Статьи

Информационные технологии – необходимость или дань моде? Преимущество или риск лишних ошибок? Повышение качества учета или снижение профессионального уровня бухгалтера? Наш разговор с руководителем Отдела консультационного обслуживания ЗАО «Что делать Аудит», советником директора Санкт-Петербургского отделения «Что делать Консалт» Валерием Бахтиным посвящен использованию информационных технологий в работе аудитора

На рельсах автоматизации

– Валерий Леонидович, оцените, пожалуйста, насколько изменился количественный и качественный уровень применения ИТ-технологий за время вашей работы в сфере оказания аудиторских услуг?

– Практически все организации, включая и те, которые находятся в самых отдаленных регионах России, произвели «исторический» переход с ручной мемориально-ордерной или журнально-ордерной формы на работу в компьютерной бухгалтерской программе. Однако настоящую революцию в учете произвело появление сетевых многопользовательских программ. Именно с их внедрением у главного бухгалтера появилась возможность оперативно контролировать работу каждого участка учета, особенно производство и склад. Рядовые бухгалтеры теперь могут потратить часть своего рабочего времени на обучение, поскольку формирование исходящей и внутренней первичной документации производится непосредственно сотрудниками участков предприятия (начальниками смен производственных цехов, кладовщиками и так далее).

Положительным аспектом также является возможность автоматической трансформации учетной информации бухгалтерских программ в формы управленческого учета. Данная задача особенно актуальна сегодня для холдингов и крупных компаний. Таким образом, информационные технологии стали неотъемлемым элементом управления предприятием.

– Какая из отраслей российской экономики на сегодняшний день является наиболее передовой в плане применения и внедрения ИТ-технологий?

– Безусловным лидером здесь являются сами ИТ-компании. Из других же отраслей можно выделить оптовую торговлю. Необходимость точного складского учета в условиях непрерывного поступления и отпуска товаров явилась для них мощным стимулом автоматизации учета. К тому же оптовая торговля объективно была первой из отраслей, реформировавших свою деятельность в новых экономических условиях.

– Какие проблемы и трудности, на ваш взгляд, существуют в отношении применения ИТ-технологий в сфере оказания аудиторских услуг?

– В настоящее время на рынке аудиторских программ представлены разнообразные решения. Отдельные разработки имеют свои  плюсы и минусы. Каждая аудиторская компания, желающая перейти на такую программу, неизбежно столкнется с рядом проблем.

Во-первых, в большинстве аудиторских организаций уже разработаны и применяются расчеты уровней существенности, оценки рисков и так далее, которые эти организации считают для себя приемлемыми, и к которым уже привыкли аудиторы. Переход на новый порядок будет достаточно проблематичным. Хотелось бы, чтобы разработчики программ учитывали специфику работы аудиторов и предусмотрели возможность подстройки программ под уже существующие в аудиторской компании внутрифирменные стандарты.

Во-вторых, в программных продуктах не реализована в полной мере связь между этапами аудита. Так, например, не во всех программах, выявленные и описанные аудитором ошибки попадают в автоматически формируемый отчет или эти ошибки не сопоставляются с рассчитанными уровнями существенности. В некоторых программах не содержится таких рабочих документов как оценка непрерывности деятельности, событий после отчетной даты, наличия аффилированных лиц клиента. В программах часто реализуются не все аудиторские стандарты. Это не позволяет сформировать средствами такой программы полное досье аудируемого лица. Именно поэтому так медленно происходит переход аудиторских фирм на рельсы автоматизации.

Вручную или «на автомате»?

– Какое влияние оказывает применение ИТ-технологий на качество ведения бухгалтерского учета с точки зрения аудитора?

– Как я уже отмечал, одним из достоинств автоматизированного учета является появление дополнительных функций оперативного контроля и высвобождение времени для дополнительного обучения сотрудников бухгалтерии. Тем самым создаются предпосылки к более эффективной работе бухгалтерской службы на предприятиях. Качество ведения бухгалтерского учета повышается еще и в связи с тем, что, как правило, бухгалтер теперь не регистрирует проводки в регистрах учета, а заполняет электронные первичные документы, при проведении которых формируются типовые проводки по счетам бухгалтерского учета. Таким образом, возможность появления случайных ошибок минимизируется, и выявить системные ошибки учетной политики или используемой бухгалтерской программы аудитору значительно проще.

В то же время, бухгалтерские программы содержат блоки налогового учета для исчисления налога на прибыль организаций, формируют книги покупок и продаж для расчета НДС, а также блок составления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, формируемых программой исходя из данных бухгалтерской базы. Это исключает случайные ошибки, связанные с переносом информации из одних учетных регистров в другие.

Формирование деклараций и отчетности в электронном виде на сегодняшний день особенно актуально, поскольку и налоговые органы, и органы Пенсионного фонда Российской Федерации требуют от предприятий представления документов именно в электронном виде.

– На каком из этапов составления финансовой отчетности целесообразнее применять тот или иной способ формирования отчетности – «ручной» или автоматизированный?

– Исходя из практического опыта проверок, наибольшее количество ошибок возникает у бухгалтеров при заполнении декларации по налогу на прибыль организаций, форм бухгалтерской отчетности №№ 3, 4, 5, при переносе операций, связанных с применением ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» в форму отчетности № 2 «Отчет о прибылях и убытках», при отражении дебиторской и кредиторской задолженности в форме отчетности № 1 «Баланс». Хочется рекомендовать главным бухгалтерам во избежание ошибок не доверять полностью программным способам формирования отчетности и деклараций, а составлять их «ручным» способом на основе оборотно-сальдовой ведомости, формируемой программой.

Одним из проблемных моментов является отсутствие или недостаточность регистров налогового учета на проверяемых предприятиях. Не все бухгалтерские программы позволяют корректно формировать удобные для конкретных организаций регистры или не формируют их вообще. Именно поэтому сейчас этот участок учета зачастую обрабатывается вручную.

Для аудиторов ключевой проблемой является отказ некоторых предприятий в предоставлении базы данных клиента во время аудиторской проверки. Изучение распечаток, состоящих, как правило, из огромного количества листов не дает возможности аудитору сосредоточиться на более глобальных аспектах проверки. Он вынужден производить разнообразные арифметические подсчеты на калькуляторе, что отнимает большое количество времени и, соответственно, может ухудшить качество его работы.

Возможность непосредственной работы с базой клиента позволяет аудитору применять разнообразные автоматизированные методики проверки участков учета, привлекать для этой работы ассистентов, акцентируя свое основное внимание на проблемных вопросах учета, более углубленном анализе деятельности клиента. В свою очередь это позволяет клиенту получить более качественный аудит при снижении его стоимости.

Совершенствование – непрерывный процесс

– Расставьте, пожалуйста, приоритеты среди тех ИТ-технологий, которые ваша компания использует в своей работе.

– Безусловно, это Интернет-технологии, которые применяются как при работе с клиентами, так и внутри организации. Мы открыли по адресу www.4dk.ru новый сайт, разработанный ведущей в этой области дизайнерской студией. Сайт отличается удобной навигацией. Система управления контентом сайта позволяет нам обновлять ресурс с высокой скоростью в онлайн режиме. В процессе разработки сайта мы внесли коррективы в организационную структуру «Что делать Консалт», в технологии взаимодействия с клиентами. Повсеместное внедрение Интернет-технологий постепенно выводит работу специалистов Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт» на новый организационный уровень.

В настоящее время мы упростили и сделали более эффективной логистику обработки заявок и обращений клиентов. Для этого используются технологии Call-центра и центров обработки электронных сообщений. На очереди  стоят проекты, связанные с применением современных мультимедиа-технологий, позволяющих обрабатывать аудио и видео информацию. «Что делать Консалт», являясь поставщиком современных ИТ-решений, постоянно совершенствует свою корпоративную информационную систему, созданную на базе новейшей «восьмой» платформы 1С:Предприятие.

– Какие решения в сфере ИТ-технологий предлагает «Что делать Консалт» своим клиентам?

– Мы предлагаем нашим клиентам широкий спектр решений, начиная от типовых программных решений по автоматизации локальных задач бухгалтерского учета и вплоть до комплексной автоматизации управления организацией в целом.

На сегодняшний день наиболее разработанными являются учетные и комплексные системы для торговых организаций. По мере подъема производства стали пользоваться спросом и системы управления производством, включающие блоки расчета и контроля себестоимости продукции.

Из самых последних разработок можно выделить системы комплексной автоматизации государственных и негосударственных высших учебных заведений, обеспечивающие ведение учета в бюджетном плане счетов и раздельного учета уставной и коммерческой деятельности.

– Оказывает ли ваша компания услуги по аудиту использования ИТ-технологий?

– Да, конечно. К таким услугам мы относим аудит технической архитектуры, используемой при внедрении и эксплуатации информационных систем предприятия, а также аудит состояния информационных баз с точки зрения корректности их формирования, ведения учета и обеспечения защиты информации.

– Меняется ли набор ИТ-технологий, которые вы используете в работе, в зависимости от целей и типа аудиторской проверки?

– На данном этапе мы очень осторожно относимся к автоматизации аудиторской деятельности. Мы активно используем электронные средства связи, записи и хранения информации. Но собственно аудиторские процедуры автоматизировать не спешим. Поскольку профессиональное суждение аудитора складывается из многих факторов, нередко на интуитивном уровне, которые не всегда поддаются формализации. Мы всегда учитываем индивидуальность каждого клиента при планировании аудита и избегаем шаблонов. С другой стороны, результаты проверки формализуются по определенным критериям, и клиентские досье хранятся в оцифрованном виде с соблюдением требований по защите информации.

Лучше меньше, да лучше

– Насколько повышение качества организации рабочего процесса зависит от внедрения новой ИТ-технологии или усовершенствование уже имеющейся?

– Следует отметить, что совершенствование и замена применяемых ИТ-технологий могут превратиться практически в непрерывный процесс, однако каждая медаль имеет две стороны. ИТ-технологии – лишь инструменты бизнеса, а не самоцель. Они должны быть удобны и привычны «руке мастера», поэтому нельзя устраивать в компании постоянную «стройку». Иными словами чрезмерное увлечение совершенствованием системы управления может не только не дать положительного эффекта, но и дезорганизовать работу предприятия. Критерием целесообразности является удовлетворенность клиента качеством и оперативностью обслуживания. В то же время ИТ-руководитель в компании должен чутко прислушиваться как к потребностям бизнеса, так и к изменениям динамичного рынка информационных технологий. Здесь важно «не проспать» момент, когда необходимо переходить из состояния перманентного улучшения имеющихся ИТ-систем к их радикальному обновлению. При этом необходимо принять во внимание неизбежные издержки на обучение персонала, которые дадут отдачу только через некоторое время.

– Существует ли риск «перенасыщения» работы бухгалтера и аудитора ИТ-технологиями?

– Да, такой риск, безусловно, существует. Иногда на ожидание «когда откроется окошко» в той или иной программе специалист тратит больше времени, чем на ручную обработку информации или ее передачу. То есть, важнейшим фактором использования тех или иных технологий является соразмерность объемов обрабатываемой информации, программного обеспечения и технических средств. Кроме того, чрезмерная автоматизация может привести к снижению профессионального уровня специалистов. В практике аудита нередко встречаются ситуации, когда на вопрос аудитора «почему вы сделали такую проводку» бухгалтер отвечает «проводку сделала программа сама». Все-таки программа – инструмент бухгалтера, а не бухгалтер – оператор программы.

– Каких ИТ-технологий или технологических решений на сегодняшний день, напротив, не хватает в работе бухгалтера и аудитора?

– Не хватает простых решений. Внедряемые корпоративные информационные системы в погоне за универсальностью перенасыщены бизнес-аналитикой, которую специалист зачастую не в силах освоить полностью. При этом ощущается дефицит простых и ясных инструментов, позволяющих быстро и эффективно контролировать ситуацию по двум-трем ключевым параметрам. Причем эти параметры должны обеспечивать контроль ситуации одновременно в различных информационных системах: бухгалтерском и налоговом учете, МСФО, управленческом учете компании.

Нетиповые решения, позволяющие совместить результаты бухгалтерского и управленческого учета, становятся более востребованными на рынке. Кроме того, укрупнение предприятий требует использования более сложных  методов создания информационных систем и  использования оборудования, которое может обеспечить совместную работу большого количества пользователей.

Также полезными и необходимыми для широкого внедрения в России все чаще становятся системы цифрового хранения и передачи графических образов документов и аудио-интервью с должностными лицами аудируемых организаций, уже применяемые за рубежом.

Перспективным направлением также видится автоматизация документирования аудита. Первый шаг уже сделан. На российском рынке появились программные продукты, облегчающие эту трудоемкую работу. Вторым шагом должна являться автоматизация методик проверки конкретных участков. В настоящее время аудиторами разработаны подобные методики, как правило, с применением таких повсеместно используемых инструментов как программы Excel и Access. Существует реальная возможность их гармоничного встраивания в уже разработанные программы. Дальнейшим развитием автоматизации должно стать внедрение Web-технологий и систем индивидуально настраиваемой бизнес-аналитики.

– Отражает ли российское законодательство в полной мере все аспекты, касающиеся применения ИТ-технологий в аудите и бухгалтерском учете?

– Конечно же, нет. Но это и не требуется закреплять на законодательном уровне. Саморегулируемые аудиторские организации вполне способны эффективно решать такие вопросы на своем уровне, и этого будет достаточно для обеспечения надлежащего контроля в данной области.

.

Валерий Бахтин
эксперт (СПб)