Узнаете, когда нужно оформлять УПД, а когда достаточно счета-фактуры. Как заполнять строки и графы документа ‒ показали в удобных таблицах и в готовых образцах, которые можно скачать. Эксперты разъяснили, как регистрировать УПД в книгах продаж и покупок.
Кто может применять форму УПД в своей бухгалтерии?
По закону вы не обязаны применять УПД, но это удобно и упрощает документооборот для компании или ИП. Ведь по своей структуре УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ. Он дает покупателю право на вычет по НДС, заменяя счет-фактуру, и подтверждает обоснованность расходов при расчете налога на прибыль и других налогов (письма ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623, от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
УПД в своей бухгалтерии могут применять организации и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения и даже на специальных налоговых режимах. Универсальным передаточным документом могут пользоваться даже налогоплательщики, освобожденные от уплаты НДС.
Какую форму УПД применять в работе?
Форму универсального передаточного документа рекомендовала ФНС в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Налоговики разъяснили, что налогоплательщики могут самостоятельно дополнять форму показателями. Поэтому определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма ФНС. Возможно, понадобятся дополнительные строки, в том числе по требованиям ст. 169 НК РФ и Правилам заполнения счета-фактуры при расчетах по налогу на добавленную стоимость (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322).
Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. В нее внесли изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Если рекомендованная форма вас не устраивает, например вам не хватает каких-то реквизитов, разработайте по аналогии с ней свою форму УПД. В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры. Реквизиты УПД в части первичного документа определите с учетом требований Закона о бухучете и специфики ваших операций. При этом вы можете, например:
- включить дополнительные реквизиты после полей для подписей счета-фактуры;
- дополнить таблицу новыми графами слева от графы 1 или справа от графы 11.
Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1‒11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Минфина России от 28.07.2021 № 03-07-09/60435, от 08.04.2016 № 03-07-09/20121, от 26.02.2016 № 03-07-09/10933).
Кто и как заполняет и регистрирует УПД?
УПД заполняет продавец, а отдельные строки ‒ покупатель. Порядок заполнения УПД зависит от его статуса.
|
УПД со статусом «1» |
Заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ. Заполните в нем обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Продавец регистрирует УПД в книге продаж, а покупатель ‒ в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики.
|
|
УПД со статусом «2» |
Заменяет только первичный документ. Заполните в нем реквизиты, обязательные для первичного учетного документа. Остальные реквизиты заполнять не нужно. УПД в книге покупок и книге продаж, а также в журнале учета счетов-фактур не регистрируют. |
Когда и как заполнить УПД со статусом «1»?
УПД со статусом «1» заполните, если используете его одновременно и как счет-фактуру, и как первичный документ. Например, когда оформляете факты хозяйственной жизни (Приложение 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):
- отгрузка товаров;
- передача имущественных прав;
- передача результатов выполненных работ;
- оказание услуг.
УПД со статусом «1» можно использовать в том числе при посреднических операциях.
Если вам нужен только счет-фактура и не нужен первичный документ, форму УПД не используйте. Применяйте обычную форму счета-фактуры (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@). Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2».
Помните, что статус УПД носит информационный характер, его фактический статус определяется исходя из содержания УПД.
В УПД со статусом «1» заполните все обязательные реквизиты. Часть реквизитов заполняет продавец, другую часть ‒ покупатель. Рассмотрим подробнее, как это делают.
Как продавцу заполнить УПД со статусом «1»?
Учитывайте изменения в форме счета-фактуры и доработки УПД. Правила для полей и строк собрали в таблице ниже (приложения 2‒4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Правила заполнения УПД со статусом «1»
|
Наименование поля или строки |
Комментарий по заполнению |
|
Поле «Статус» |
Укажите «1». Это означает, что УПД является одновременно счетом-фактурой и первичным документом. |
|
Повторяют строки счета-фактуры, поэтому заполните их в том же порядке. Для счета-фактуры предусмотрен обязательный реквизит «Документ об отгрузке» (строка 5а). Дополните аналогичной строкой и форму УПД (Письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368). |
|
|
Строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» |
Нет в рекомендованной форме УПД. Поскольку это обязательный реквизит счета-фактуры и для него предусмотрена строка (8), самостоятельно добавьте ее в УПД. Заполните строку так же, как в счете-фактуре. Сделайте это, если вы выставляете УПД, например, в рамках госконтракта. |
|
С учетом ввода дополнительных строк и граф нумерация в УПД может быть изменена. Рекомендации по перенумерации далее приведены в соответствии с образцом заполнения УПД со статусом «1» при реализации товаров. |
|
|
Рекомендуем присвоить значение «А». В ней можно проставить артикул или другое обозначение для идентификации товаров. Для работ или услуг используйте код ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). |
|
|
Вы можете не дополнять форму УПД графой 1, которая есть в действующей форме счета-фактуры, поскольку эта графа аналогична графе А в рекомендуемой форме УПД. Если же вы добавите в УПД графу 1, то графу А вы можете исключить (Письмо ФНС России от 13.10.2021 № ЕА-4-26/14498@). |
|
|
Дополните УПД графой 1б. Она предусмотрена формой счета-фактуры. Заполняйте ее, если экспортируете товары в страны ЕАЭС и для идентификации товара вам нужен код ТН ВЭД ЕАЭС. |
|
|
По аналогии с формой счета-фактуры рекомендуем изменить нумерацию графы 1 на 1а, наименование графы 11 на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости» и присвоить строке «Всего к оплате» номер 9. |
|
|
Эти графы табличной части УПД с учетом данной выше рекомендации об изменении нумерации повторяют графы счета-фактуры. Заполните их в том же порядке, что и графы табличной части счета-фактуры. Если вы заполняете УПД о реализации прослеживаемых товаров, сформируйте дополнительные графы для указания единицы измерения товара (кода и условного обозначения) и его количества. В форме счета-фактуры для этого предусмотрены графы 12‒13. В графе 11 приведите регистрационный номер партии товара. В общем случае такой УПД следует выставить в электронной форме. |
|
|
Строки после табличной части УПД |
Укажите фамилии и инициалы, подписи лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры. |
|
Они располагаются в нижней части УПД. Рекомендуем присвоить им номера 10‒16 соответственно. Заполните их так же, как в УПД со статусом «2». |
|
Как покупателю заполнить УПД со статусом «1»?
Покупатель заполняет в УПД только строки (15)‒(19) с учетом рекомендованной нумерации ‒ (17)‒(21). Заполните их так же, как в УПД со статусом «2». Воспользуйтесь образцом ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Когда и как заполнить УПД со статусом «2»?
Если нужен только первичный документ, заполните УПД со статусом «2». Делайте это с учетом общих требований к первичным документам (ст. 9 Закона о бухучете) и рекомендаций ФНС России (приложения 3, 4 к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
В УПД со статусом «2» вы можете указать только реквизиты, которые обязательны для первичного документа, либо внести все необходимые данные для продавца или покупателя. Если для полного и правильного отражения операций вам требуются дополнительные реквизиты, вы можете включить их в форму УПД (Приложение 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Образец заполнения УПД со статусом «2»
Как продавец заполняет УПД со статусом «2»?
Продавец в УПД со статусом «2» заполняет строки (1)‒(7) и [8]‒[14], а также графы А‒11 с учетом возможной перенумерации. Номера соответствующих строк, граф в вашем УПД могут отличаться от указанных. Заполнение некоторых строк и граф является обязательным, а некоторых ‒ на усмотрение продавца. Разобраться в правилах поможет таблица ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Правила заполнения УПД со статусом «2»
|
Наименование поля или строки |
Комментарий по заполнению |
|
Шапка УПД |
|
|
Укажите порядковый номер документа и дату его составления. |
|
|
Заполняйте, только если вы исправляете УПД путем составления нового документа. Укажите порядковый номер исправления и дату, когда составляете исправленный экземпляр. В остальных случаях в строке (1а) можете поставить прочерк. |
|
|
Укажите соответственно свое наименование, адрес, ИНН и КПП. |
|
|
Заполняйте в УПД на отгрузку товаров: укажите наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Если грузоотправитель вы, в строке 3 можете указать «он же». В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) можете поставить прочерки. |
|
|
Не заполняйте или можете поставить прочерк. |
|
|
Укажите соответственно наименование, адрес, ИНН и КПП покупателя. |
|
|
Укажите наименование и код валюты, в которой выражена денежная оценка ваших товаров, работ, услуг. |
|
|
Если комитент (принципал) передает товар комиссионеру (агенту) для продажи, не заполняйте строки (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б), но в строке [8] укажите данные договора. Если реализуете товары, работы, услуги по госконтракту, для удобства можно указать его идентификатор. В действующей форме счета-фактуры для этого предусмотрена строка (8). Поэтому можете ее добавить в УПД. |
|
|
Табличная часть УПД |
|
|
Графа А |
Укажите порядковый номер записи. Заполнять графу необязательно, информация приводится для удобства. |
|
Графа Б |
Проставьте артикул или любое обозначение для идентификации товаров, а для работ или услуг ‒ код по ОКВЭД 2. Эта информация поможет вам сопоставить данные УПД с условиями договора. Если для идентификации товара вам нужен код по ТН ВЭД ЕАЭС, можете дополнить УПД графой 1б, она предусмотрена действующей формой счета-фактуры. |
|
Графа 1 |
Укажите наименование товаров, работ, услуг, которые вы реализуете. |
|
Графа 2 и 2а |
Проставьте код и условное обозначение единицы измерения. |
|
Графа 3 |
Укажите количество или объем отгруженной продукции. |
|
Графа 4 |
Проставьте цену, тариф за единицу продукции без НДС. |
|
Графа 5 |
Укажите общую стоимость товаров, работ, услуг без НДС. |
|
Графа 8 |
Укажите сумму НДС или поставьте прочерк, если НДС по операции вы не начисляете. |
|
Графа 9 |
Укажите итоговую стоимость товаров, работ, услуг независимо от того, есть или нет НДС. Если налога нет, значения будут совпадать с графой 5. |
|
Графы 6, 7, 10, 10а и 11 |
Не заполняйте или поставьте прочерки. Это реквизиты, обязательные только для счета-фактуры. Укажите количество листов в документе. |
|
Заключительная часть УПД |
|
|
Перечислите основания для вашей операции: реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п. |
|
|
Заполняйте, если доставляете груз покупателю сами или привлекаете перевозчика. Можете указать здесь любую уточняющую информацию о перевозке, например реквизиты документов (транспортной накладной, путевого листа, поручения экспедитору), количество мест груза, базис поставки по Инкотермс для внешнеэкономических контрактов и т. п. |
|
|
Укажите должность лица, ответственного за отгрузку товаров, передачу результатов работ, услуг. Например, это может быть кладовщик, главный инженер, руководитель производственного подразделения, непосредственно выполнявший работы. Впишите его фамилию, инициалы, попросите расписаться. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы указать нужно. |
|
|
Проставьте фактическую дату отгрузки товара, передачи работ, услуг. Эта дата, как правило, должна совпадать с датой, указанной в строке (1), поскольку первичный учетный документ вы составляете при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно ‒ сразу по его окончании. |
|
|
Предназначена для дополнительной информации об исполнении сделки. Заполнять ее необязательно. Но для удобства можете перечислить здесь приложения к УПД, если они есть, или указать любые иные нужные вам сведения. |
|
|
Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию с инициалами, подпись. Если выше это лицо уже подписывало данный документ, повторно подпись можно не ставить. Укажите только его должность, фамилию и инициалы. |
|
|
Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе вы проставите печать, на которой имеется ваше полное наименование. Если от имени продавца документ составляет другое лицо, например посредник, то в строке [14] указывают его данные. |
|
|
Печать |
Можно не ставить. Это необязательный реквизит. |
Как покупатель заполняет реквизиты УПД со статусом «2»?
Покупатель заполняет строки [15]‒[19] с учетом рекомендации о возможной перенумерации ‒ строки [17]‒[21]. Как заполнить строки, смотрите в таблице ниже (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Правила заполнения покупателем УПД со статусом «2»
|
Наименование строки |
Комментарий |
|
Укажите должность лица, ответственного за приемку товаров, работ, услуг, его фамилию и инициалы, подпись. Это может быть любое уполномоченное лицо, например руководитель организации, товаровед. |
|
|
Проставьте фактическую дату получения товара, приемки работ, услуг. Эта дата может не совпадать с датой, указанной в строке (1) и в строке [11]. Данный реквизит рекомендуем обязательно заполнить. |
|
|
Отразите информацию о наличии или отсутствии претензий, а также другую существенную информацию. Рекомендуем указывать здесь и реквизиты документов, которые подтверждают полномочия представителей покупателя на приемку товаров, работ, услуг и подписание документов. |
|
|
Укажите должность лица, ответственного за оформление операции, его фамилию, инициалы и подпись. Если это лицо поставило подпись в строке [15], повторно подпись можно не ставить, но его должность, фамилию и инициалы нужно указать. |
|
|
Укажите свое наименование. Строку можно не заполнять, если на документе проставлена печать, на которой есть его полное наименование. Если от имени покупателя документ составляет другое лицо, например посредник, то в этой строке указываются его данные. |
|
|
Печать |
Можно не ставить. Это необязательный реквизит. |
Как внести изменения в УПД?
Порядок внесения изменений в УПД зависит от причины. Если изменились стоимость или количество товаров, работ, услуг, составьте универсальный корректировочный документ. Если выявили техническую ошибку в УПД ‒ составьте исправленный УПД.
Как заполнить УПД при УСН?
На УСН заполняйте УПД в зависимости от ситуации.
Продаете свои товары, работы, услуги. Оформляйте УПД со статусом «2», только как передаточный документ. Ведь плательщиком НДС вы не являетесь и не должны выставлять счета-фактуры. Это следует из п. 3 ст. 169, пп. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ, Приложения 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
УПД со статусом «2» заполняйте в общем порядке. Особенностей, связанных именно с УСН, нет.
Вам, как покупателю, выставили УПД. Заполните его строки [15]‒[19] в общем порядке (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Вы посредник, действуете от своего имени и исполняете обязанности по НДС. Вместо счетов-фактур и первичных передаточных документов можете использовать УПД со статусом «1» (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к данному письму).
УПД заполняйте с учетом тех же особенностей для посредников на УСН, что и при заполнении счетов-фактур.
Если операция не требует оформления передаточного документа, например вам нужно выставить или перевыставить счет-фактуру на аванс, то используйте счет-фактуру, а не УПД (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Универсальный документ нельзя применять только как счет-фактуру. Он может быть либо одновременно счетом-фактурой и передаточным документом, либо только передаточным документом.
В каких случаях использовать счет-фактуру, а не УПД?
Если передаточный документ вам не нужен, форму УПД не используйте. Применяйте обычную форму счета-фактуры. Например, не нужно использовать УПД, если вы выставляете счет-фактуру на аванс (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).
Форму УПД применяйте в двух случаях (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, Приложение 2 к письму):
- как счет-фактуру и как передаточный документ ‒ УПД со статусом «1»;
- как передаточный документ ‒ УПД со статусом «2».
Как зарегистрировать УПД в книге покупок?
В книге покупок регистрируйте полученный УПД со статусом «1», если в нем заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Регистрируйте его в том же порядке, что и обычный счет-фактуру, при этом с учетом внесенных в УПД изменений:
- в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок укажите номер и дату из строки 1 «Счет-фактура № __ от __» УПД;
- в графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» книги покупок ‒ дату из строки «Дата получения (приемки)» УПД.
Правила прописаны в пп. 1, 2 Правил ведения книги покупок, приложениях 2, 4, 5 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Зарегистрировать УПД в книге покупок нужно в том квартале, в котором вы применяете вычет по нему (п. 2 Правил ведения книги покупок).
УПД, который выполняет функцию только первичного документа, то есть со статусом «2», в книге покупок не отражайте.
Как зарегистрировать УПД в книге продаж?
В книге продаж регистрируйте УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры со статусом «1» (пп. 1, 3 Правил ведения книги продаж, приложения 2, 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Если обязательные реквизиты счета-фактуры в УПД не заполнены, он может заменить только первичный документ ‒ УПД со статусом «2». В этом случае отражать его в книге продаж не нужно.
УПД со статусом «1» регистрируйте в том же порядке, что и обычный счет-фактуру. При его регистрации в книге продаж в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» нужно отражать показатель УПД из строки 1 «Счет-фактура № __ от __» (Приложение 5 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Зарегистрируйте УПД в том квартале, в котором вы обязаны начислить НДС по операции. То есть когда наступила дата определения налоговой базы по ней (п. 2 Правил ведения книги продаж, Письмо ФНС России от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593 (п. 1.1)).
Как зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур?
Регистрировать УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур должны только комиссионеры (агенты), которые действуют от своего имени в интересах других лиц, экспедиторы и застройщики (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).
УПД со статусом «1» регистрируйте в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Выставленные же в рамках указанной деятельности УПД со статусом «1» регистрируйте в ч. 1 журнала (пп. 3, 7, 11 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).
Регистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур нужно в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.
Вопрос:
Можно ли в товарной накладной ТОРГ-12 и в УПД указывать реквизиты счета вместо договора?
Ответ:
Да, можно, если счет на оплату является договором. В таком случае реквизиты счета указывайте:
- в товарной накладной по форме № ТОРГ-12 в строке «Основание» и в соответствующих этой строке ячейках «Номер» и «Дата»;
- в универсальном передаточном документе (УПД) в строке «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» (Приложение 3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
Вопрос:
Можно ли перейти на УПД в течение года?
Ответ:
Да. Начать применять УПД вы можете в любое время. На методы учета операций и сопоставимость показателей отчетности это не повлияет, поэтому дожидаться начала очередного налогового периода – квартала или года – необязательно. Такой вывод следует из ст. 313 НК РФ, ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете.
