Электронная транспортная накладная: как подтвердить расходы и не потерять вычет НДС

С 1 сентября 2026 года большинство коммерческих автоперевозок нужно оформлять через электронную транспортную накладную. Для бухгалтера это не просто замена бумаги файлом. Сведения в ЭТрН не должны противоречить договору, заявке на перевозку, УПД, счету-фактуре и акту.

На практике документы легко расходятся. Товар забирают со стороннего склада, перевозчика нанимает покупатель, после погрузки меняется водитель или автомобиль, а грузополучатель обнаруживает недостачу либо не подписывает свою часть ЭТрН. Перевозка состоялась, но у налоговой появляется повод усомниться в расходах и вычете НДС.

Если компания не подтвердит реальность услуг, налоговая может снять расходы и вычет, доначислить налог на прибыль и НДС, а также пени. Если инспекция докажет умысел, штраф составит 40 % от недоимки.

На авторском семинаре Светлана Беляева разберет:

• в каких перевозках ЭТрН обязательна, а когда можно оформить бумажный документ или обойтись без транспортной накладной;
• кто формирует и подписывает документ, если доставку заказывает продавец, покупатель или экспедитор;
• кого указать грузоотправителем, если товар забирают со склада третьей компании;
• что проверить в сведениях о грузе, маршруте, перевозчике, водителе и автомобиле.

Отдельно поговорим о налоговом учете. ЭТрН подтверждает перевозку, но не заменяет счет-фактуру. Выясним:

• какие документы вместе подтверждают расходы на доставку и право на вычет НДС;
• какие ошибки в ЭТрН можно считать техническими, а какие ставят под сомнение реальность перевозки;
• как исправить документ после подписания и избежать расхождений в первичке;
• что подготовить, если налоговая запросит документы по перевозке.

Схему доставки вашей компании можно описать в чате семинара. Светлана разберет, кто должен оформить ЭТрН, чем подтвердить затраты и какие ошибки лучше исправить до требования ФНС.