Расчёт декретных за 5 шагов: лимиты, учёт зарплаты, сроки перечисления

Пособие по беременности и родам («декретное») — это форма социального страхования, предусмотренная законодательством. Его рассчитывают на основании среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам.

Пособие рассчитывают исходя из среднего заработка, в который входят 6 видов выплат:

1. Заработная плата. Учитывают доход по всем местам работы, если сотрудница работала в нескольких организациях в расчетном периоде.
2. Премии, предусмотренные системой оплаты труда: ежемесячные, квартальные, годовые, разовые и иные премии.
3. Надбавки и доплаты, которые предусмотрены трудовым законодательством и/или локальными нормативными актами работодателя. В частности, в расчет нужно включать надбавки за работу во вредных условиях, доплаты за сверхурочную работу и аналогичные выплаты.                                                        
4. Отпускные, начисленные в расчетном периоде.
5. Выплаты по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), если с них платили страховые взносы.
6. Выплаты в рамках договора авторского заказа. Например, суммы вознаграждения за создание произведения науки, литературы или искусства на материальном носителе или в другой форме.

Выплаты, которые не включают в расчет среднего заработка для расчета пособия:

1. Пособия по временной нетрудоспособности (больничные).
2. Пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком.
3. Материальная помощь.
4. Выплаты, не облагаемые страховыми взносами. Например, компенсации за использование личного имущества в служебных целях, командировочные расходы и другие выплаты, прямо не облагаемые страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Выплаты, которые учитывают и не учитывают для расчета среднего заработка собрали для вас в удобную памятку.

Итак, вы суммировали все учитываемые доходы. Теперь нужно сверить полученный результат с минимальным доходом. Его размер — это МРОТ, который действует на дату отпуска, умноженный на 24 месяца. Если фактический доход меньше минимального, в расчетах будут использовать минимальный. Если фактический больше — будут использовать его.

Пример

Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам с 15 января 2025 года. 
— Доход, учитываемый для расчета пособия: 450 тысяч рублей.
— Минимальный доход с учетом МРОТ 2025 года: 538 560 рублям (22 440 рублей х 24 месяца).

Фактический доход меньше минимального, поэтому при расчете пособия нужно использовать доход по МРОТ.

Доход, который учитывают для расчета пособия, дополнительно нужно сравнить с максимально допустимым доходом. Это предельная база страховых взносов за каждый год, который участвует в расчете пособия. Базу ежегодно устанавливает ФНС. Доходы сравнивают с предельной базой отдельно по каждому году.

Пример

Женщина уходит в декретный отпуск с 14 февраля 2025 года. Для расчета пособия суммируют доходы за 2023 и 2024 годы. 
— Зарплата и премии в 2023 году: 2 000 000 рублей
— Предельная база страховых взносов на 2023 год: 1 917 000 рублей. 

Фактический доход за этот год выше предельного, поэтому в расчете пособия нужно использовать предельный доход — 1 917 000 рублей. 

Аналогично нужно сравнить фактический и предельный доходы за 2024 год. За этот год сотрудница получила 2 100 000 рублей доходов, а установленный лимит был 2 225 000 рублей. Предельная база больше фактического дохода, значит в расчете пособия нужно использовать фактическую зарплату — 2 100 000 рублей.