Как правильно заполнить ТОРГ-12 и акт выполненных работ

ТОРГ-12 — это первичный документ, который используют, когда поставщик передает товары покупателю. Благодаря этому документу продавец списывает переданные товары, а покупатель их принимает на учет.

В накладной содержатся данные о сторонах сделки, информация о товарах, их цена и количество. Документ подписывает и продавец и покупатель. Эти подписи подтверждают, что товары действительно были получены.

Продавать можно и с помощью универсального передаточного документа (УПД), который сочетает в себе накладную и счет-фактуру. Решение, какой документ использовать, принимает продавец, но важно зафиксировать это решение в учетной политике компании.

Согласно действующему законодательству, ТОРГ-12 нужно хранить как минимум пять лет после того, как документ последний раз использовался в отчетности. Если возникают споры по накладной, ТОРГ-12 стоит сохранять до полного разрешения этих вопросов (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 518 перечня от 20.12.2019 № 236).

Можно использовать электронную форму. Электронные ТОРГ-12 с 01.01.2026 г. составляют по формату УПД 5.03, который утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. На базе этого формата можно создать ТОРГ-12 или акт. Визуально такие ТОРГ-12 и акты похожи на те, что действовали раньше. Технически это документы в формате 5.03, утвержденном Приказом ФНС № 970. Данный формат позволяет обмениваться накладными между контрагентами и представлять в налоговые органы по требованию. Помимо этого формата ТОРГ-12 можно создавать в виде неформализованного электронного документа (PDF, DOC, XLSX, JPG, TIF, PNG). Они, как и раньше, подтверждают сам факт хозяйственной операции, а также служат подтверждением налоговых и бухгалтерских расходов. У вас просто не получится направить их в ИФНС в виде xml-файла. Важно: электронные ТОРГ-12 должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.

Оформить ТОРГ-12 несложно, но есть особенности. Для удобства показали в таблице, как заполнить графы и строки.

Как заполнить ТОРГ-12

Распечатайте ТОРГ-12 в двух экземплярах, поставьте подписи с расшифровкой и должностью лиц. С каждой стороны документ может подписать один человек, если у него есть доверенность или приказ на право подписи. Неподписанный документ является недействительным. Печать нужно поставить при ее наличии.

Если представитель покупателя получает товар по доверенности, ее данные нужно отразить в специальных строках ТОРГ-12.

Если покупатель решил вернуть товар поставщику, надо оформить ТОРГ-12 на возврат. В строках «Грузоотправитель» и «Поставщик» указать данные покупателя, который возвращает товар. В строках «Грузополучатель» и «Плательщик» – данные продавца, которому возвращают товар. В строке «Вид операции» укажите «Возврат товара». В табличной части заполните данные о товаре, который подлежит возврату.