотрена административная ответственность по ст. 21.4 КоАП РФ. Штраф на должностное лицо ‒ от 1000 до 5000 рублей.

В случае непредставления или несвоевременного представления сведений по запросу военного комиссариата предусмотрена ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ. Штраф на должностных лиц ‒ от 300 до 500 рублей, на юридических лиц ‒ от 3000 до 5000 рублей.

консультант плюс 30 лет
 

Пошаговые инструкции, образцы документов и ссылки на правовые акты: получите доступ к «Готовым решениям».

подробнее

Отчетность в органы МВД России

Обязанность сдавать отчетность в органы МВД России возложена на организации, в которых трудятся иностранные работники.

Работодатели обязаны подавать уведомления о заключении или прекращении трудового договора или гражданско-правового договора о выполнении работ (оказании услуг) с иностранным гражданином (лицом без гражданства) (п. 8 ст. 13 Закона о правовом положении иностранных граждан в РФ, п. 2 Порядка, утвержденного Приказом МВД России № 536). Уведомления представляются в территориальный орган МВД России в случае наступления такого события.

Срок подачи уведомления – не более трех рабочих дней с даты заключения или прекращения трудового договора.

Неуведомление или несоблюдение порядка и (или) формы уведомления может повлечь административную ответственность по ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ. Штраф на должностных лиц ‒ от 35 000 до 50 000 рублей; на юридических лиц ‒ от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Нарушения, предусмотренные ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ, совершенные в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге либо в Московской или Ленинградской областях, влекут наложение административного штрафа на должностных лиц от 35 000 до 70 000 рублей, на юридических лиц ‒ от 400 000 до 1 000 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

В случаях, когда работодатель привлекает к работе иностранных граждан ‒ высококвалифицированных специалистов, на него ложится дополнительная обязанность по сдаче ежеквартальных отчетов. Он обязан представлять в органы МВД России уведомление о выполнении обязательств по выплате заработной платы (вознаграждения) высококвалифицированным специалистам (п. 13 ст. 13.2 Закона о правовом положении иностранных граждан в РФ).

Срок подачи уведомления ‒ не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.

В случае неуведомления работодателю грозит административная ответственность по ч. 5 ст. 18.15 КоАП РФ. Штраф на должностных лиц ‒ от 35 000 до 70 000 рублей, на юридических лиц ‒ от 400 000 до 1 000 000 рублей.

Итак, количество кадровых отчетов внушительное, но не все организации обязаны подавать все данные отчеты. Отчетность может зависеть от статуса организации и основного вида деятельности. Кроме того, ряд отчетов подаются не регулярно, а в зависимости от определенных событий. При этом список может быть дополнен, в зависимости вида деятельности организации.

консультант плюс 30 лет
 

Взаимодействуйте с надзорными органами и органами власти уверенно.

подробнее

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Судебная практика по снижению штрафа ПФР за СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД 238 Что делать, если сотрудник в первый день не вышел на работу? 298 Кассация разрешила вычеты НДС по кассовым чекам 320
Консультант Плюс
Бесплатный доступ на 3 дня
Ваши замечания и предложения
Неверный формат телефона
Введите текст
Узнать стоимость КонсультантПлюс
Телефон обязателен
Неверный Email

Принимаю пользовательское соглашение

Вход в личный кабинет
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email
Стать Клиентом
Обязательно для заполнения
Неверный формат телефона
Неверный Email