Что такое 6-НДФЛ и справка о доходах
6‑НДФЛ — ежеквартальный расчет по налогу на доходы физических лиц. Его представляют налоговые агенты-работодатели, выплачивающие доходы физлицам. Это могут быть организации и ИП.
Справка о доходах (приложение 1 к 6‑НДФЛ) — документ с детализацией доходов и НДФЛ по каждому физлицу. Ее представляют совместно с годовым расчетом 6-НДФЛ.
Расчет по форме 6‑НДФЛ состоит из четырех элементов:
- титульный лист;
- раздел 1 «Сведения об обязательствах налогового агента»;
- раздел 2 «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц»;
- приложение 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Для каждой из этих частей есть свои правила заполнения.
Как определить превышение, облагаемое по ставке 15 %
Ставки НДФЛ в 2026 году остаются прежними. Если доход с начала года составил не более 2,4 млн рублей, то применяется ставка 13 %. Если от 2,4 до 5 млн рублей — ставка 15 % и т. д.
Повышенные ставки применяются не ко всему доходу целиком, а только к сумме, превышающей установленное пороговое значение.
Пример
Годовой доход работника составляет 7 млн рублей. Показала в таблице, какими ставками облагается каждая часть его дохода.
Как облагается НДФЛ доход 7 млн рублей
Годовой доход работника составляет 7 млн рублей. Показала в таблице, какими ставками облагается каждая часть его дохода.
Как облагается НДФЛ доход 7 млн рублей
| Часть дохода (руб.) | По какой ставке облагается | Сумма НДФЛ (руб.) |
|---|---|---|
| до 2,4 млн | 13 % | 312 000 |
| от 2,4 млн до 5 млн | 15 % | 390 000 |
| от 5 млн до 7 млн | 18 % | 360 000 |
| Итоговая сумма НДФЛ: 312 000 руб. + 390 000 руб. + 360 000 руб. = 1 062 000 руб. | ||
Как заполнить 6-НДФЛ
Дам алгоритм для каждого раздела и покажу, на что обратить внимание.
Титульный лист. В шапке документа укажите ИНН и КПП организации. ИП заполняют только ИНН, а поле для КПП оставляют пустым.
В поле «Номер корректировки» проставьте:
- 0 — при первичной сдаче отчета;
- 1, 2 и т. д. — при повторной сдаче.
В поле «Отчетный период» выберите и укажите один из кодов:
- 21 — для I квартала;
- 31 — для полугодия;
- 33 — для 9 месяцев;
- 34 — для годового отчета.
В поле «Представляется в налоговый орган» укажите код налоговой инспекции, в которую сдаете отчет.
В поле «По месту нахождения (учета)» проставьте код из приложения 2 приказа № ЕД‑7‑11/649@:
- 120 — для ИП;
- 214 — для организации;
- 220 — для обособленного подразделения.
Доходы и налоги с них по прогрессивной шкале ставок в расчете 6-НДФЛ и справке о доходах отражают на отдельных страницах.
Раздел 1: общие суммы по ставкам. В строке 010 укажите КБК. В строке 020 — сумму удержанного по соответствующей ставке с начала года. В строках 021‑026 раздела 1 укажите удержанный НДФЛ за последний квартал по шести срокам перечисления.
В раздел 1 занесите сумму исчисленного и удержанного налога, подлежащую перечислению с начала года, а также сумму налога, возвращенную с начала года.
Раздел 1 заполняйте в отношении каждого применяемого КБК, а раздел 2 — в отношении каждой из применяемых ставок НДФЛ и КБК.
Раздел 2: даты и суммы. В строке 100 раздела 2 укажите ставку НДФЛ. В строке 105 — соответствующий КБК. В строки 120, 121 включите только те доходы, которые облагаются по указанной ставке.
В разделе 2 отразите суммы начисленной зарплаты, исчисленного и удержанного налога по соответствующей ставке и соответствующему КБК. Данные суммы указываются нарастающим итогом с начала года.
Справка о доходах (приложение 1). В справке отразите все облагаемые доходы, включая суммы, которые вы выплатили физлицу по трудовому или гражданско-правовому договору.
В общей части укажите номер справки и номер корректировки сведений.
Заполните разделы справки:
- раздел 1: сведения о физическом лице, в отношении которого заполняется справка;
- раздел 2: информация об общей сумме дохода, налоговой базе и сумме НДФЛ;
- раздел 3: сведения о предоставленных работнику вычетах;
- раздел 4: неудержанная сумма НДФЛ;
- приложение: расшифровка доходов и вычетов по месяцам.
Разделы 2, 3, 4 и приложение к справке о доходах заполняйте отдельно по каждой налоговой ставке и КБК, если в налоговом периоде начисляли сотруднику доходы, облагаемые по разным ставкам.
Пример заполнения: зарплата в пределах 2,4 млн руб. и превышение
Покажу на реальном кейсе с цифрами, какие ставки применять для работника, который получил и зарплату, и дивиденды
Пример
Зарплата сотрудника составляет 2 млн руб. в месяц. Организация перечисляет зарплату 5-го числа каждого месяца: 5 января, 5 февраля, 5 марта.
Кроме того, 5 марта работнику выплатили дивиденды в размере 1 млн руб. Ставка НДФЛ с дивидендов зависит от размера налоговой базы по доходам от долевого участия. Это значит, что доходы от дивидендов и другие доходы (например, зарплата) при расчете НДФЛ не суммируются — налоговую базу по ним формируют отдельно.
Если работник по итогам года получил 2 млн руб. дивидендов и 2 млн руб. зарплаты, то каждая из этих сумм по отдельности не превышает порог в 2,4 млн руб. Следовательно, по обеим налоговым базам применяйте НДФЛ 13 %.
Зарплата сотрудника составляет 2 млн руб. в месяц. Организация перечисляет зарплату 5-го числа каждого месяца: 5 января, 5 февраля, 5 марта.
Кроме того, 5 марта работнику выплатили дивиденды в размере 1 млн руб. Ставка НДФЛ с дивидендов зависит от размера налоговой базы по доходам от долевого участия. Это значит, что доходы от дивидендов и другие доходы (например, зарплата) при расчете НДФЛ не суммируются — налоговую базу по ним формируют отдельно.
Если работник по итогам года получил 2 млн руб. дивидендов и 2 млн руб. зарплаты, то каждая из этих сумм по отдельности не превышает порог в 2,4 млн руб. Следовательно, по обеим налоговым базам применяйте НДФЛ 13 %.
Раздел 1 расчета за первый квартал. Расписала в таблицах, как заполнять.
Как отразить доходы по ставке 13 %, за исключением дивидендов
| Строка | Что указывать | Примечания |
|---|---|---|
| 010 | 182 1 01 02010 01 1000 110 | КБК по НДФЛ по ставке 13 % до достижения 2,4 млн руб. |
| 020 | 312 000 руб. | 260 000 руб. + 52 000 руб. |
| 021 | 260 000 руб. | 2 млн руб. × 13 % |
| 023 | 52 000 руб. | 400 000 руб. × 13 % |
| 025 | 0 руб. |
Как отразить дивиденды по ставке 13 %
| Строка | Что указывать | Примечания |
|---|---|---|
| 010 | 182 1 01 02130 01 1000 110 | КБК по НДФЛ с дивидендов по ставке 13 % до достижения 2,4 млн руб. |
| 020 | 130 000 руб. | |
| 021 | 0 руб. | |
| 023 | ||
| 025 | 130 000 руб. | 1 млн руб. × 13 % |
Как отразить доходы по ставке 15 %
| Строка | Что указывать | Примечания |
|---|---|---|
| 010 | 182 1 01 02080 01 1000 110 | КБК по НДФЛ по ставке 15 % — при превышении 2,4 млн руб. |
| 020 | 540 000 руб. | |
| 021 | 0 руб. | |
| 023 | 240 000 руб. | (2 млн руб. – 400 000 руб.) × 15 % |
| 025 | 300 000 руб. | 2 млн руб. × 15 % |
Раздел 2 расчета. Тоже занесла все рекомендации в таблицу.
Как отразить доходы по ставке 13 %, за исключением дивидендов
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| 100 | 13 |
| 105 | 182 1 01 02010 01 1000 110 |
| 120 | 2 400 000 руб. (2 млн руб. + 400 000 руб.) |
| 131 | |
| 140 | 312 000 руб. |
| 160 | |
| 161 | 260 000 руб. |
| 163 | 52 000 руб. |
| 165 | 0 руб. |
Как отразить дивиденды по ставке 13 %
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| 100 | 13 |
| 105 | 182 1 01 02130 01 1000 110 |
| 120 | 1 000 000 руб. |
| 131 | |
| 140 | 130 000 руб. |
| 160 | |
| 161 | 0 руб. |
| 163 | |
| 165 | 130 000 руб. |
Как отразить доходы по ставке 15 %
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| 100 | 15 |
| 105 | 182 1 01 02080 01 1000 110 |
| 120 | 2 600 000 руб. (600 000 руб. + 2 млн руб.) |
| 131 | |
| 140 | 540 000 руб. |
| 160 | |
| 161 | 0 руб. |
| 163 | 240 000 руб. |
| 165 | 300 000 руб. |
Раздел 2 справки и приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» заполняйте в отношении каждой ставки и КБК.
Как заполнить 6-НДФЛ при ставке 15 %
Для доходов, облагаемых по ставке 15 %:
- заполните отдельный раздел 2 расчета 6‑НДФЛ для каждой комбинации ставки 15 % и соответствующего КБК, а также свой раздел 1 расчета — для каждого КБК;
- в расчете за налоговый период отразите данные о доходах и налоге в приложении к справке о доходах и суммах налога физлица и в разделе 2 справки — отдельно для каждой комбинации ставки 15 % и КБК;
- в разделе 4 справки отдельно по каждой комбинации ставки 15 % и КБК укажите сведения о доходах, с которых налог не был удержан, и сумму неудержанного налога.
Делайте так:
1. Определите на каждую дату выплаты дохода совокупную сумму дохода сотрудника нарастающим итогом с 1 января 2026 года. Если эта сумма превысила 2,4 млн рублей, с суммы превышения исчисляйте НДФЛ по ставке 15 %.
2. Рассчитайте НДФЛ отдельно по каждой ставке. Удержанный налог по ставкам 13 % и 15 % отразите в строках 021‒026 раздела 1 в соответствии с периодом удержания. Для каждой ставки заполните свой блок строк.
3. Заполните раздел 1 отдельно для каждого КБК. Для ставки 13 % используйте КБК 182 1 01 02010 01 1000 110, для ставки 15 % — 182 1 01 02080 01 1000 110. В строке 010 укажите соответствующий КБК, в строке 020 — общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года, в строках 021‒026 — суммы налога за последние три месяца (без нарастающего итога). Убедитесь, что строка 020 равна сумме строк 021‒026 за все периоды.
4. В разделе 2 создайте отдельные страницы для каждой ставки. В строке 100 укажите ставку (13 или 15), в строке 105 — соответствующий КБК, в строке 110 — количество физлиц, в строке 120 — общую сумму дохода, в строке 130 — сумму вычетов, в строке 140 — исчисленный налог. Строки 161‒166 заполните суммами удержанного налога за последний квартал с разбивкой по периодам.
5. В справке о доходах (приложение к годовой форме 6-НДФЛ) по каждому сотруднику укажите отдельные разделы по ставкам. Для дохода в пределах лимита — ставка 13 %, для превышения — 15 %. Укажите сумму дохода, исчисленный и удержанный налог. Если применялись вычеты, отразите их в разделе 3.
6. Проверьте контрольные соотношения. Строка 020 раздела 1 должна равняться сумме строк 021‒026 за все периоды. Строка 160 раздела 2 должна равняться сумме строк 161‒166 за последние три месяца. Убедитесь, что суммы налога по разделам совпадают с оборотами по счету 68 НДФЛ.</li></ol>
Когда нужно сдать отчетность
Юрлица обязаны сдавать 6-НДФЛ ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, а также за год — не позднее 25 февраля следующего года.
Если дата сдачи отчета приходится на выходной или праздничный день, срок сдачи переносится на ближайший рабочий.
6-НДФЛ с нулевыми показателями не подают;
6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом.</li></ul>
Если не подать вовремя 6-НДФЛ, оштрафуют на 1000 руб. за каждый месяц просрочки. За ошибки в расчете или недостоверные сведения грозит штраф 500 руб. за каждое физлицо.
Какие документы нужны
Подобрала для вас папку документов из КонсультантПлюс, которая поможет реализовать решение на практике. Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, это не преграда — оформляйте пробный на два дня бесплатно.
Образец заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица за 2025 год (Форма по КНД 1151100)
СкачатьДокументы с готовыми алгоритмами и решениями
- Приказ ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7‑11/649@. Это официальная форма расчета 6-НДФЛ и порядок ее заполнения. В документе приведены все строки, коды и правила, включая отражение разных ставок. Используйте его как главный ориентир. В приказе есть рекомендации, что прописывать в каждом поле. Там также указаны коды по ОКТМО и по месту учета.
- Письмо ФНС России от 19.09.2023 о контрольных соотношениях 6-НДФЛ. В нем детально расписаны формулы проверки строк 020, 160, 021‒026 и других. Например, контрольное соотношение для строк 020 и 021‑026: сумма по строке 020 должна равняться сумме строк 021‒026 за все периоды. Строка 020 заполняется нарастающим итогом с начала года. Помогает избежать ошибок при сверке данных. В письме также даны пояснения для заполнения раздела 1 и раздела 2.
Формы и образцы
- Образец заполнения расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом за 2025 год, заполняемый учреждением. Форма 6-НДФЛ (Форма по КНД 1151100)
- Образец заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица за 2025 год (Форма по КНД 1151100)
Готовая папка КонсультантПлюс со всеми документами
Какие инструменты нужны
Разбираться с трудными и нестандартными задачами быстрее и удобнее всего с КонсультантПлюс. Многие продукты и материалы уникальны, попробуйте сами бесплатно. Заказывайте пробный доступ , а наша команда поможет внедрить инструменты в работу.
Пока я писала этот материал, использовала следующие инструменты.
ИИ-помощник КонсультантПлюс
Написала запрос простыми словами: «Как заполнить расчет 6-НДФЛ, когда применяется ставка НДФЛ 15 %» и получила готовый ответ. В ответе есть ссылки на нормативные документы, можно сразу перейти и всё проверить.
Готовое решение. Заполнение раздела 2 6-НДФЛ при разных ставках
Здесь пошагово расписаны действия для каждой ставки, включая заполнение строк 161‒166. Экономит время на поиск информации. В решениях даны рекомендации, как правильно заполнить строки 021‒026 раздела 1 с учетом периодов с 23-го по 31-е число.
Путеводитель по налогам. Реформа 2026 года
Аккумулирует все изменения за год, включая прогрессивную шкалу и новые КБК. Полезно для общего понимания. В Путеводителе можно найти, какие доходы учитываются при определении превышения, например доходы по договорам гражданско-правового характера.
Формы и образцы
Можно скачать и использовать для тестового заполнения. Включает подсказки по кодам. В образце заполнения показаны данные по всем строкам, которые нужно заполнить. Отчет подается по месту учета налогового агента, поэтому важно указать правильный код ОКТМО.
