Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчёт для приобретения ТМЦ.
Приобретённые ТМЦ организация принимает к учёту на основании авансового отчёта (по собственной форме или форме № АО-1) и товарного чека.
Авансовый отчёт работник составляет в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчёт, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России от 11.03.2014 № 3210-У).
Остаток денежных средств после покупки ТМЦ работник сдаёт в кассу организации. Если работник потратил больше, чем ему выдали под отчёт, то перерасход работодатель компенсирует.
Обращаем внимание, что выдача денежных средств под отчёт проводится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт сумме денег.
Получив авансовый отчёт от работника, главный бухгалтер проверяет его. Проверенный авансовый отчёт утверждает руководитель организации. После этого товары (работы, услуги), приобретённые работником, организация принимает к учёту проводкой: Дт10 (20, 26) – Кт71; Дт19 – Кт71.
Расходы по авансовому отчёту принимаются к налоговому учёту только при наличии оправдательных документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
По приобретённым товарам организация может принять входной НДС к вычету в общем порядке (п. п. 1, 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если к авансовому отчёту не приложены документы, подтверждающие расходование выданных сумм, то работодатель облагает данную сумму страховыми взносами и удерживает с неё НДФЛ.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» бухгалтер создаёт документ «Авансовый отчёт». В форме документа (для регистрации приобретённых ТМЦ) предусмотрена закладка «Товары».
Пример
Из кассы организации ООО «Торговый дом» выданы денежные средства подотчётному лицу Антоновой Е.А. для покупки детектора денежных купюр. Детектор приобретается в розничном магазине по товарному чеку без выделения суммы НДС. Сумма перерасхода по авансовому отчёту выдана подотчётному лицу из кассы организации.
Для выдачи денежных средств под отчёт необходимо ввести документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчётному лицу».
Для просмотра проводок нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа».
Авансовый отчёт работник составляет в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчёт, или со дня выхода на работу, из меню«Банк и касса ‒ Касса ‒ Авансовые отчёты ‒ создать».
Заполняем закладку «Товары» документа «Авансовый отчёт».
Закладка «Возвратная тара» заполняется в случае, если подотчётное лицо приобретало возвратную тару. Закладка «Оплата» заполняется, если подотчётное лицо выполняет оплату поставщику. Закладка «Прочее» заполняется, если подотчётное лицо отчитывается о различных расходах, которые непосредственно относятся на счета затрат (например, командировочные расходы, расходы на проезд и др.).
Результат проведения документа «Авансовый отчет»:
Для того чтобы посмотреть состояние расчётов с подотчётным лицом, можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 ″Расчёты с подотчётными лицами″» (меню «Отчёт ы – Стандартные отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»).
В оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами» кредитовое сальдо составляет 3 990,00 рублей. Это означает, что у организации перед подотчётным лицом возникла задолженность, то есть перерасход по авансовому отчёту, представленному Антоновой Е.А., следует погасить из кассы организации ООО «Торговый дом».
Для возмещения сотруднику излишне израсходованных средств в программе формируем документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчётному лицу».
Для контроля за расчётами с работниками по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 "Расчёты с подотчётными лицами"» (меню «Отчёты – Стандартные отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»).
На основании данных, отражённых в оборотно-сальдовой ведомости, сальдо по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» равно нулю, что подтверждает отсутствие кредиторской задолженности в адрес подотчётного лица.
