Вопрос автоматизации процессов ввода документов в базу 1С сейчас и всегда является актуальным для бухгалтера. Особенно процесс обработки документов на бумажном носителе. Для его упрощения и ускорения разрабатываются различные сервисы. О таком сервисе – 1С:Распознавание первичных документов» от фирмы «1С» – в своей статье рассказывает эксперт «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ».
Давайте подробнее рассмотрим возможности этого сервиса.
Для начала вспомним, для чего же он предназначен. 1С:Распознавание первичных документов преобразовывает бумажные документы в документы базы 1С. Экономит время, ускоряет ввод первички в 1С, исключает ошибки ручного ввода данных. Достаточно отсканировать нужный документ, загрузить файл в 1С, проверить результат распознавания и создать документ базы 1С.
На сегодняшний день сервис может распознавать и вносить в программу 1С такие документы, как УПД, счета на оплату, акты, счета-фактуры и товарные накладные. Документы могут быть как в сканах, так и в фотографиях. Изображения должны быть в форматах PNG, JPEG, BMP, TIFF. Документы можно использовать формата PDF, Word, OpenDocument, Excel. Помимо этого, через сервис можно работать и с архивами документов, например, RAR или ZIP, что само по себе уже очень удобно.
Итак, давайте рассмотрим, какие функциональные возможности имеет сервис по распознаванию документов.
- Распознавание покупателей и поставщиков и сравнение этих данных с тем, что уже занесено в базу 1С.
- Последующее автоматическое заполнение данных номенклатуры, если номенклатура покупателя и поставщика в документах не совпадает.
- Подбор часто запрашиваемых пользователем вариантов.
- Проверка правильности числовых данных в таблицах.
- Обозначение мест в документе, на которые нужно обратить своё внимание.
- Создание номенклатуры, которая ещё не была заведена в базе 1С.
- Закрепление скана к документу базы 1С в случае, если представлено несколько аналогичных файлов.
- Использование универсального метода распознавания файлов, неизвестных системе.
- Формирование комплекта документов, которые содержат одинаковые хозяйственные операции.
Помимо перечисленных функций, у сервиса 1С:Распознавание первичных документов есть несколько отличительных преимуществ, в сравнении с другими подобными сервисами. А именно:
- работа пользователей ведётся в привычном для них интерфейсе программы 1С;
- не требуются дополнительных настроек или сложной интеграции с системой 1С, что позволяет практически сразу начать работу с сервисом и существенно сократить время на его установку;
- для работы с сервисом необходимы только база 1С и доступ к интернет-поддержке;
- для конфигурации 1С:Бухгалтерия предоставляется возможность работы через мобильное устройство с помощью специального приложения «1С:Сканер документов». Сканер может загрузить сканы-копии документов напрямую в программу 1С для последующей обработки. Подключение этого приложения не требует размещения информационных баз в сети Интернет, достаточно только сгенерировать ключ доступа и предоставить сотруднику QR-код для подключения.
Исходя из вышесказанного, можно с уверенностью сказать, что сервис будет полезен:
- бухгалтерам и менеджерам, работающим с первичной документацией;
- компаниям с филиалами, без штатного специалиста, ответственного за внесение приходных накладных;
- компаниям, задачей которых является сокращение времени на ввод первичных данных в программу;
- компаниям, нуждающимся в своевременном вводе документов в информационную базу, без ожидания заверенных оригиналов на бумажном носителе.
Обратите внимание! Сервис 1С:Распознавание первичных документов не заменяет сервис 1С-Электронный документооборот. У них совершенно разный функционал.
Для получения консультации по сервису или другим вопросам, связанным с 1С, вы можете обратиться по номеру +7 (499) 956-21-70.
